Sie können auch Personen, die Google Kalender nicht nutzen, zu Ihren Terminen einladen. Die Gäste benötigen lediglich eine E-Mail-Adresse.
Einem Termin Gäste hinzufügen
- Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
- Klicken Sie auf einen Termin
„Termin bearbeiten“
.
- Beginnen Sie rechts unter „Gäste“ mit der Eingabe des Namens und wählen Sie den gewünschten Gast aus Ihren Kontakten aus. Wenn die Person sich nicht in Ihrer Kontaktliste befindet, können Sie auch deren E-Mail-Adresse eingeben.
So kennzeichnen Sie die Teilnahme eines Gasts als optional: Klicken Sie neben dem Namen des Gasts auf das Personensymbol. Wenn Sie das Symbol nicht sehen, bewegen Sie den Mauszeiger auf den Namen des Gasts.
- Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihres Termins fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
„Termin bearbeiten“ 
. Wenn Sie das Symbol nicht sehen, bewegen Sie den Mauszeiger auf den Namen des Gasts.Sie können keine Personen zu Terminen hinzufügen, die automatisch aus Gmail erstellt wurden wie Geburtstage, Feiertage und Sportkalender.
Gäste einladen, die Google Kalender nicht verwenden
Sie können auch Personen zu Ihrem Termin einladen, die Google Kalender nicht verwenden. Gehen Sie einfach wie oben beschrieben vor, um Gäste über deren E-Mail-Adresse einzuladen.
Ihre Gäste erhalten daraufhin eine E-Mail-Einladung. Die Gäste können angeben, ob sie an Ihrem Termin teilnehmen oder nicht, indem sie in der E-Mail auf die Links Ja, Nein oder Vielleicht klicken.
Tipp: Wenn Sie Google Kalender mit Ihrem Google-Konto verwenden, ist die Zuverlässigkeit am höchsten. Wenn Sie Google Kalender mit der E-Mail-Adresse eines Drittanbieters verwenden, können beim Senden von Einladungen und dem Erhalt von Antworten Probleme auftreten.
Gästen Änderungen zu einem Termin senden
Einladungen und Änderungen zu Terminen sendenWenn Sie in Google Kalender einen Termin mit Gästen erstellen oder aktualisieren, können Sie ihnen eine E-Mail-Einladung senden.
Wir empfehlen Ihnen, diese E-Mails zu senden, um die Gäste über den Termin und Änderungen zu informieren. In folgenden Fällen erhalten Gäste keine E-Mail:
- E-Mail-Benachrichtigungen über Änderungen am Kalender wurden deaktiviert.
- Der Termin liegt in der Vergangenheit.
Sie können auch festlegen, dass keine E-Mail-Benachrichtigungen gesendet werden. Die Kalender der Gäste werden weiterhin aktualisiert, es sei denn:
- Google Kalender-Nutzer haben die Einstellung Nur wenn der Absender bekannt ist und nicht mit Ihnen interagiert, sie haben Ihre E-Mail-Adresse nicht in ihren Kontakten und befinden sich nicht in derselben Domain.
- Sie haben festgelegt, dass Termine nicht automatisch dem Kalender hinzugefügt werden.
Tipp: Kalender von Gästen werden immer aktualisiert, nachdem sie in der E-Mail-Einladung auf „Ja“ oder „Vielleicht“ geklickt haben.
Nutzer ohne Google Kalender und Nutzer von Google Kalender mit einem E-Mail-Dienst eines anderen Anbieters erhalten eine E-Mail, mit der ihr Kalender entsprechend den Einstellungen des jeweiligen Kalenderdienstes aktualisiert wird.
Sie können sich mithilfe von Benachrichtigungen an den Termin erinnern lassen. Für Termine, die Sie erstellen, wird die Standardbenachrichtigung in Ihren Einstellungen verwendet. Sie können bis zu fünf Benachrichtigungen für jeden Termin hinzufügen. Diese Benachrichtigungen:
- Werden nicht für Google Kalender-Gäste freigegeben. Ihre Google Kalender-Gäste erhalten basierend auf ihren eigenen Einstellungen Erinnerungen für Ihren Termin.
- Sie werden für Gäste freigegeben, die Google Kalender nicht verwenden. Je nachdem, welchen Kalenderdienst Ihre Gäste verwenden, erhalten sie die von Ihnen eingerichteten Benachrichtigungen oder die Benachrichtigungen, die sie in ihrem Kalender auswählen.
Wenn Sie nicht in derselben Organisation sind oder Gäste in der Vergangenheit nicht mit Ihnen interagiert haben, muss Ihr Gast möglicherweise über die E-Mail-Einladung antworten, bevor der Termin in den Kalender eingetragen wird.
Am besten erinnern Sie die betreffende Person über Ihren bevorzugten Kommunikationskanal daran, auf die Einladung in der E-Mail zu antworten, indem sie auf „Ja“ oder „Vielleicht“ klickt.
- Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
- Klicken Sie auf einen Termin.
- Wählen Sie neben der Anzahl der Gäste eine Option aus:
- Mit Gästen chatten
: Ein neuer oder vorhandener Chat wird geöffnet. Nur Gäste mit aktiviertem Chat in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Bildungseinrichtung können am Chat teilnehmen.
- E-Mail an Gäste senden
: Eine neue E-Mail wird geöffnet. Alle eingeladenen Gäste sind als Empfänger angegeben.
- Mit Gästen chatten
Weitere E-Mail-Formatoptionen:
- Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
- Klicken Sie auf der rechten Seite auf „Kalender“
.
- Klicken Sie auf einen Termin.
- Wählen Sie neben der Anzahl der Gäste „E-Mail an Gäste senden“
aus:
.
aus: Eine neue E-Mail-Nachricht wird geöffnet. Alle eingeladenen Gäste sind als Empfänger angegeben.
Besprechungszeit finden
Wenn jemand seinen Kalender für Sie freigegeben hat oder zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Bildungseinrichtung bzw. Ihrer Organisation gehört, können Sie die Verfügbarkeit dieser Person überprüfen, indem Sie sie einem Termin hinzufügen.
- Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
- Klicken Sie links auf Personen suchen.
- Beginnen Sie mit der Eingabe eines Namens und wählen Sie die Person aus, mit der Sie sich treffen möchten.
- Klicken Sie links oben auf „Eintragen“
.
- Klicken Sie auf Zeitvorschläge. Wenn die eingeladene Person ihren Kalender für Sie freigegeben hat, können Sie ihre Terminübersicht sehen.
.Gäste in anderen Zeitzonen
Wenn ein Gast sich in einer anderen Zeitzone befindet und seinen Kalender für Sie freigegeben hat, sehen Sie unterhalb des Namens der Person, um wie viel Uhr Ortszeit der Termin für diesen Gast beginnt. Weitere Informationen zur Kalenderfreigabe
E-Mail mit einer Kalendereinladung weiterleiten
Wichtig: Wenn Sie eine Einladung weiterleiten, sieht der Empfänger möglicherweise Terminaktualisierungen und kann Ihre Antwort auf die Einladung ändern.
Wenn Sie berechtigt sind, einem Termin Gäste hinzuzufügen, können Sie die Einladung per E-Mail an die gewünschten Personen weiterleiten. Wenn diese auf die Einladung antworten, werden sie der Gästeliste hinzugefügt. Sie können dann wiederum weitere Personen einladen.
Wenn Sie nicht möchten, dass Gäste andere Personen einladen, bearbeiten Sie den Termin und entfernen Sie unter "Gäste können:" das Häkchen neben "Gäste einladen".
Antworten auf Ihre Terminanfrage ansehen
Wenn Gäste Ihre E-Mail-Einladung erhalten, können sie in der E-Mail auf die Links „Ja“, „Nein“ oder „Vielleicht“ klicken, um Ihnen mitzuteilen, ob sie an dem Termin teilnehmen werden. Wenn ein Gast auf Ihren Termin antwortet, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung und Ihr Termin wird aktualisiert.
Um zu sehen, wer auf Ihre Termineinladung geantwortet hat, klicken Sie einfach auf den Termin in Ihrem Kalender. Sie sehen, wer teilnimmt, wer bereits geantwortet hat und Details.
Tipp: In den Einstellungen können Sie E-Mail-Benachrichtigungen zu Antworten deaktivieren.
Fehlerbehebung
Beschränkung der Anzahl eingeladener Gäste
Sie können maximal 200 Gäste zu einem Termin einladen.
Wenn Sie weitere Personen einladen möchten, können Sie das über Google Groups tun. Mit Google Groups können Sie Gruppen mit bis zu 100.000 Mitgliedern einladen. Weitere Informationen zum Einladen von Gruppen zu Terminen
Einladung nicht erhalten
Wenn ein Gast Ihre Einladung zu einem Termin nicht erhalten hat, gibt es verschiedene Möglichkeiten, das Problem zu lösen:
- Bitten Sie den Gast, seinen Posteingang zu prüfen und auf die E-Mail zu antworten.
- Bitten Sie den Gast, in seinem Spamordner nach der Nachricht zu suchen.
- Bitten Sie den Gast, die E-Mail-Benachrichtigungen für neue Termine zu aktivieren. Wenn der Gast Google Kalender nutzt, bitten Sie ihn, seine E-Mail-Benachrichtigungen auf einem Computer abzurufen.
- Entfernen Sie den Gast aus dem Termin und fügen Sie ihn noch einmal hinzu.
Zeitvorschläge sind falsch
Termine werden auf Basis der Verfügbarkeit und Arbeitszeiten der Gäste vorgeschlagen.
Wenn jemand seine Arbeitszeiten falsch hinterlegt hat, bekommen Sie keine optimalen Terminvorschläge.