¿Qué puedes hacer con Calendar?

Con Google Calendar, puedes programar rápidamente reuniones y eventos, así como recibir recordatorios sobre las próximas actividades, por lo que sabrás en todo momento cuál es la siguiente. Calendar se ha diseñado para equipos, por lo que resulta muy fácil compartir tu programa con los demás y crear varios calendarios que tú y tu equipo podréis utilizar conjuntamente.

Qué necesitas:

Una cuenta de G Suite

10 minutos

¿Estás cambiando de programa de calendario? Puede que te interese consultar Cambiar a Google Calendar desde Outlook o Cambiar a Google Calendar desde IBM Notes.

Nota: Si tu administrador aún no ha migrado tu calendario anterior, quizás te convenga importarlo antes de empezar este tutorial.

Qué puedes hacer con Google Calendar
1

Programar eventos

En Calendar, resulta muy fácil programar actividades puntuales como conferencias y eventos periódicos como reuniones de la plantilla. Cuando recibas una invitación al evento de alguien, solo tienes que hacer clic en el enlace para que los demás sepan que vas a asistir.

En esta sección, aprenderás a:

1.1

Crear un evento

Para crear un evento en Calendar:

  1. Ve a calendar.google.com.
  2. Haz clic en CREAR.
Crear un evento
1.2

Invitar a personas y reservar salas y recursos

Para invitar a personas a tu evento:

  1. En la página Información del evento, ve a la sección Añadir: y haz clic en Invitados.

  2. Escribe las primeras letras del nombre del invitado o de la dirección de correo electrónico en el cuadro. A medida que escribas se irán mostrando las direcciones del directorio de tu organización que coincidan.

  3. Haz clic en una de las sugerencias para añadir a esa persona al evento. Si no se muestran sugerencias, escribe la dirección de correo electrónico completa de tu invitado y haz clic en Añadir.

Incluso puedes añadir una dirección de lista de correo de Grupos de Google para invitar a un gran grupo de personas a la vez, como todo tu equipo (por ejemplo: marketing@solarmora.com) o toda la organización (por ejemplo: todos@solarmora.com).

Para reservar salas y recursos* para tu evento:

  1. En la página Información del evento, ve a la sección Añadir: y haz clic en Salas, etc.

  2. (Opcional) Para solo ver recursos disponibles, marca Mostrar solo los disponibles.

  3. Empieza a escribir el nombre del recurso o de la sala y haz clic en una de las sugerencias. O bien, mira la lista de recursos y haz clic en Añadir junto al recurso disponible que quieras.

*Tu administrador de G Suite debe configurar en primer lugar los recursos de Calendar para tu organización.

Invitar a personas y reservar salas y recursos
1.3

Elegir la hora del evento

Para elegir la fecha y la hora del evento, haz clic en los cuadros correspondientes y selecciona el comienzo y finalización de este.

Para configurar un evento periódico, como reuniones semanales:

  1. Marca Repetir e introduce la información sobre cómo quieres programar tus eventos periódicos.

  2. Haz clic en GUARDAR.

Si tienes muchos invitados, puedes ver rápidamente cuando todo el mundo esté disponible. Haz clic en Horas recomendadas en la lista de invitados para ver una lista de las horas a las que todos pueden asistir. O bien, haz clic en la pestaña Ver disponibilidad para contrastar los calendarios de los invitados y, a continuación, elige una hora a la que todos los invitados estén disponibles.

Elegir la hora del evento
1.4

Guardar y actualizar eventos

Una vez que hayas acabado de rellenar la información, guarda el evento:

  1. Haz clic en GUARDAR.

  2. En la ventana emergente, haz clic en Enviar para notificar a los invitados por correo electrónico o en No enviar si no quieres enviarles una notificación en este momento.

Para actualizar los eventos actuales:

  1. Haz clic en el evento de tu calendario.

  2. Haz clic en Editar evento para realizar cambios como, por ejemplo, actualizar la hora o invitar a más invitados. También podrás ver cuáles de tus invitados han aceptado la invitación.

