¿Qué puedes hacer con Documentos?

Redacta informes, crea propuestas conjuntas para proyectos, consulta las notas de reuniones y mucho más.

Con Documentos de Google, puedes crear y editar documentos de texto directamente en tu navegador web sin necesidad de software específico. Y lo que es mejor, varias personas pueden trabajar al mismo tiempo, ver los cambios que otros hacen, y todas las modificaciones se guardan automáticamente.

Qué necesitas:

Una cuenta de G Suite

10 minutos

Qué puedes hacer con Documentos de Google
1

Crear o importar

Para empezar, necesitas un documento de Google en el que trabajar.

En esta sección, aprenderás a:

1.1

Crear un documento nuevo

Puedes crear un documento nuevo en Documentos de Google o en Google Drive.

En Documentos, haz clic en .

Crear un documento nuevo

En Drive, haz clic en NUEVO > Documentos de Google.

Nuevo de Documentos de Google
1.2

Importar y convertir documentos de otros programas a Documentos

Si tienes documentos de texto, como archivos de Microsoft® Word® o PDF de Adobe®, puedes importarlos y convertirlos a Documentos.

  1. Ve a Google Drive.

  2. Haz clic en NUEVO > Subir archivos y elige un documento de texto del ordenador. Entre los archivos compatibles se encuentran .doc, .docx, .dot, .html, texto sin formato (.txt), .odt y .rtf.

  3. Haz clic con el botón derecho en el archivo que quieres convertir y selecciona Abrir con > Documentos de Google.

Al convertir tu documento de otro programa, se crea una copia del archivo original en el formato de Documentos. A continuación, puedes editarlo en el navegador como cualquier otro documento.

¿Tienes un documento de Word?

Si has guardado previamente documentos de Microsoft Word en Drive, también puedes actualizarlos sin tener que convertirlos a Documentos:

Importar y convertir documentos de otros programas a Documentos de Google
2

Editar y dar formato

Ahora que tienes el documento abierto, puedes editarlo como quieras, cambiar su aspecto y trabajar en él más o menos de la misma forma que en el programa anterior. Documentos guarda de forma automática cada cambio que realizas.

En esta sección, aprenderás a:

2.1

Añadir y editar texto

Cambiar el nombre del documento: al principio de la página, haz clic en Documento sin título, escribe un nuevo título y haz clic en Aceptar.

Añadir o editar texto: solo tienes que hacer clic en la página y empezar a escribir.

Añadir y editar texto
2.2

Añadir colores y estilos

Para cambiar los márgenes, el color de la página y la orientación, haz clic en Archivo > Configuración de página.

Utiliza la barra de herramientas para seguir personalizando tu documento. Estas son algunas de las opciones más destacadas:

Deshacer/Rehacer de Documentos

Deshacer y rehacer los últimos cambios

Copiar formato de Documentos

Copiar el formato de una sección de texto y aplicarlo a otra sección

100%

Zoom

Texto normal

Asignar estilos a encabezados y títulos

Arial 10

Cambiar la fuente y su tamaño

Negrita/Cursiva de Documentos

Añadir negrita o cursiva, subrayado o cambiar el color de la fuente

Insertar enlace de Documentos

Insertar un enlace para el texto seleccionado

Insertar comentario de Documentos

Insertar un comentario

Alinear texto de Documentos

Elegir la alineación del texto

Más

Elegir el interlineado, listas con viñetas y numeradas, sangrías, colores de fondo y otras herramientas

2.3

Añadir imágenes, enlaces, tablas, etc.

El menú Insertar permite añadir distintos elementos al documento. Estas son las opciones más destacadas:

Imagen: inserta una imagen del ordenador, la Web o Drive.

Enlace: añade un enlace a otra página o a un encabezado o marcador del mismo documento.

Dibujo: crea formas, imágenes y diagramas directamente en el documento.

Tabla: selecciona el número de columnas y filas para crear una tabla.

Marcador: añade accesos directos a puntos específicos de tu documento.

Índice: crea un índice generado de forma automática que enlaza a cada encabezado del documento al que se haya aplicado un estilo de encabezado.

Añadir imágenes, enlaces, tablas, etc.
2.4

Crea páginas con columnas

Si vas a trabajar en un artículo académico o en cualquier otro documento extenso, puedes organizar el texto en columnas.

