Planificar proyectos con clientes externos

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  • 1. Pide información a tus compañeros de trabajo

    Antes de empezar a trabajar en un proyecto con clientes externos, ponte en contacto con compañeros de tu propia organización para que puedan darte información sobre esos clientes y sobre sus funciones. Envíales un correo electrónico o un mensaje rápido.

    Escribir un correo electrónico:

    1. Abre Gmail.
    2. En la parte izquierda, haz clic en   Redactar.
    3. (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior, haz clic en Maximizar   o Salir de la pantalla completa  .
    4. Añade los destinatarios y un asunto.
    5. Escribe el mensaje.

      Los mensajes que hayas comenzado a escribir, pero que aún no hayas enviado, se guardarán automáticamente en Borradores, en la parte izquierda.

    6. (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive drive o fotos image.
    7. Haz clic en Enviar.

    Consejo: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer del cuadro que aparecen en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Consulta Deshaz el envío de tus correos.

    Enviar mensajes directos a personas concretas:

    1. Abre Chat.
    2. En la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots.
    3. Introduce un nombre o una dirección de correo electrónico, o selecciona un contacto en la lista de sugerencias.
    4. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar  .

    Enviar mensajes directos a grupos:

    1. En la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots > Mensaje de grupo.
    2. Introduce los nombres o las direcciones de correo electrónico de los contactos a los quieres enviar un mensaje, o bien selecciónalos en la lista de sugerencias.
    3. Una vez que hayas añadido los contactos, haz clic en Mensaje.
    4. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar  .
    5. (Opcional) Para ocultar un mensaje directo de grupo, en la parte izquierda, coloca el cursor sobre el mensaje y haz clic en Más more_vert > Ocultar conversación remove_circle_outline.

  • 2. Habla con clientes externos

    Después de averiguar con qué clientes debes ponerte en contacto, envíales un correo electrónico para presentarte.

    1. Abre Gmail.
    2. En la parte izquierda, haz clic en   Redactar.
    3. (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior, haz clic en Maximizar   o Salir de la pantalla completa  .
    4. Añade los destinatarios y un asunto.
    5. Escribe el mensaje.

      Los mensajes que hayas comenzado a escribir, pero que aún no hayas enviado, se guardarán automáticamente en Borradores, en la parte izquierda.

    6. (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive drive o fotos image.
    7. Haz clic en Enviar.

    Consejo: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer del cuadro que aparecen en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Consulta Deshaz el envío de tus correos.

  • 1. Programa una reunión

    Puedes programar eventos y videollamadas con personas que no tengan una cuenta de Google, que recibirán una invitación por correo electrónico a la que pueden responder. Con Hangouts Meet, cualquier persona puede participar en una reunión simplemente haciendo clic en el enlace incluido en su invitación. Si recibes una solicitud de una reunión que no está en Google Calendar, también puedes responder y después añadir esa reunión a Calendar.

    1. Ve a Calendar y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en un espacio en blanco. A continuación, haz clic en Evento. También puedes hacer clic en   Crear.
    2. Indica el título, la fecha y la hora del evento.
    3. (Opcional) Para crear un evento en otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona el calendario que quieras.
    4. Haz clic en Más opciones o Guardar.

  • 2. Únete a la reunión

    Consulta tu reunión programada en Calendar y únete rápidamente a una videollamada.Puedes utilizar esta hoja resumen de Hangouts Meet.

    1. En Calendar, haz clic en el evento al que te quieras unir.
    2. Haz clic en Unirse a Hangouts Meet y, en la ventana que se abre, haz clic en Unirse a la reunión.

  • 3. Notifica los requisitos

    Crea un documento para describir los requisitos que haya indicado tu cliente.

    Elige una de estas opciones:

    • En Documentos, desplázate hacia abajo y haz clic en Crear un documento nuevo add.
    • En Google Drive, haz clic en Nuevo > Documentos de Google > Documento en blanco o Desde una plantilla.