  3. Haz clic en GUARDAR.

Guardar y actualizar eventos
1.5

Responder a las invitaciones

Cuando recibas una invitación a un evento, se mostrará en tu calendario.

Para responder a una invitación en Calendar:

  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento.

  2. En el cuadro de diálogo, selecciona tu respuesta. O bien, si quieres incluir una breve nota en tu respuesta, haz clic en Más opciones, selecciona tu respuesta, escribe la nota y haz clic en Guardar.

  3. Puedes cambiar tu respuesta en cualquier momento. Para ello, haz clic en Más opciones > Añadir una nota o cambiar la respuesta.

También recibirás una invitación en el correo electrónico. Si utilizas Gmail, puedes responder a la invitación haciendo clic en Confirmar asistencia en tu lista de mensajes o en una opción de respuesta en el mensaje.

Responder a las invitaciones
1.6

Ver y restaurar eventos eliminados

Restaura un evento que has eliminado por error o quita definitivamente los eventos eliminados.

Para ver y restaurar los eventos eliminados*:

  1. En Calendar, abre la lista Mis calendarios.
  2. Coloca el cursor sobre tu calendario y, a continuación, haz clic en Flecha desplegable del calendario > Papelera.
  3. Marca la casilla que aparece junto al evento que quieres cambiar y realiza una de estas acciones:
    • Para restaurar el evento eliminado, haz clic en Restaurar los eventos seleccionados.
    • Para eliminar definitivamente el evento, haz clic en Eliminar definitivamente.
  4. (Opcional) Para eliminar todos los eventos de la Papelera, en la parte superior, haz clic en Vaciar la papelera ahora.

*Para ver y administrar los eventos eliminados de otros calendarios, debes tener el permiso "Realizar cambios en eventos" o "Realizar cambios y administrar el uso compartido" para estos calendarios.

Nota: Los eventos eliminados permanecen en la papelera del calendario durante 30 días.

2

Añadir recordatorios de eventos

Para asegurarte de que nunca te olvidas de un evento, configura Notificaciones. Puedes recibir recordatorios sobre tus eventos por correo electrónico o en tu teléfono u ordenador.

En esta sección, aprenderás a:

2.1

Configurar ajustes de notificaciones predeterminados

  1. Haz clic en y selecciona Configuración.

  2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Calendarios.

  3. Haz clic en Editar notificaciones junto al nombre del calendario.

  4. Elige cómo y cuándo quieres que se te notifique sobre distintos eventos y actualizaciones.

  5. Haz clic en GUARDAR.

Configurar ajustes de notificaciones predeterminados
2.2

Añadir o cambiar notificaciones para un evento específico

¿Necesitas un poco más de tiempo para preparar un evento importante? ¿O en realidad no te hace falta un recordatorio sobre una actividad? No es necesario que cambies tus ajustes de notificación predeterminados. Solo tienes que añadir o actualizar recordatorios para ese determinado evento:

  1. Haz clic en el evento de tu calendario y en Editar evento (para eventos sin invitados) o Más opciones (para eventos con varios invitados).

  2. En la sección Notificaciones, elige cómo quieres que se te recuerde el evento.

  3. (Opcional) Para añadir varias notificaciones, haz clic en Añadir una notificación.

  4. (Opcional) Para eliminar una notificación, haz clic en junto a la notificación que quieres eliminar.

  5. Haz clic en GUARDAR.

Añadir o cambiar notificaciones para un evento específico
3

Compartir y ver

Comparte tu calendario con compañeros de trabajo, familia y amigos para que puedan ver fácilmente cuándo estás disponible. Puedes consultar los calendarios de otros usuarios para hacer lo mismo.

En esta sección, aprenderás a:

3.1

Compartir tu calendario con otros

Para elegir con quién quieres compartir tu calendario y cuánto pueden ver:

  1. Haz clic en Flecha desplegable del calendario junto al nombre de tu calendario.

  2. Haz clic en Compartir este calendario.

  3. Introduce las direcciones de correo electrónico y establece permisos para las personas con las que quieres compartirlo.

