Colaborar con los responsables de la toma de decisiones

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  • 1. Busca colaboradores

    Si trabajas en un tema o tarea urgente y necesitas que otras personas de tu organización se hagan cargo, puedes buscarlas en Google Cloud Search.

    Encontrar y ponerse en contacto con colaboradores:

    1. Abre Cloud Search y escribe el nombre de una persona en el cuadro de búsqueda.
    2. En la parte superior de la tarjeta de su perfil, selecciona Iniciar una conversación hangout o Correo email.
    3. Haz clic en Superior inmediato para ver la tarjeta de perfil del supervisor de la persona.
    4. Si estás en un dispositivo móvil, toca el número de teléfono para llamarla.
    5. (Opcional) También puedes buscar expresiones, como número de teléfono de ana. De este modo, se te mostrará una tarjeta de respuesta con el número de teléfono de tu compañera Ana. Si hay más de una persona con ese nombre, haz clic en el enlace ¿Buscas a otra persona que también se llama Ana?.

    Nota: Puedes consultar más información acerca de los contactos y supervisores si tu administrador ha añadido esta información de perfil a las cuentas de usuario.

  • 2. Habla con tus colaboradores

    Una vez que sepas con qué colaboradores tienes que ponerte en contacto, envíales un correo electrónico.

    1. Abre Gmail.
    2. En la parte izquierda, haz clic en   Redactar.
    3. (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior, haz clic en Maximizar   o Salir de la pantalla completa  .
    4. Añade los destinatarios y un asunto.
    5. Escribe el mensaje.

      Los mensajes que hayas comenzado a escribir, pero que aún no hayas enviado, se guardarán automáticamente en Borradores, en la parte izquierda.

    6. (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive drive o fotos image.
    7. Haz clic en Enviar.

    Consejo: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer del cuadro que aparecen en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Consulta Deshaz el envío de tus correos.

    Enviar mensajes directos a personas concretas:

    1. Abre Chat.
    2. En la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots.
    3. Introduce un nombre o una dirección de correo electrónico, o selecciona un contacto en la lista de sugerencias.
    4. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar  .

    Enviar mensajes directos a grupos:

    1. En la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots > Mensaje de grupo.
    2. Introduce los nombres o las direcciones de correo electrónico de los contactos a los quieres enviar un mensaje, o bien selecciónalos en la lista de sugerencias.
    3. Una vez que hayas añadido los contactos, haz clic en Mensaje.
    4. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar  .
    5. (Opcional) Para ocultar un mensaje directo de grupo, en la parte izquierda, coloca el cursor sobre el mensaje y haz clic en Más more_vert > Ocultar conversación remove_circle_outline.

  • 1. Consulta la disponibilidad de los usuarios

    Puede ser difícil coordinar agendas con grupos de muchas personas en diferentes zonas horarias. Antes de organizar una reunión, puedes comprobar la disponibilidad de todos los participantes en Google Calendar.

    1. Abre Calendar y haz clic en   Crear > Más opciones.
    2. Junto a Detalles del evento, haz clic en Ver disponibilidad. La hora de los invitados que estén en otra zona horaria se mostrará debajo de su nombre.
    3. Desplázate hacia arriba o hacia abajo por las franjas horarias, o haz clic en las fechas de arriba para ver distintos días y semanas.
    4. Haz clic en una franja horaria y selecciona Guardar.

      Nota: Después de añadir a los invitados, puedes sugerir una hora haciendo clic en la opción Sugerencias de horas, situada bajo la lista de invitados, y seleccionando una.

  • 2. Programa una reunión

    1. Ve a Calendar y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en un espacio en blanco. A continuación, haz clic en Evento. También puedes hacer clic en   Crear.
    2. Indica el título, la fecha y la hora del evento.
    3. (Opcional) Para crear un evento en otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona el calendario que quieras.
    4. Haz clic en Más opciones o Guardar.

    Crear eventos
  • 3. Adjunta archivos en tu invitación a la reunión

    Adjunta documentos o cualquier otro recurso importante que quieras comentar para que los invitados puedan revisarlos antes y prepararse la reunión.

