Empezar a utilizar Cloud Search

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¿Qué puedes hacer con Cloud Search?

Puedes buscar contenido en todos los productos de Google, buscar información de contacto de compañeros, prepararte para las reuniones del día y acceder a material de trabajo reciente.

Qué necesitas:

account_circle Una cuenta de G Suite. ¿No tienes una? Regístrate.

schedule 10 minutos

1

Abrir Cloud Search

Para empezar, abre Google Cloud Search.

En esta sección, descubrirás cómo:

1.1

Abrir Cloud Search

Antes de abrir Cloud Search, comprueba que hayas iniciado sesión en tu cuenta de G Suite.

En un navegador web:

Ve a cloudsearch.google.com.

En dispositivos Android:

  1. Toca Play Store Google Play store icon
  2. Descarga la aplicación Google Cloud Search.

Si utilizas un dispositivo con Android Lollipop 5.0 o una versión posterior y tu cuenta de G Suite está en tu perfil de trabajo, tienes que descargar la aplicación Google Cloud Search desde Google Play administrado. Para obtener más información, consulta el artículo Más información sobre los perfiles de trabajo y las políticas de dispositivos o ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

En dispositivos iOS:

Descarga la aplicación Google Cloud Search para Apple® iPhone® o iPad®.

Nota: Si no puedes acceder a Cloud Search, ponte en contacto con tu administrador de G Suite. Es posible que primero tenga que activarlo en la consola de administración de Google.

2

Realizar una búsqueda

¿Buscas información sobre un proyecto de equipo o la información de contacto de un miembro del equipo? Solo tienes que escribir tu consulta de búsqueda en Cloud Search para obtener resultados al instante. También puedes utilizar palabras de uso cotidiano para encontrar información de contacto y contenido de tus servicios de G Suite.

Nota: En los resultados de búsqueda se tiene en cuenta la configuración de permisos para compartir que tengas en tus otros servicios de G Suite, como Gmail, Google Calendar, Drive, Grupos de Google y Google Sites.

En esta sección, descubrirás cómo:

2.1

Buscar en los servicios de G Suite

Busca palabras o frases en tus servicios de G Suite o a personas de tu organización para encontrar la información que necesitas.

Ve a cloudsearch.google.com o abre la aplicación Cloud Search.

  1. En el cuadro de búsqueda de Cloud Search, escribe la consulta de búsqueda (por ejemplo, el nombre de una persona o algunas palabras del documento que buscas). Puedes usar expresiones cotidianas en la búsqueda, como documentos que Ana envió el mes pasado. Si no se interpretan correctamente, haz clic en Mostrar resultados de [consulta original].
  2. A medida que introduces tu consulta, aparecen sugerencias personalizadas. Con la flecha hacia abajo, desplázate por las sugerencias y selecciona una.
  3. (Opcional) Para ver los resultados de la Web pública, haz clic en Buscar en la Web.
  4. Desplázate por los resultados de búsqueda y selecciona el que quieras.

Utiliza frases del lenguaje cotidiano en las búsquedas:

Utiliza frases relacionadas con personas, documentos, servicios de Google, etc.

Buscar

Palabras clave comunes

Ejemplos de consultas de búsqueda

Buscar

Personas

Palabras clave comunes

nombre, apellido, nombre de usuario

dirección de correo electrónico

dirección

número de teléfono

cargo

supervisor

superior inmediato

compañeros de equipo

información sobre

Ejemplos de consultas de búsqueda

correo electrónico de juan garcía

cargo de juan garcía

de quién es ana superiora inmediata

quién es el supervisor de ana

quienes son mis compañeros de equipo

Buscar

Google Calendar

Palabras clave comunes

agenda

reunión

programación

Ejemplos de consultas de búsqueda

agenda de hoy

mi agenda del 10 de julio

mi agenda del próximo lunes

próxima reunión

mi próxima reunión

mis reuniones del próximo lunes

mi programación mañana

Buscar

Gmail

Palabras clave comunes

sobre

de

recibido

enviado

a mí

tema

Ejemplos de consultas de búsqueda

correo sobre ventas de ana

correo electrónico recibido ayer de garcía

correo de juan garcía semana pasada

Buscar

Contenido/Origen

Palabras clave comunes

archivos*

documentos

correo

sheets

Presentaciones

de

propiedad de

recientemente

la semana pasada

el año pasado

before fecha**

after fecha


* Incluye todos los tipos de archivos, archivos en Drive y adjuntos.

** Debido a las diferencias de zonas horarias, cuando se utilizan los operadores before o after en una consulta,
los resultados pueden mostrar contenidos en los que se incluya la fecha anterior o posterior
.