  • 4. Envía un correo electrónico de seguimiento a los clientes

    Después de una reunión, envía un correo electrónico de seguimiento en el que se resuma el contenido de la reunión y se solicite la información adicional necesaria.

    1. Abre Gmail.
    2. En la parte izquierda, haz clic en   Redactar.
    3. (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior, haz clic en Maximizar   o Salir de la pantalla completa  .
    4. Añade los destinatarios y un asunto.
    5. Escribe el mensaje.

      Los mensajes que hayas comenzado a escribir, pero que aún no hayas enviado, se guardarán automáticamente en Borradores, en la parte izquierda.

    6. (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive drive o fotos image.
    7. Haz clic en Enviar.

    Consejo: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer del cuadro que aparecen en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Consulta Deshaz el envío de tus correos.

  • 1. Revisa la información de los clientes

    Cuando recibas documentos y otros archivos de un cliente, conserva toda la información relacionada con el proyecto en un mismo lugar y almacénalos de forma segura en Drive. Cualquier cambio que se haga se sincroniza en la nube, por lo que todos tienen acceso al contenido actualizado.

    Una forma de almacenar archivos en Drive es subiendo una copia de ellos con un navegador web:

    1. Ve a Drive.
    2. Haz clic en   Nuevo, selecciona Subir archivos o Subir carpeta y, a continuación, elige el archivo o la carpeta que quieras subir.
    3. Haz clic en Abrir.

    Si utilizas la última versión de Chrome o Firefox®, puedes arrastrar los archivos directamente de tu ordenador a la página de Drive de tu navegador.

    Si ya hay un archivo con el mismo nombre que el que estás subiendo, Google Drive no creará un duplicado, sino que lo añadirá como una versión nueva del archivo. Para ver la versión anterior de ese archivo, puedes gestionar sus versiones.

    Cuando veas Subida completada, los archivos se habrán subido correctamente y podrás acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo que tenga instalado Google Drive.

  • 2. Asigna tareas a tus compañeros de trabajo

    Una vez que hayas decidido quién tiene que encargarse de cada paso, puedes asignar tareas a tus compañeros de trabajo.

    1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que te gustaría comentar.
    2. Haz clic en Comentar comment > Añadir comentario add_comment.
    3. Escribe el comentario en el cuadro.
    4. (Opcional) Para dirigir una tarea o comentario a una persona específica, introduce un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir a tantas personas como quieras. Cada una de ellas recibirá un correo electrónico con el comentario o tarea y un enlace al archivo.
    5. (Opcional) Para asignar el comentario a una determinada persona, marca la casilla Asignar a.
    6. Haz clic en Comentar o Asignar.

  • 3. Haz un seguimiento de las actualizaciones y los cambios

    Consulta en qué estado se encuentran las tareas de proyectos de un solo vistazo con reglas de formato condicional. Por ejemplo, configura reglas para que las tareas terminadas se muestren de un color que te permita diferenciarlas rápidamente de las que aún no se han iniciado o están en curso.

    Configurar mecanismos para registrar el progreso:

      1. Abre Hojas de cálculo y selecciona la columna a la que quieras aplicar reglas de formato.
      2. Selecciona Formato > Formato condicional.
      3. Configura reglas. En este ejemplo, se asigna un color diferente a las tareas que tienen el estado Terminada, No iniciada o En curso:

    a En la pestaña Un color, en Dar formato a celdas si, selecciona El texto contiene.

    b En el cuadro situado debajo de El texto contiene, escribe Terminada.

    c En Estilo de formato, haz clic en la lista para seleccionar si quieres aplicar color a la celda o al texto.

    d Para personalizar el color del texto o de fondo, haz clic en Color del texto format_color_text o Color de relleno format_color_fill. Si es necesario, puedes dar un color al texto y otro al fondo.

    e Si quieres añadir más reglas, haz clic en Añadir otra regla y sigue los mismos pasos. Por ejemplo, asigna un fondo de color rojo a las tareas con el estado No iniciada y uno de color naranja a las tareas que tengan el estado En curso.

    f Haz clic en Listo.