    1. En Calendar, abre un evento.
    2. En el campo Descripción del evento, haz clic en Adjuntar archivo attach_file.
    3. Elige la hoja de cálculo del plan de proyecto y haz clic en Seleccionar.
    4. Haz clic en Guardar.

  • 4. Únete a la reunión

    Consulta tu reunión programada en Calendar y únete rápidamente a una videollamada. Puedes utilizar esta hoja resumen de Hangouts Meet.

    1. En Calendar, haz clic en el evento al que te quieras unir.
    2. Haz clic en Unirse a Hangouts Meet y, en la ventana que se abre, haz clic en Unirse a la reunión.

  • 5. Comparte y haz una presentación durante una videollamada

    1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones que quieras compartir o presentar.
    2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que los invitados:
      1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
      2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
      3. Añade a los invitados a la reunión y concede a todos el acceso Puede editar.
      4. Haz clic en Enviar.
    3. Abre Hangouts Meet y únete a la reunión.
    4. Haz clic en Presentar ahora y elige lo que quieres compartir:
      • Toda la pantalla
      • Una ventana
    5. Haz clic en Compartir.

      Ahora, los demás podrán seguir el documento mientras haces la presentación. Para dejar de compartir tu pantalla en cualquier momento, en la parte inferior de esta, haz clic en Dejar de compartir.

  • 6. Comparte archivos y otros materiales

    Prepara a todos los que trabajan en la tarea compartiendo con ellos todos los archivos o carpetas importantes.

    Compartir archivos o carpetas con determinadas personas:

    Solo puedes compartir archivos de tu propiedad o en los que tengas permiso para editar.

    1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta que quieres compartir y selecciona Compartir person_add.
    2. En Personas, escribe la dirección de correo electrónico de las personas o grupos con los que quieras compartir el archivo.

      Nota: Si no puedes añadir usuarios ajenos a tu empresa, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

    3. Haz clic en Editar edit y elige un nivel de acceso:
        • Puede editar: los colaboradores pueden añadir, editar y comentar contenido.
        • Puede comentar (solo en algunos archivos): los colaboradores pueden comentar el contenido, pero no editarlo.
        • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni comentarlo.

      Todas las personas con las que hayas compartido el contenido recibirán un correo electrónico con un enlace al archivo o carpeta oportunos.

    4. (Opcional) Añade una nota al correo electrónico. Si no quieres que se envíe ningún correo, desmarca la casilla Notificar a las personas.
    5. Haz clic en Enviar.

    Compartir enlaces a archivos o carpetas:

    Puedes enviar un enlace a un archivo o una carpeta a otros usuarios para que aquellos que lo tengan puedan abrirlos. Al compartir un enlace, se te mostrará como propietario del archivo.

    Solo puedes compartir archivos de tu propiedad o en los que tengas permiso para editar.

    1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta que quieres compartir y selecciona Compartir person_add.
    2. En la parte superior derecha, haz clic en Obtener enlace para compartir.
    3. Haz clic en Cualquier usuario de [tu organización] con el enlace puede ver y selecciona un nivel de acceso.
      • Puede editar: los colaboradores pueden añadir, editar y comentar contenido.
      • Puede comentar (solo en algunos archivos): los colaboradores pueden comentar el contenido, pero no editarlo.
      • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni comentarlo.
    4. Haz clic en Copiar enlace.
    5. Haz clic en Listo.
    6. Pega el enlace en un correo electrónico o donde quieras compartirlo.

    Compartir archivos y definir niveles de acceso y visibilidad
  • 7. Asigna tareas

    Una vez que hayas decidido quién tiene que trabajar en la tarea, puedes asignar tareas a los colaboradores.

    1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que te gustaría comentar.
    2. Haz clic en Comentar comment > Añadir comentario add_comment.
    3. Escribe el comentario en el cuadro.
    4. (Opcional) Para dirigir una tarea o comentario a una persona específica, introduce un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir a tantas personas como quieras. Cada una de ellas recibirá un correo electrónico con el comentario o tarea y un enlace al archivo.
    5. (Opcional) Para asignar el comentario a una determinada persona, marca la casilla Asignar a.
    6. Haz clic en Comentar o Asignar.

