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Dicas para acessar e encontrar seus arquivos

Guia de produtividade do Google Workspace

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Usar arquivos do Microsoft Office

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No Google Workspace, você pode usar arquivos do Microsoft Office mesmo que não tenha o Office instalado.

Você pode:

  • Adicione arquivos do Office ao Google Drive.
  • Mantenha seus arquivos no formato da Microsoft mesmo que não tenha o Office.
  • Converter documentos do Office e arquivos Adobe PDF em arquivos do Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.
  • Trabalhe no Office e salve as alterações no Drive.
  • Comente nos arquivos do Office na visualização do Drive.
  • Envie cópias dos arquivos do Documentos, Planilhas ou Apresentações por e-mail em um formato da Microsoft.
  • Visualizar ou fazer o download de arquivos do Office incorporados a outros arquivos do Office.

Saiba como

Adicionar arquivos do Office ao Drive

Salve e acesse seus arquivos do Office no Drive.

  1. Acesse drive.google.com no computador.
  2. No canto superior esquerdo, clique em Novo e Upload de arquivos
  3. Escolha o arquivo para fazer upload. 

Trabalhar no Office e sincronizar arquivos com o Drive (usando o Office)

Após mover os arquivos do Office para o Drive, você ainda poderá trabalhar neles no Office e salvar as alterações no Drive.

  1. Instale o Google Drive para computador no seu computador se você ainda não tiver feito isso.

    Isso adiciona a pasta do Google Drive ao seu computador.

  2. No computador, adicione o arquivo do Office à pasta do Google Drive.
  3. No Office, clique em Arquivoe depoisAbrir e encontre a pasta do Google Drive.
  4. Clique no arquivo do Office e em Abrir.
  5. Edite o arquivo.

    Todas as alterações feitas no Office são sincronizadas com o Drive.

Enviar uma cópia de um arquivo em um formato do Office

Se você estiver compartilhando um arquivo do Google com pessoas que usam apenas o Office, anexe uma cópia no formato da Microsoft a um e-mail.
  1. No Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google, abra o arquivo.
  2. Clique em Arquivo e depois Enviar por e-mail como anexo.
  3. Em Anexar como, selecione Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint.

  4. Digite o endereço de e-mail, o assunto e a mensagem.
  5. (Opcional) Marque a caixa Enviar uma cópia para mim.
  6. Clique em Enviar.

 

 

Adicionar marcadores aos arquivos no Drive

Os marcadores ajudam a organizar, encontrar e aplicar políticas a itens no Google Drive, Documentos, Planilhas e Apresentações. Você pode aplicar até cinco marcadores a cada arquivo.

Saiba como

Aplicar um marcador do Drive

  1. Acesse drive.google.com no computador.
  2. Clique com o botão direito em um ou vários arquivos, escolha Marcadores e depois Aplicar um marcador no menu.
  3. Use a caixa de diálogo para escolher um marcador e valores de campo que serão aplicados ao arquivo.

Observações:

  • Para remover um marcador de um arquivo, encontre o marcador e clique em Remover .
  • Se você não vir a seção "Marcadores", talvez o administrador ainda não tenha ativado essa seção na sua conta. Fale com seu administrador.

Aplicar um marcador nos apps Documentos, Planilhas ou Apresentações

  1. Ao ver ou editar um arquivo no Documentos, Planilhas ou Apresentações, clique no menu "Arquivo" e escolha Marcadores.
  2. Veja os marcadores disponíveis e aplique os novos no painel lateral.

Observação: para remover um marcador de um arquivo, encontre o marcador e clique em Remover .

Acessar marcadores com o aplicativo Drive

  1. No seu dispositivo móvel, abra o app do Drive (iOS, Android).
  2. Encontre o arquivo em que você quer ver os marcadores.
  3. Use o botão de reticências para abrir o menu de contexto e escolha Detalhes e atividades.
  4. Escolha Marcadores na visualização "Detalhes".

Observação: no momento, não é possível aplicar ou modificar marcadores no app para dispositivos móveis.

Encontrar arquivos com marcadores

usar as opções de pesquisa do Drive para encontrar conteúdo com marcadores ou campos específicos

  1. Acesse drive.google.com no computador.
  2. Na parte superior, ao lado de Pesquisar no Drive, clique na seta para baixo .
  3. Ao lado de Marcadores, selecione um marcador no menu suspenso.
  4. Abaixo do marcador escolhido, você pode selecionar um campo no menu suspenso e especificar um valor.
  5. Clique em Pesquisar.

Observação: os resultados da pesquisa contêm apenas arquivos que você pode acessar.

 

 

Verificar o status da sincronização de um arquivo

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Acesse seus documentos no Google Drive em qualquer lugar: no computador, smartphone ou tablet. Quando você terminar de fazer as alterações, o Drive sincronizará as alterações mais recentes de forma automática. Se você abrir o mesmo documento em outro dispositivo, todas as alterações aparecerão.