Ejemplos de consultas de búsqueda

presentaciones de maría martínez mes pasado

documentos de ana

archivos de garcía semana pasada

correo de juan garcía before 06/01/17

documentos propiedad de maría martínez

documentos sobre ventas de María

Buscar

Compartir documentos

Palabras clave comunes

compartido

compartido pero no visto

mención*

menciones no respondidas**

requiere atención***


* Documentos compartidos contigo en los que se te menciona en un comentario que has visto o no, o al que has respondido.

** Documentos compartidos contigo en los que se te menciona en un comentario al que no has respondido.

*** Documentos compartidos contigo que no has visto
o en los que se te menciona en un comentario al que no has respondido.

Ejemplos de consultas de búsqueda

documentos en los que se me menciona recientemente

archivos compartidos conmigo en las dos últimas semanas

hojas de cálculo compartidas por elena

documentos que requieren atención

2.2

Buscar y contactar con usuarios

Con Cloud Search, puedes localizar a la persona que buscas e iniciar una conversación o enviarle un correo al instante. Al buscar el nombre de una persona, aparece la tarjeta de su perfil.

  1. Abre Cloud Search y escribe el nombre de una persona en el cuadro de búsqueda.
  2. En la parte superior de la tarjeta de su perfil, selecciona Iniciar una conversación hangout o Correo email.
  3. Haz clic en Superior inmediato para ver la tarjeta de perfil del supervisor de la persona.
  4. Si estás en un dispositivo móvil, toca el número de teléfono para llamarla.
  5. (Opcional) También puedes buscar expresiones, como número de teléfono de ana. De este modo, se te mostrará una tarjeta de respuesta con el número de teléfono de tu compañera Ana. Si hay más de una persona con ese nombre, haz clic en el enlace ¿Buscas a otra persona que también se llama Ana?.

Nota: Puedes consultar más información acerca de los contactos y supervisores si tu administrador ha añadido esta información de perfil a las cuentas de usuario.

2.3

Consultar los resultados de búsqueda

Cuando introduces la consulta de búsqueda, Cloud Search busca en todos tus productos de G Suite.

Todos los resultados de búsqueda incluyen esta información:

Título

La primera línea azul de cada resultado de búsqueda indica el título; haz clic en él para abrir su contenido.

Icono

En la parte superior de cada resultado de búsqueda hay un icono que indica el tipo de contenido. Por ejemplo, email indica que el resultado forma parte de un correo electrónico.

Descripción breve

Debajo del título se muestra una descripción breve del elemento. Los términos de búsqueda aparecen en negrita para ayudarte a decidir qué resultados son relevantes.

Privacidad, fecha y propietario

En la parte inferior de los resultados, es posible que veas esta información:

  • Configuración de privacidad del contenido (quién puede ver el contenido).
  • Fecha en la que se creó o modificó (Drive), se recibió (Gmail) o se publicó (Grupos) el contenido.
  • Nombre del propietario o remitente.
3

Personalizar la búsqueda

Afina la consulta de búsqueda mediante filtros y operadores.

En esta sección, descubrirás cómo:

3.1

Utilizar filtros de búsqueda

Acota las búsquedas con filtros. Por ejemplo, puedes filtrar la búsqueda para que se muestre contenido creado en Documentos o en un periodo de tiempo determinado.

  1. Escribe tu consulta en el cuadro de búsqueda.
  2. Encima de los resultados de búsqueda, selecciona una fuente de contenido por la que filtrar, como Correo o Drive.
  3. Elige una opción para abrir las herramientas de búsqueda:
    • En la Web, haz clic en Herramientas de búsqueda.
    • En un navegador para móviles, toca Más > Herramientas de búsqueda.
    • En la aplicación Android o iOS, toca En cualquier momento o Todos.
  4. En las listas de herramientas de búsqueda, elige uno o varios filtros. Puedes filtrar por nombre, propiedad o tipo de archivo.
  5. Para quitar filtros, selecciona Borrar.
  6. Para volver a todos los resultados, selecciona Todos.
3.2

Utilizar operadores de búsqueda

  1. En el cuadro de búsqueda, introduce los términos de búsqueda con un espacio al final.
  2. Añade el operador y su valor al final del texto de búsqueda y pulsa o selecciona Intro.

Operador

Ejemplos

Descripción

Operador

" " (comillas)

Ejemplos

"análisis de mercados"

Descripción

Busca contenido que incluya la palabra o el conjunto de palabras exactas y en el mismo orden en el que aparecen las palabras entrecomilladas.

Operador

-
(guion)

Ejemplos

nómina -reports
inventario -owner:me
ventas contenttype:doc -owner:me

Descripción

Busca contenido que no incluya la palabra o el término de operador especificados.

Nota: Este operador no funciona solo. Debes utilizarlo con un término de búsqueda u otro operador.

Operador

AND
&

Ejemplos

informes de ventas
ventas & informes

Descripción

De forma predeterminada, se devuelven solo las páginas que incluyen todos los términos de búsqueda. No es necesario incluir AND entre los términos.

