Planificar y celebrar una reunión

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  • 1. Crear una tarea para planificar la reunión

    Elige una de estas opciones:

    Gmail Para abrir Tareas en Gmail, haz clic en la opción Tareas , situada a la derecha.

    Calendar Para abrir Tareas en Calendar, en la sección Mis calendarios, haz clic en Tareas.

  • 2. Comunicar los requisitos de la reunión por correo electrónico o en Hangouts Chat

    Redactar un correo electrónico:

    1. Abre Gmail y, en la barra lateral de la izquierda, haz clic en   Redactar .
      Al hacerlo, se abre un correo nuevo en la esquina inferior derecha de la ventana de Gmail.
    2. Empieza a escribir el correo electrónico.
      Los mensajes que hayas comenzado, pero aún no hayas enviado, se guardan automáticamente en la sección Borradores de la barra lateral de la izquierda.

    Enviar mensajes directos a personas concretas:

    1. Abre Chat y, en la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots.
    2. Introduce un nombre o una dirección de correo electrónico, o selecciona un contacto en la lista de sugerencias.
    3. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar chat_send_24dp.

    Enviar mensajes directos a grupos:

    1. En la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots > Mensaje de grupo.
    2. Introduce los nombres o las direcciones de correo electrónico de los contactos a los que quieres enviar un mensaje, o bien selecciónalos en la lista de sugerencias.
    3. Cuando hayas añadido los contactos, haz clic en Mensaje.
    4. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar chat_send_24dp.
    5. (Opcional) Para ocultar un mensaje directo de grupo, en la parte izquierda, coloca el cursor sobre el mensaje y haz clic en Más more_vert > Ocultar remove_circle_outline.
  • 3. Bloquear tiempo en Calendar para preparar la reunión (ejemplo: No molestar: preparando una reunión)
    1. Ve a Calendar y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en un espacio en blanco y, después, en Evento. También puedes hacer clic en   Crear .
    2. (Opcional) Para crear un evento en otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona el calendario en el que quieras crearlo.
    3. Añade un título, una fecha y una hora al evento y, a continuación, haz clic en Más opciones o en Guardar.
  • 4. Crear la agenda

    Puedes crear un documento directamente en Documentos de Google o en Google Drive.

    Selecciona una de estas opciones:

    • En Documentos, haz clic en Crear add.

    • En Drive, haz clic en Nuevo > Documentos de Google > Documento en blanco o Desde una plantilla.

  • 1. Crear un evento
    1. Ve a Calendar y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en un espacio en blanco y, después, en Evento. También puedes hacer clic en   Crear.
    2. (Opcional) Para crear un evento en otro calendario de tu lista, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona el calendario en el que quieras crearlo.
    3. Añade un título, una fecha y una hora al evento y, a continuación, haz clic en Más opciones o en Guardar.
  • 2. Añadir invitados
    1. Abre el evento.
    2. En la pestaña Invitados, ve a Añadir invitados y empieza a escribir en el cuadro las primeras letras del nombre o de la dirección de correo electrónico de una persona.

      A medida que escribas se irán mostrando nombres y direcciones del directorio de tu organización que coincidan.

      Consejo: También puedes añadir una dirección de la lista de distribución de Grupos de Google para invitar a un gran grupo de personas a la vez. Para obtener más información sobre cómo invitar a un grupo grande, consulta Gestionar eventos grandes en Calendar.
    3. Haz clic en una sugerencia para añadir esa persona al evento. Si no se muestran sugerencias, escribe la dirección de correo electrónico completa del invitado.
    4. (Opcional) Para marcar la asistencia de un invitado como opcional, coloca el cursor sobre el nombre del invitado y haz clic en Marcar como opcional person.
    5. (Opcional) Para permitir que los invitados puedan modificar el evento, invitar a otras personas o consultar la lista de invitados, marca las casillas correspondientes en la sección Los invitados pueden.