  • 4. Guarda las entregas en una carpeta compartida

    Almacena documentos, imágenes y otros archivos del proyecto en Drive para que puedas compartirlos instantáneamente y de forma segura con tus compañeros de trabajo o clientes. Cualquier cambio que se haga en los archivos se sincroniza en la nube, por lo que todos tienen acceso al contenido actualizado.

    Para almacenar y compartir archivos a una unidad de equipo, consulta la página Empezar a utilizar unidades de equipo.

    Crear una carpeta:

    En Drive, haz clic en Nuevo > Carpeta.

    Compartir archivos o carpetas con determinadas personas:

    Solo puedes compartir archivos de tu propiedad o en los que tengas permiso para editar.

    1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta que quieres compartir y selecciona Compartir person_add.
    2. En Personas, escribe la dirección de correo electrónico de las personas o grupos con los que quieras compartir el archivo.

      Nota: Si no puedes añadir usuarios ajenos a tu empresa, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

    3. Haz clic en Editar edit y elige un nivel de acceso:
        • Puede editar: los colaboradores pueden añadir, editar y comentar contenido.
        • Puede comentar (solo en algunos archivos): los colaboradores pueden comentar el contenido, pero no editarlo.
        • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni comentarlo.

      Todas las personas con las que hayas compartido el contenido recibirán un correo electrónico con un enlace al archivo o carpeta oportunos.

    4. (Opcional) Añade una nota al correo electrónico. Si no quieres que se envíe ningún correo, desmarca la casilla Notificar a las personas.
    5. Haz clic en Enviar.

    Compartir enlaces a archivos o carpetas:

    Puedes enviar un enlace a un archivo o una carpeta a otros usuarios para que aquellos que lo tengan puedan abrirlos. Al compartir un enlace, se te mostrará como propietario del archivo.

    Solo puedes compartir archivos de tu propiedad o en los que tengas permiso para editar.

    1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta que quieres compartir y selecciona Compartir person_add.
    2. En la parte superior derecha, haz clic en Obtener enlace para compartir.
    3. Haz clic en Cualquier usuario de [tu organización] con el enlace puede ver y selecciona un nivel de acceso.
      • Puede editar: los colaboradores pueden añadir, editar y comentar contenido.
      • Puede comentar (solo en algunos archivos): los colaboradores pueden comentar el contenido, pero no editarlo.
      • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni comentarlo.
    4. Haz clic en Copiar enlace.
    5. Haz clic en Listo.
    6. Pega el enlace en un correo electrónico o donde quieras compartirlo.

  • 5. Envía el trabajo a los clientes para que lo revisen y den su opinión

    Puedes compartir los archivos que tengas almacenados en Google Drive con clientes externos, tanto si tienen cuenta de Google como si no. Solo tienes que compartir el archivo con la dirección de correo electrónico de la persona que quieres que lo vea para que reciba un enlace a tu archivo y pueda consultarlo en la Web. Si quiere editar el archivo o hacer algún comentario, podrá registrarse para obtener una cuenta de Google desde el propio archivo.

    * Si tu cliente no tiene una cuenta de Google, tu organización debe permitir que se compartan archivos de Drive con personas ajenas a ella, con o sin cuenta de Google, y que los usuarios externos puedan ver los archivos sin iniciar sesión.

    1. En Google Drive, selecciona un archivo y haz clic en Compartir person_add.
    2. Escribe los nombres de las personas con las que quieres compartir el archivo.

      Nota: Si no puedes añadir a usuarios ajenos a tu empresa, pide ayuda al administrador de G Suite.

    3. Haz clic en Editar mode_edit y selecciona Puede editar, Puede comentar, o Puede ver, según el acceso que quieras dar.
    4. Comprueba que la casilla Notificar a las personas esté marcada y haz clic en Enviar.

  • 6. Menciona a personas concretas en los comentarios y asigna tareas

    1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que te gustaría comentar.
    2. Haz clic en Comentar comment > Añadir comentario add_comment.
    3. Escribe el comentario en el cuadro.
    4. (Opcional) Para dirigir una tarea o comentario a una persona específica, introduce un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir a tantas personas como quieras. Cada una de ellas recibirá un correo electrónico con el comentario o tarea y un enlace al archivo.
    5. (Opcional) Para asignar el comentario a una determinada persona, marca la casilla Asignar a.
    6. Haz clic en Comentar o Asignar.