Saiba como

Na Web

Quando aparece a mensagem Upload concluído, isso significa que os arquivos foram enviados e podem ser acessados em qualquer navegador ou dispositivo com o Drive instalado.

No computador

Se você arrastar os arquivos para uma pasta no Google Drive para computador, eles serão salvos automaticamente no Drive na Web, embora a sincronização possa demorar um pouco. Veja mais detalhes em Mover arquivos para pastas.

  • Os arquivos com o ícone Sincronização do Drive ainda não foram salvos no Drive.
  • Os arquivos com o ícone foram salvos e podem ser acessados em qualquer navegador ou dispositivo com o Drive instalado.

Pausar a sincronização no Google Drive para computador

Se você pausar a sincronização no Drive para computador, o upload das alterações nos arquivos não será feito. Além disso, novas versões dos arquivos disponibilizados off-line não serão transferidas.

  1. Clique no menu do Drive para computador Drive File Stream.
  2. Clique em Mais Mais e Pausar a sincronização.

Para retomar a sincronização, clique em Mais Mais e Retomar a sincronização.

 

 

Marcar e priorizar arquivos importantes

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Para ter arquivos importantes ou usados com frequência, você pode fazer o seguinte:

  • Adicionar arquivos a um espaço de trabalho no Drive
  • Marcar arquivos com estrela
  • Pastas com código de cores

Observação: adicionar os arquivos a um espaço de trabalho não os remove de outro lugar nem altera as permissões. Isso só coloca os arquivos em um local onde você pode encontrá-los rapidamente.

"Prioridade" na coluna à esquerda, e o bloco "Criar espaço de trabalho" à direita.

Saiba como

Criar um espaço de trabalho e adicionar arquivos

  1. Acesse drive.google.com no computador.
  2. À esquerda, clique em Espaços de trabalho e Criar espaço de trabalho.
    • Digite um nome para o espaço de trabalho e clique em Criar.
  3. Clique em Adicionar arquivos.
  4. À direita, em "Adicionar ao espaço de trabalho", escolha de onde você quer adicionar os arquivos.
    • Você pode adicionar itens em "Recentes", "Meu Drive" e "Drives compartilhados".
  5. Encontre os arquivos que você quer adicionar e selecione-os.
  6. Clique em Inserir e Concluído.

Adicionar um arquivo a um espaço de trabalho

  1. Acesse drive.google.com no computador.
  2. Encontre o arquivo que você quer adicionar.
  3. Clique com o botão direito do mouse no arquivo que você quer adicionar.
  4. Selecione Organizar e Adicionar ao espaço de trabalho e Nome do espaço de trabalho. 

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Drive

Marcar com estrela arquivos ou pastas importantes

  1. Clique com o botão direito em um arquivo ou uma pasta.
  2. Selecione Organizare depoisAdicionar a "Com estrela".
  3. (Opcional) Para ver os arquivos e as pastas marcados com estrela, clique em Com estrela na barra lateral esquerda.

Marcar com estrela itens do Drive

Atribuir cores a uma pasta do Drive

Organize o Drive visualmente com pastas codificadas por cores.

  1. Clique com o botão direito do mouse na pasta que você quer alterar.
  2. Clique em Alterar cor e escolha a cor que preferir. 

 

 

Encontrar arquivos e pastas com atalhos

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Com os atalhos, você e sua equipe podem encontrar e organizar arquivos e pastas no Google Drive mais facilmente. Um atalho é um link que se refere a um arquivo ou pasta. Você pode usar atalhos no Meu Drive ou em um drive compartilhado.

Qualquer pessoa com acesso ao arquivo, à pasta ou ao drive compartilhado pode ver um atalho, mas isso não significa que será possível abri-lo. Você precisa permitir que as pessoas acessem o arquivo original, não o atalho.

  • Se um arquivo ou uma pasta que você usa com frequência estiver abaixo de vários outros itens em uma hierarquia, crie um atalho e coloque-o em um nível superior no Drive para facilitar o acesso.
  • Se sua equipe usa pastas diferentes e você quer acessar o mesmo arquivo em várias pastas, crie um atalho para ele nas pastas.
Saiba como

Criar atalhos

  1. No computador, acesse o Google Drive.
  2. Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta
  3.  Clique em Organizar  > Adicionar atalho .

Observações:

  • Quando você cria um atalho em uma pasta que pertence a outra pessoa, não é possível exclui-lo.
  • Não é possível criar um atalho para outro atalho, mas você pode fazer uma cópia.

Excluir atalhos

  1. No navegador, acesse o Google Drive.
  2. Clique com o botão direito do mouse no atalho que você quer remover.
  3. Clique em Mover para a lixeira .
  4. Para remover permanentemente o atalho, exclua-o da lixeira.
    1. À esquerda, clique em Lixeira.
    2. ​Clique com o botão direito do mouse no atalho que você quer excluir e Excluir definitivamente  Lixeira.