  • 8. Envía un correo electrónico de seguimiento

    Después de la reunión, envía un correo electrónico de seguimiento para resumir las notas de la reunión y cualquier tarea adicional.

    1. Abre Gmail.
    2. En la parte izquierda, haz clic en   Redactar.
    3. (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior, haz clic en Maximizar   o Salir de la pantalla completa  .
    4. Añade los destinatarios y un asunto.
    5. Escribe el mensaje.

      Los mensajes que hayas comenzado a escribir, pero que aún no hayas enviado, se guardarán automáticamente en Borradores, en la parte izquierda.

    6. (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive drive o fotos image.
    7. Haz clic en Enviar.

    Consejo: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer del cuadro que aparecen en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Consulta Deshaz el envío de tus correos.

  • 1. Colabora para llegar a posibles soluciones

    Crea un documento que sirva de hoja en blanco para ir incluyendo las ideas y soluciones de todos. Edita el documento simultáneamente y en tiempo real, chatea dentro de los propios archivos y recibe opiniones concretas mediante comentarios y sugerencias.

    1. Abre Hojas de cálculo y selecciona el texto que quieres comentar.
    2. Haz clic en Comentar comment > Añadir comentario add_comment.
    3. (Opcional) Para dirigir una tarea o comentario a una persona específica, introduce un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. De este modo, recibirá un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
    4. Escribe el comentario en el cuadro.
    5. Haz clic en Comentar.

  • 2. Haz un seguimiento de las actualizaciones y los cambios

    Consulta en qué estado se encuentran las tareas de proyectos de un solo vistazo con reglas de formato condicional. Por ejemplo, configura reglas para que las tareas terminadas se muestren de un color que te permita diferenciarlas rápidamente de las que aún no se han iniciado o están en curso.

    Configurar mecanismos para registrar el progreso:

      1. Abre Hojas de cálculo y selecciona la columna a la que quieras aplicar reglas de formato.
      2. Selecciona Formato > Formato condicional.
      3. Configura reglas. En este ejemplo, se asigna un color diferente a las tareas que tienen el estado Terminada, No iniciada o En curso:

    a En la pestaña Un color, en Dar formato a celdas si, selecciona El texto contiene.

    b En el cuadro situado debajo de El texto contiene, escribe Terminada.

    c En Estilo de formato, haz clic en la lista para seleccionar si quieres aplicar color a la celda o al texto.

    d Para personalizar el color del texto o de fondo, haz clic en Color del texto format_color_text o Color de relleno format_color_fill. Si es necesario, puedes dar un color al texto y otro al fondo.

    e Si quieres añadir más reglas, haz clic en Añadir otra regla y sigue los mismos pasos. Por ejemplo, asigna un fondo de color rojo a las tareas con el estado No iniciada y uno de color naranja a las tareas que tengan el estado En curso.

    f Haz clic en Listo.

  • 3. Programa una reunión final

    Programa una reunión final para comprobar que todos han completado sus tareas y comentar cualquier duda que haya.

    1. Ve a Calendar y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en un espacio en blanco. A continuación, haz clic en Evento. También puedes hacer clic en   Crear.
    2. Indica el título, la fecha y la hora del evento.
    3. (Opcional) Para crear un evento en otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona el calendario que quieras.
    4. Haz clic en Más opciones o Guardar.

  • 4. Colabora en el orden del día durante la reunión

    Durante la reunión, comparte un orden del día para que todo el mundo esté informado.

    1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones que quieras compartir o presentar.
    2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que los invitados:
      1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
      2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
      3. Añade a los invitados a la reunión y concede a todos el acceso Puede editar.
      4. Haz clic en Enviar.
    3. Abre Hangouts Meet y únete a la reunión.
    4. Haz clic en Presentar ahora y elige lo que quieres compartir:
      • Toda la pantalla
      • Una ventana
    5. Haz clic en Compartir.

      Ahora, los demás podrán seguir el documento mientras haces la presentación. Para dejar de compartir tu pantalla en cualquier momento, en la parte inferior de esta, haz clic en Dejar de compartir.

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