  • 1. Organiza una reunión con los clientes para terminar

    Cuando todas las tareas se hayan completado, organiza una reunión con tus clientes para terminar.

    1. Ve a Calendar y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en un espacio en blanco. A continuación, haz clic en Evento. También puedes hacer clic en   Crear.
    2. Indica el título, la fecha y la hora del evento.
    3. (Opcional) Para crear un evento en otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona el calendario que quieras.
    4. Haz clic en Más opciones o Guardar.

  • 2. Únete a la reunión

    Consulta tu reunión programada en Calendar y únete rápidamente a una videollamada. Puedes utilizar esta hoja resumen de Hangouts Meet.

    1. En Calendar, haz clic en el evento al que te quieras unir.
    2. Haz clic en Unirse a Hangouts Meet y, en la ventana que se abre, haz clic en Unirse a la reunión.

  • 3. Comparte y haz una presentación durante una videollamada

    En la videollamada, puedes compartir tu pantalla para mostrar presentaciones, hojas de cálculo y documentos definitivos, entre otros archivos.

    1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones que quieras compartir o presentar.
    2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que los invitados:
      1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
      2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
      3. Añade a los invitados a la reunión y concede a todos el acceso Puede editar.
      4. Haz clic en Enviar.
    3. Abre Hangouts Meet y únete a la reunión.
    4. Haz clic en Presentar ahora y elige lo que quieres compartir:
      • Toda la pantalla
      • Una ventana
    5. Haz clic en Compartir.

      Ahora, los demás podrán seguir el documento mientras haces la presentación. Para dejar de compartir tu pantalla en cualquier momento, en la parte inferior de esta, haz clic en Dejar de compartir.

  • 4. Entrega los archivos definitivos a los clientes

    Cuando estés compartiendo archivos sensibles de Drive con clientes externos, puedes impedir que los descarguen, impriman o copien. Asimismo, puedes fijar una fecha de vencimiento en los archivos para que los colaboradores externos u otras agencias ya no puedan acceder a ellos cuando se complete un proyecto.

    1. En Drive, selecciona un archivo o una carpeta de tu propiedad.
    2. En la parte superior, haz clic en Compartir person_add.
    3. En la parte inferior, haz clic en Avanzado.
    4. Marca la casilla Evitar que los editores cambien el acceso y añadan nuevos usuarios

      Los usuarios con acceso Puede comentar o Puede ver no pueden añadir a otras personas ni cambiar los permisos de acceso. Con esta opción, los usuarios con acceso Puede editar tampoco podrán hacerlo.

    5. Haz clic en Guardar cambios.
    6. Haz clic en Listo.

    Si un usuario con acceso Puede editar intenta compartir un archivo o una carpeta restringidos, tendrá opción de enviarte un correo electrónico para pedirte que lo autorices a compartirlo. Puedes aceptar o rechazar su solicitud. Aunque decidas autorizarlo, el usuario no podrá cambiar los permisos de acceso. Estos permisos aparecerán atenuados y no estarán disponibles.

  • 5. Envía un correo electrónico de seguimiento a los clientes

    Envía un correo electrónico de seguimiento para recordar todos los archivos definitivos que se han entregado y pedir comentarios.

    1. Abre Gmail.
    2. En la parte izquierda, haz clic en   Redactar.
    3. (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior, haz clic en Maximizar   o Salir de la pantalla completa  .
    4. Añade los destinatarios y un asunto.
    5. Escribe el mensaje.

      Los mensajes que hayas comenzado a escribir, pero que aún no hayas enviado, se guardarán automáticamente en Borradores, en la parte izquierda.

    6. (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive drive o fotos image.
    7. Haz clic en Enviar.

    Consejo: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer del cuadro que aparecen en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Consulta Deshaz el envío de tus correos.