Ninguno
  • 1. Crear una tarea para planificar la reunión

    Gmail Para abrir Tareas en Gmail, haz clic en Tareas a la derecha.

    Calendar Para abrir Tareas en Calendar, en la sección Mis calendarios, haz clic en Tareas.

    Ninguno
  • 2. Debatir los requisitos de la reunión por correo electrónico o mediante el chat de Hangouts

    Redactar un correo electrónico:

    1. Abre la bandeja de entrada de Gmail.
    2. En la barra lateral izquierda, haz clic en Redactar.
      Se abre un nuevo correo electrónico en una esquina inferior de tu ventana de Gmail.
    3. Solo tienes que empezar a escribir para redactar el correo electrónico.
      Los mensajes que has empezado a escribir, pero que aún no has enviado, se guardan automáticamente en Borradores, en la barra lateral izquierda.

    Iniciar un Hangout desde Gmail:

    1. Para configurar Hangouts en Gmail, abre Gmail y, en la esquina inferior izquierda de la bandeja de entrada, haz clic en Hangouts hangout.
      Nota: Si no se muestra Hangouts hangout, puede que debas activar Hangouts en primer lugar.
    2. En la parte izquierda de la ventana de Gmail, haz clic en el nombre de la persona con la que quieres contactar para iniciar una conversación.
    3. Si la persona con la que quieres hablar no aparece en la lista, haz clic en Nueva conversación
      add
      y escribe el nombre de la persona en el cuadro de búsqueda.
    4. Desplázate por la lista de sugerencias y haz clic en el nombre de la persona con la que quieres hablar.
    5. Envíale un mensaje de chat o haz clic en Videollamada videocam.
    Ninguno
  • 3. Bloquear tiempo en Calendar para prepararse para la reunión (ejemplo: No molestar: preparación de reunión)
    1. En calendar.google.com, haz clic en un espacio en blanco, en la cuadrícula del calendario y, a continuación, en Evento. También puedes hacer clic en Crear
      add
      .
    2. (Opcional) Para crear un evento con otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona un calendario.
    3. Añade un título, una fecha y una hora al evento y haz clic en Más opciones o en   GUARDAR.
    Ninguno
  • 4. Crear la agenda

    Puedes crear un documento directamente en Documentos de Google o en Google Drive.

    En Documentos, haz clic en Crear un documento nuevo add.

    En Google Drive, haz clic en Nuevo > Documentos de Google > Documento en blanco o Desde una plantilla.

    Ninguno
  • 1. Crear un evento
    1. En calendar.google.com, haz clic en un espacio en blanco, en la cuadrícula del calendario y, a continuación, en Evento. También puedes hacer clic en Crear
      add
      .
    2. (Opcional) Para crear un evento con otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona un calendario.
    3. Añade un título, una fecha y una hora al evento y haz clic en Más opciones o en   GUARDAR.
    Ninguno
  • 2. Añadir invitados
    1. Abre el evento.
    2. En la pestaña Invitados, ve a Añadir invitados y empieza a escribir en el cuadro las primeras letras del nombre o de la dirección de correo electrónico de una persona.

      A medida que escribas se irán mostrando nombres y direcciones del directorio de tu organización que coincidan.

      Consejo: También puedes añadir una dirección de la lista de distribución de Grupos de Google para invitar a un gran grupo de personas a la vez. Para obtener más información sobre cómo invitar a un grupo grande, consulta Gestionar eventos grandes en Calendar.
    3. Haz clic en una sugerencia para añadir esa persona al evento. Si no se muestran sugerencias, escribe la dirección de correo electrónico completa del invitado.
    4. (Opcional) Para marcar la asistencia de un invitado como opcional, coloca el cursor sobre el nombre del invitado y haz clic en Marcar como opcional person.
    5. (Opcional) Para permitir que los invitados puedan modificar el evento, invitar a otras personas o consultar la lista de invitados, marca las casillas correspondientes en la sección Los invitados pueden.

    Nota: Si creas un evento en Calendar y no concedes permiso a los invitados para modificarlo, estos no podrán cambiar la fecha ni la hora en sus calendarios.

    Ninguno
  • 3. Encontrar una hora que vaya bien a todos los participantes que se encuentran en distintas zonas horarias
    1. Haz clic en Configuración settings > Configuración.
    2. Desplázate hasta la pestaña Zona horaria, haz clic en Zona horaria principal y selecciona tu zona horaria.
    3. Asigna una etiqueta a tu zona horaria.
    4. (Opcional) Para mostrar otra zona horaria, marca la casilla Mostrar la zona horaria secundaria. A continuación, selecciona la zona horaria y asígnale una etiqueta. Para cambiarlas, haz clic en Cambiar swap_vertical_circle.
    5. (Opcional) Para actualizar tu zona horaria según la ubicación, marca la casilla Preguntarme si quiero cambiar mi zona horaria principal por la de mi ubicación actual.

    Puedes cambiar las zonas horarias si eres el propietario del evento o dispones de permiso de edición:

    1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento y, a continuación, en Editar mode_edit.
    2. En la parte superior, haz clic en el enlace Zona horaria situado junto a la fecha y hora.
    3. (Opcional) Si quieres mostrar distintas zonas horarias para el inicio y el fin del evento, haz clic en la casilla Utilizar distintas zonas horarias para la hora de inicio y la de fin.
    4. Selecciona la nueva zona horaria.
    5. Haz clic en Aceptar.
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  • 4. Reservar salas

    Nota: Si no se muestran los recursos o los detalles de las salas, puede que el administrador de G Suite no los haya configurado para tu organización.