    Nota: Si creas un evento en Calendar y no concedes permiso a los invitados para modificarlo, estos no podrán cambiar la fecha ni la hora en sus calendarios.

  • 3. Encuentra una hora que vaya bien para todos
    1. Abre Calendar y haz clic en  Crear.
    2. Junto a Detalles del evento, haz clic en Encontrar un hueco. La hora de los invitados que estén en otra zona horaria se mostrará debajo de su nombre.
    3. Desplázate hacia arriba o hacia abajo por las franjas horarias, o haz clic en las fechas de arriba para ver distintos días y semanas.
    4. Haz clic en una franja horaria y selecciona Guardar.

      Nota: Después de añadir a los invitados, puedes sugerir una hora haciendo clic en la opción Sugerencias de horas, situada bajo la lista de invitados, y seleccionando una.

  • 4. Reservar salas

    Nota: Si no ves recursos, datos ni sugerencias automáticas de salas, es posible que tu administrador de G Suite no los haya configurado en tu organización.

    1. Abre un evento.
    2. Haz clic en la pestaña Salas. En función de tu ubicación de trabajo, el número de participantes y las reservas de salas anteriores, aparecerán distintas sugerencias automáticamente.
    3. Si necesitas ajustar los criterios de la sala de reuniones, tienes estas opciones:
      • Haz clic en Personas people para especificar el tamaño de sala necesario.
      • Haz clic en Vídeo videocam para indicar las necesidades de equipo de videoconferencias.
      • Haz clic en Teléfono local_phone para indicar las necesidades de equipo de conferencias de audio.
    4. Coloca el cursor sobre la sala que cumpla tus requisitos y marca la casilla correspondiente para seleccionarla.
    5. Si no ves ninguna sala adecuada:
      1. En el cuadro de búsqueda, introduce el nombre de otro recurso o edificio, el piso o el equipo de conferencias (por ejemplo, Chromebox para reuniones). A medida que escribas, los resultados aparecerán debajo del cuadro de búsqueda.
      2. Coloca el cursor sobre una sala para ver detalles como su capacidad, ubicación, equipamiento y características.
      3. Cuando encuentres la sala que necesitas, coloca el cursor sobre ella y marca la casilla para seleccionarla.
  • 5. Configurar videoconferencias para invitados remotos

    Es fácil programar una videollamada de Meet en Calendar: simplemente añade uno o más invitados al evento o haz clic en Añadir conferencia. Una vez que guardes el evento, se le añadirán el enlace de la reunión y un número de acceso.

  • 6. Añadir detalles del evento, como instrucciones o la agenda
    1. Elige una zona horaria.
    2. Configura un evento recurrente.
    3. Selecciona una hora: busca una hora a la que tus compañeros de trabajo puedan asistir a la reunión.
    4. Añade los detalles del evento: añade la ubicación de la reunión, envía notificaciones del evento, etc.
    5. Añade videoconferencias: añade una videollamada al evento.
    6. Añade una descripción del evento: proporciona más información sobre el evento, como información de contacto, instrucciones o enlaces. Puedes dar formato a la descripción poniendo el texto en negrita, cursiva o subrayándolo, o bien añadiendo listas y enlaces.
    7. Añadir archivos adjuntos: adjunta archivos, como documentos o presentaciones, a los eventos.
  • 7. Guardar el evento para enviar invitaciones por correo electrónico

    Una vez que hayas incluido toda la información, guarda el evento.

    1. Haz clic en Guardar.
    2. Haz clic en Enviar para notificar a los invitados por correo electrónico o en No enviar si no quieres avisarles en ese momento.
    3. Si quieres invitar a personas ajenas a tu organización, haz clic en Invitar a usuarios externos para avisarles o selecciona Seguir editando si aún no quieres enviarles una notificación.

    Actualizar un evento:

    Puedes invitar a otras personas, cambiar la reunión de sala, etc.

    1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento > Editar chat_icon_edit_24dp.
    2. Si quieres invitar a más personas, cambiar la reunión de sala o añadir archivos adjuntos, realiza los cambios pertinentes y haz clic en Guardar.