Operador

OR
|

Ejemplos

ventas OR marketing
ventas | marketing
ventas from:(mariaperez OR juanlopez)

Descripción

Busca contenido que incluya como mínimo una de las palabras o términos de operador.

Operador

NOT

Ejemplos

ventas NOT marketing

Descripción

Busca contenido que no incluya la palabra o el término de operador especificados.

Operador

source:

Ejemplos

formación source:mail

Descripción

Busca contenido de un producto de Google concreto, como Gmail, Drive, Google Sites, Grupos de Google o Calendar.

Operador

contenttype:

Ejemplos

formación contenttype:doc

Descripción

Busca tipos de contenido concretos, como documentos, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes, carpetas y archivos adjuntos.

Operador

filetype:

Ejemplos

formación filetype:(doc OR pdf)

Descripción

Busca contenido con una extensión de archivo concreta.

Operador

owner:

Ejemplos

informes owner:me
informes owner:mariaperez

Descripción

Busca contenido de tu propiedad o que otros han compartido contigo.

Operador

from:

Ejemplos

informes from:me source:drive
informes from:(mariaperez OR juanlopez)

Descripción

Especifica la persona que envió o creó el contenido que buscas.

Operador

to:

Ejemplos

informes to:me from:mariaperez
informes to:miembros-club-golf

Descripción

Especifica la persona que recibió el contenido que buscas.

Operador

before:

Ejemplos

pedidos before:30/09/2015

Descripción

Busca contenido creado o editado antes de una fecha determinada (DD/MM/AAAA).

Operador

after:

Ejemplos

pedidos after:20/09/2015

pedidos after:20/09/2015
before:30/092015

Descripción

Busca contenido creado o editado después de una fecha determinada (DD/MM/AAAA).

4

Obtener ayuda para gestionar los archivos y las reuniones

Utiliza tarjetas de asistencia para saber dónde te habías quedado en un archivo o para acceder a las próximas reuniones. Las tarjetas de asistencia, como "Continúa donde lo dejaste", y las tarjetas de reunión aparecen en la página principal de Cloud Search para ayudarte a organizar el día, ya que te muestran recomendaciones e información oportuna.

Nota: Por el momento, las tarjetas de ayuda no son compatibles con los navegadores para móviles.

En esta sección, descubrirás cómo:

4.1

Utilizar una tarjeta "Continúa donde lo dejaste"

Si has trabajado recientemente en Google Drive o alguien ha escrito un comentario en uno de tus archivos, aparece una tarjeta "Continúa donde lo dejaste" en la página principal de Cloud Search. Las tarjetas se actualizan automáticamente durante el día a medida que trabajas en diferentes archivos.

  1. Ve a la tarjeta Continúa donde lo dejaste.
  2. Si hay más de tres elementos, haz clic en Mostrar más. Si estás en la aplicación, desliza el dedo hacia la izquierda.
  3. Haz clic o toca una tarjeta para abrir el archivo en Google Drive.
  4. Para volver a la página principal, sigue estos pasos:
    • En un navegador web, haz clic en Atrás arrow_back
    • En la aplicación Android o iOS, toca Cerrar close.
4.2

Utilizar tarjetas de reunión

Si se aproxima una reunión que tienes programada en Google Calendar, aparecerán tarjetas de reunión en la página principal. Puedes ver una agenda de todas las reuniones a las que tienes previsto asistir, ver todos los archivos adjuntos, abrir espacios para citas y mucho más.

Seleccionar una acción de una tarjeta de reunión:

a Enviar un correo a los invitados

b Unirte a la videollamada

c Cambiar la respuesta

d Editar en Calendar

Consultar la agenda de reuniones de hoy:

  1. Abre una tarjeta de reunión y, a continuación, haz clic en Mostrar más o toca Reuniones de hoy.
    Verás una cronología con todas las reuniones programadas para hoy, así como los espacios de una hora o más que haya entre las reuniones.
  2. (Opcional) Para ver más detalles sobre una reunión, selecciónala.
  3. Para volver a la página principal:
    • En el navegador web o en la aplicación Android, toca o haz clic en Atrás arrow_back.
    • En la aplicación iOS, toca Atrás arrow_back_ios.
5

Gestionar la actividad de la cuenta

Mantén activada la actividad de la cuenta de Cloud Search para recibir sugerencias personalizadas de Google.

Nota: Si no puedes activar la actividad de tu cuenta, ponte en contacto con el administrador. Es posible que deba activar el servicio Historial web de tu organización.

En esta sección, descubrirás cómo:

5.1

Recibir sugerencias personalizadas

Activar o desactivar las sugerencias personalizadas:

  1. Elige una de estas opciones:
  2. En la parte superior, haz clic en Más more_vert > Configuración > Actividad de la cuenta.
  3. Activa o desactiva Actividad en la Web y en Aplicaciones para cambiar el ajuste.
  4. En la parte inferior de la página, selecciona Activa o Pausa para cambiar el ajuste.

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