    1. Abre un evento.
    2. Haz clic en la pestaña Salas.
    3. En el cuadro de búsqueda, introduce el nombre de una sala o de un edificio, el piso o el recurso (como un teléfono o un Chromebox para reuniones). A medida que escribas, los resultados se mostrarán debajo del cuadro de búsqueda.
    4. (Opcional) Coloca el cursor sobre una sala para ver detalles, como:
      • group Capacidad de la sala
      • business Ubicación
      • videocam Equipos de audio o vídeo
      • info_outlineOtras características de la sala de reuniones, como acceso para sillas de ruedas o pizarra
      • sort Información adicional
    5. Haz clic en el resultado que quieras añadir al evento.
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  • 5. Configurar videoconferencias para invitados remotos

    Es fácil programar una videollamada de Meet en Calendar: simplemente añade uno o más invitados al evento o haz clic en Añadir conferencia. Una vez que guardes el evento, se le añadirán el enlace de la reunión y un número de acceso.

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  • 6. Añadir detalles del evento, como las instrucciones de la reunión o de la agenda
    1. Elige una zona horaria.
    2. Configura un evento recurrente.
    3. Selecciona una hora: busca una hora en la que tus compañeros de trabajo puedan asistir a la reunión.
    4. Añade los detalles del evento: añade la ubicación de la reunión, envía notificaciones de eventos, etc.
    5. Añade videoconferencias: añade una videollamada al evento.
    6. Añade una descripción del evento: proporciona más información sobre el evento, como información de contacto, instrucciones o enlaces. Puedes añadir formato a la descripción, como negrita, cursiva o texto subrayado, así como listas y enlaces.
    7. Añade archivos adjuntos: adjunta archivos, como documentos o presentaciones, a los eventos.
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  • 7. Guardar para enviar invitaciones por correo electrónico

    Una vez que hayas acabado de rellenar la información, guarda el evento.

    1. Haz clic en GUARDAR.
    2. Haz clic en Enviar para notificar a los invitados por correo electrónico o en No enviar si no quieres enviarles una notificación en este momento.
    3. Al invitar a personas ajenas a tu organización, haz clic en Invitar a usuarios externos para enviarles una notificación, o bien selecciona Continuar editando para enviársela más adelante.

    Actualiza un evento:

    Puedes actualizar la hora de un evento, invitar a más personas, añadir notas y mucho más.

    1. En la cuadrícula de Calendar, haz clic en el evento y, a continuación, haz clic en Editar create.
    2. Haz los cambios que quieras; por ejemplo, modifica la hora del evento o adjunta un archivo.
    3. Haz clic en GUARDAR.
    Ninguno
  • 1. Unirse a la reunión
    1. En Calendar, haz clic en el evento al que te quieras unir.
    2. Haz clic en Unirse a Hangouts Meet y, en la ventana que se abre, haz clic en Unirse a la reunión.

      Utiliza esta hoja de referencia de Hangouts Meet.

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  • 2. Presentar, debatir y trabajar conjuntamente en los materiales
    1. En Google Drive, haz clic en Nuevo > Documentos de Google, o abre el archivo que quieras compartir o presentar.

    2. (Opcional) Para editar un documento al mismo tiempo que los invitados:

      1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
      2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
      3. Añade a los invitados a la reunión y concede a todos el acceso Puede editar.
      4. Haz clic en Enviar.
    3. Abre Hangouts Meet y únete a la reunión.

    4. Haz clic en Mostrar ahora y elige lo que quieras compartir:

      • Toda la pantalla
      • Una ventana
    5. Haz clic en Compartir.

    Ahora, los demás podrán seguir el documento mientras haces la presentación. Para dejar de compartir tu pantalla en cualquier momento, haz clic en Dejar de compartir.

    Ninguno
  • 3. Asignar tareas
    1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que te gustaría comentar.
    2. Haz clic en Añadir comentario add_comment.
    3. Escribe tu comentario. Para dirigirlo a una persona concreta, escribe el signo más (+) y su correo electrónico en el texto del comentario. Por ejemplo: +sandra@solarmora.com.
    4. Esta persona podrá hacer cambios y responder a tu comentario.
    5. Cuando estés satisfecho con el resultado, haz clic en Resolver.
    Ninguno
  • 1. Enviar correo electrónico de seguimiento
    1. En Calendar, haz clic en el nombre del evento en la cuadrícula de tu calendario.
    2. Haz clic en Editar create y realiza los cambios necesarios en el evento.
    3. Haz clic en Enviar un correo a los invitados email y escribe un mensaje.
    4. Haz clic en Enviar.
    Ninguno
  • 2. Hacer un seguimiento del progreso asignando tareas a la agenda

    Si no puedes colaborar en tiempo real, puedes dejar comentarios y preguntas en el lateral del documento para que los miembros del equipo los consulten cuando abran el archivo.

    1. Abre Documentos y selecciona una sección de texto.
    2. En la barra de herramientas, haz clic en Añadir comentario add_comment.
    3. Añade las notas que quieras y haz clic en Comentar.

    Si es importante que un colaborador concreto vea un comentario, introduce add seguido de su dirección. Recibirá un correo electrónico con tu comentario, junto con un enlace al documento. Podrá contestar a tus comentarios para responder a una pregunta o empezar un debate.

    Cuando el tema del comentario esté resuelto, haz clic en Resolver.

    Ninguno
  • 3. Programar reuniones de seguimiento para obtener actualizaciones de estado
    1. En calendar.google.com, haz clic en un espacio en blanco, en la cuadrícula del calendario y, a continuación, en Evento. También puedes hacer clic en Crear
      add
      .
    2. (Opcional) Para crear un evento con otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona un calendario.
    3. Añade un título, una fecha y una hora al evento y haz clic en Más opciones o en   GUARDAR.
    Ninguno