  4. Haz clic en Guardar.

Compartir tu calendario con otros

Para compartir tu calendario con personas que no utilicen Google Calendar:

  1. Haz clic en Flecha desplegable del calendario junto al nombre de tu calendario.

  2. Haz clic en Configuración del calendario.

  3. Desplázate a Dirección del calendario y haz clic en una de las opciones para obtener un enlace que puedas compartir. Por ejemplo, para permitir que alguien vea tu calendario desde cualquier navegador web, haz clic en y comparte la URL en el menú emergente.

  4. Haz clic en Aceptar > Guardar.

Compartir tu calendario con otros
3.2

Ver los calendarios de otros usuarios

¿Quieres saber si alguien está disponible para reunirse?

Para ver los calendarios de otras personas:

  1. En Otros calendarios, empieza a escribir el nombre o la dirección de la persona en el cuadro Añadir el calendario de un compañero de trabajo.

  2. Selecciona la persona en la lista:

    • Si la persona ha compartido su calendario, se muestra en tu lista Otros calendarios. Los eventos de esa persona también se muestran en tu calendario.
    • Si la persona no ha compartido su calendario o no utiliza Google Calendar, se muestra un cuadro de diálogo Rellena tu solicitud y haz clic en Enviar invitación.
  3. Haz clic en el cuadro que se muestra a la izquierda del nombre de una persona en tu lista Otros calendarios para ocultar o mostrar sus eventos en tu calendario. Programa eventos rápidamente consultando la disponibilidad de tus compañeros o superponiendo sus calendarios en una vista única.

Cuando hayas terminado de consultar los calendarios de otras personas, retrocede para consultar solo tu calendario. Para ello, haz clic en junto a tu calendario y selecciona Mostrar únicamente este calendario.

Ver los calendarios de otros usuarios
4

Crear un calendario de equipo

Además de tu propio calendario, puedes crear otros calendarios para realizar un seguimiento de las agendas y administrar proyectos. Por ejemplo, puedes crear un calendario de equipo para realizar un seguimiento de la información, como las agendas de vacaciones de los miembros del equipo y las fechas de los viajes de negocios. Al mostrar los datos de disponibilidad de todo el mundo en un solo calendario, resulta muy fácil:

  • Saber quién está en la oficina en caso de que tengas alguna pregunta o necesites hablar con alguien
  • Planificar reuniones y eventos para todo el equipo
  • Asignar tareas y proyectos según la disponibilidad de la gente

En esta sección, aprenderás a:

4.1

Crear un calendario de equipo

Para crear un calendario de equipo:

  1. Haz clic en junto a Mis calendarios y selecciona Crear un calendario nuevo.

  2. Asigna un nombre al calendario, escribe tu zona horaria y añade una descripción para que el equipo conozca la finalidad de este calendario.

  3. Marca la casilla Compartir este calendario con otros y compártelo con todos los miembros de tu organización.

  4. Introduce las direcciones de correo electrónico particulares de las personas que pueden modificar o administrar el calendario y establece sus niveles de permiso.

  5. Haz clic en Crear calendario.

Puedes crear tantos calendarios como quieras con el mismo proceso.

Crear un calendario de equipo
5

Personalizar

Ahora que sabes cómo utilizar todas las funciones claves del calendario, puedes seguir personalizándolo para adaptarlo a tu forma de trabajar.

En esta sección, aprenderás a:

5.1

Elegir la vista del calendario

Puedes elegir cuántos días se muestran a la vez en una vista del calendario o cambiar este a la vista de agenda para consultar una lista de todos tus eventos. Selecciona la opción que más te convenga en la esquina superior de tu calendario.

Elegir la vista del calendario
5.2

Cambiar los colores de los eventos

Cambiar los colores de los eventos puede ayudarte a distinguir los calendarios cuando se muestren en varias capas en la misma pantalla.

Para cambiar el color de los eventos en tus calendarios o en los de los demás:

  1. Haz clic en junto al nombre del calendario.

  2. Selecciona el color que quieras de la paleta.

Cambiar los colores de los eventos

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