Observação: excluir um atalho não exclui o arquivo ou a pasta original que contém o atalho. Eles só podem ser excluídos pelo proprietário.

Corrigir atalhos corrompidos

O atalho não funcionará se:

  • você não tiver permissão para abrir o arquivo original;
  • o arquivo original estiver na lixeira;
  • o arquivo original for excluído.

Para corrigir o atalho corrompido, tente restaurar o arquivo original ou peça permissão ao proprietário para abri-lo.

 

 

Pesquisar arquivos de imagem por descrição

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Pesquise imagens armazenadas no Google Drive descrevendo ou indicando o que há nelas. Você também pode pesquisar textos em PDFs e imagens que armazenou no Drive.

Por exemplo, pesquisar "Corcovado" no Drive mostra todas as suas fotos do Corcovado armazenadas e todos os arquivos com texto sobre o Corcovado. O nome do arquivo não precisa corresponder à imagem.

Saiba como

Encontrar arquivos de imagem ou pesquisar texto em PDFs e imagens

No Drive, basta digitar o texto que você quer pesquisar na caixa.

 

 

Configurar o acesso off-line aos arquivos no Drive

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Apenas nos navegadores Chrome e Microsoft Edge

Se você quiser acessar e editar arquivos quando não estiver conectado à Internet, configure o acesso off-line. Você precisa fazer isso antes de ficar off-line ou perder o acesso à Internet.

  • Trabalhe durante deslocamentos, mesmo sem acesso à Internet.
  • Edite arquivos do Documentos, do Planilhas, do Apresentações e de outros produtos do Google durante falhas na conexão com a Internet.
  • Trabalhe durante voos longos sem Wi-Fi.
Saiba como

Antes de ativar o acesso off-line

Ativar o acesso off-line aos arquivos recentes

  1. Abra o Google Drive.
  2. À direita, na parte de cima, clique em Configurações Configurações e Configurações.
  3. Ative a configuração Off-line
    1. Se estiver usando o Microsoft Edge, a Chrome Web Store vai ser aberta para você fazer o download da extensão Documentos Google off-line.
  4. Para trabalhar off-line, abra o Documentos, o Planilhas ou o Apresentações Google.

Disponibilizar arquivos específicos para edição off-line

  1. Acesse drive.google.com no computador.
  2. Clique com o botão direito do mouse no arquivo do Documentos, Planilhas ou Apresentações Google que você quer salvar off-line.
  3. Selecione Tornar disponível off-line Ready for offline.

Para salvar vários arquivos off-line, pressione Shift ou Command (Mac)/Ctrl (Windows) ao clicar nos outros arquivos.

Se você precisar acessar muitos arquivos do Drive, configure o Drive para computador.

O que vai acontecer com minhas alterações off-line?

Quando você edita um arquivo off-line:

  • As alterações são implementadas quando você fica on-line.
  • As novas alterações substituem as anteriores.
  • As edições são mostradas no histórico de versões do arquivo.

Dica: saiba como encontrar o que mudou em um arquivo.

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Drive

 

 

Definir a data de expiração do acesso a um arquivo

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Quando você trabalhar com pessoas fora da organização, talvez queira restringir o acesso delas a determinados arquivos no Google Drive quando seus projetos forem concluídos. No caso de arquivos no Meu Drive, você pode definir uma data de validade para limitar ou encerrar o acesso ao arquivo no fluxo de compartilhamento. Para definir uma data de validade para os arquivos nos drives compartilhados, você precisa usar a API Drive.

Como os papéis de acesso funcionam com a configuração de validade

Quando você define uma data de validade, os papéis de acesso são afetados das seguintes maneiras:

  • No caso dos arquivos, você pode adicionar uma data de validade para os leitores, comentaristas, editores e leitores de itens publicados se o arquivo for compatível com a opção Leitor de itens publicados.
  • No caso das pastas, é possível definir datas de validade para leitores e comentaristas. Se você definir uma data de validade para um editor em uma pasta, a função dele será alterada para Leitor. No entanto, ainda é possível alterar a função dele para Comentador e manter a data de validade.
Saiba como

Adicionar, mudar ou excluir uma data de validade

  1. Abra um arquivo no Google Drive.
  2. Clique em Compartilhar.
  3. Encontre o usuário e, ao lado do nome dele, clique na seta para baixo Para baixo eAdicionar data de validade.
  4. Para aceitar a data de validade de 30 dias, clique em Enviar.
  5. Se você quiser alterar a data de validade padrão, em O acesso expira em, clique em Editar e selecione a data de validade no calendário.
  6. (Opcional) Para remover a data de validade, clique em Remover a data de validade.
  7. Clique em ConcluídoeEnviar.


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