    Nota: Si el organizador del evento no te ha dado permisos de edición, no podrás cambiar la hora ni la duración del evento.

  • Consultar quién ha aceptado o rechazado tu invitación

    Si necesitas controlar la asistencia al evento que has organizado, puedes saber de manera inmediata quién ha aceptado o rechazado tu invitación y quién ha propuesto celebrar la reunión a una hora diferente.

    Consultar qué invitados asistirán al evento:

    1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento para mostrar una vista previa.
    2. Ve al campo Invitados para ver la lista de respuestas de las personas a las que has enviado la invitación. Es posible que tengas que hacer clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down para ver las respuestas.

    Responder a una propuesta de nueva hora de reunión:

    1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento para mostrar una vista previa.
    2. En la sección Invitados, ve a la propuesta y haz clic en Ver la hora propuesta.
    3. Para aceptar la nueva hora propuesta, haz clic en Guardar.
    4. (Opcional) Para notificar a los invitados la nueva hora de la reunión, haz clic en Enviar.
  • 1. Unirse a la reunión
    1. En Calendar, haz clic en el evento al que te quieras unir.
    2. Haz clic en Unirse a Hangouts Meet y, en la ventana que se abre, haz clic en Unirse a la reunión.

      Utiliza esta hoja de referencia de Hangouts Meet.

  • 2. Presentar, intercambiar ideas y trabajar conjuntamente en materiales
    1. En Google Drive, haz clic en Nuevo > Documentos de Google, o bien abre el archivo que quieras compartir o presentar.

    2. (Opcional) Para editar un documento al mismo tiempo que los invitados:

      1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
      2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
      3. Añade a los invitados a la reunión y concede a todos el acceso Puede editar.
      4. Haz clic en Enviar.
    3. Abre Hangouts Meet y únete a la reunión.

    4. Haz clic en Presentar ahora y elige lo que quieras compartir:

      • Toda la pantalla
      • Una ventana
    5. Haz clic en Compartir.

    Ahora, los demás podrán seguir el documento mientras haces la presentación. Para dejar de compartir tu pantalla en cualquier momento, en la parte inferior de esta, haz clic en Dejar de compartir.

  • 3. Asignar tareas
    1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que te gustaría comentar.
    2. Haz clic en Comentar comment > Añadir comentario add_comment.
    3. Introduce el comentario que quieras. Para dirigirlo a una persona concreta, escribe el signo más (+) y su correo electrónico en el texto del comentario, como por ejemplo +martas@solarmora.com.
      Esta persona podrá hacer cambios y responder a tu comentario.
    4. Cuando te convenza el resultado, haz clic en Resolver.
  • 1. Enviar correo electrónico de seguimiento
    1. Ve a Calendar y haz clic en el nombre del evento en la cuadrícula de tu calendario.
    2. Haz clic en Editar chat_icon_edit_24dp y haz los cambios que creas convenientes.
    3. Haz clic en Enviar un correo a los invitados mail_outline y escribe un mensaje.
    4. Haz clic en Enviar.
  • 2. Hacer un seguimiento del progreso asignando tareas a la agenda
    1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
    2. Haz clic en Comentar comment > Añadir comentario add_comment.
    3. Escribe el comentario que quieras. Para dirigirlo a una persona concreta, escribe el signo más (+) y su correo electrónico, por ejemplo, +marta@solarmora.com.
      Esta persona podrá hacer cambios y responder a tu comentario.
    4. Cuando te convenza el resultado, haz clic en Resolver.
  • 3. Programar reuniones de seguimiento para obtener actualizaciones de estado
    1. Ve a Calendar y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en un espacio en blanco y, después, en Evento. También puedes hacer clic en   Crear .
    2. (Opcional) Para crear un evento en otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona el calendario en el que quieras crearlo.
    3. Añade un título, una fecha y una hora al evento y, a continuación, haz clic en Más opciones o en Guardar.