Pasos para crear páginas con columnas

  1. Haz clic en Formato > Columnas.
  2. Selecciona el número de columnas que quieras.
  3. Opcional: Haz clic en Formato > Columnas > Más opciones para ajustar el espaciado o añadir líneas entre columnas.
  4. Haz clic en Aplicar.
3

Compartir y colaborar

Para trabajar en el documento con compañeros del equipo o incluso con personas ajenas a tu empresa, solo tienes que compartirlo. Los usuarios del documento podrán realizar cambios a la vez y podrás ver los cambios a medida que se produzcan.

En esta sección, aprenderás a:

3.1

Compartir con el equipo

Para compartir un archivo que te pertenece o que puedes editar:

  1. Abre el archivo que quieras compartir.

  2. Haz clic en Compartir.

  3. Introduce las direcciones de correo electrónico o los Grupos de Google con los que quieres compartir el archivo.

  4. Elige el tipo de acceso que quieres otorgar a otros usuarios:

    • Puede editar: los colaboradores pueden añadir y editar contenido o añadir comentarios.
    • Puede comentar: los colaboradores pueden añadir comentarios, pero no editar contenido.
    • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni añadir comentarios.
  5. Haz clic en Enviar.

Las personas con las que compartas el documento recibirán un correo electrónico con un enlace al documento.

Compartir con el equipo
3.2

Añadir comentarios y respuestas

Si no puedes colaborar en tiempo real, puedes dejar comentarios y preguntas en el lateral del documento para que los miembros del equipo los consulten cuando abran el archivo.

  1. Selecciona una sección del texto.

  2. En la barra de herramientas, haz clic en .

  3. Añade notas y haz clic en Comentar.

Si es importante que un colaborador vea un comentario específico, introduce + seguido de su dirección. Recibirán un correo electrónico con tu comentario, junto con un enlace al documento. Podrán contestar a tus comentarios para responder a una pregunta o empezar un debate.

Cuando el tema del comentario esté resuelto, haz clic en Resolver.

Añadir comentarios y respuestas
3.3

Sugerir cambios

Asimismo, puedes sugerir una modificación para proponer cambios directamente en el documento sin tener que editar el texto. Tus sugerencias no cambiarán el texto original hasta que el propietario del documento las apruebe. Para sugerir cambios, debes tener acceso para editar o comentar el documento.

  1. En la esquina superior, asegúrate de que estás en el modo Sugerencias, que también se puede mostrar como .
  2. Para sugerir un cambio, solo tienes que empezar a escribir donde creas que se debe introducir en el documento. Tus sugerencias se mostrarán en un nuevo color y el texto que marques para eliminar o reemplazar aparecerá tachado (pero no se eliminará hasta que el propietario del documento apruebe la sugerencia).
  3. El propietario del documento recibirá un correo electrónico con tus sugerencias. Cuando haga clic en una sugerencia, podrá aceptarla o rechazarla.
Sugerir cambios
3.4

Chatear con otros usuarios directamente

También puedes colaborar por chat en tiempo real. Si más de una persona tiene tu documento abierto, solo tienes que hacer clic en para abrir un chat de grupo. Podrás recibir comentarios al instante sin tener que salir del documento.

Chatear con otros usuarios directamente
4

Imprimir y descargar

Si necesitas copias de tu documento, descargar versiones en otro formato o imprimirlo, también puedes hacerlo con Documentos.

En esta sección, aprenderás a:

4.1

Imprimir el documento

Para imprimir el documento, sigue uno de estos pasos:

  • Haz clic en Archivo > Imprimir.
  • Haz clic en .

En la vista previa que se muestra, puedes desplazarte por el documento a la derecha o elegir las opciones para imprimir a la izquierda.

Imprimir el documento
4.2

Descargar versiones en otros formatos

Para descargar un documento y que se pueda abrir en otros programas, haz clic en Archivo > Descargar como y elige uno de los siguientes formatos:

  • Microsoft Word (.docx)

  • OpenDocument (.odt)

  • Texto enriquecido (.rtf)

  • PDF (.pdf)

  • Texto sin formato (.txt)

  • Página web (.html, comprimido)

Descargar versiones en otros formatos
4.3

Hacer una copia en Documentos

Copiar un documento resulta útil para crear plantillas. Por ejemplo, si escribes muchas propuestas, puedes hacer copias de una de ellas y, a continuación, actualizar cada copia de un nuevo proyecto sin tener que formatearlo de nuevo.

Para hacer una copia de tu documento, haz clic en Archivo > Crear una copia. Puedes cambiar el nombre de esta copia y, si quieres, compartirla con los mismos colaboradores.

Hacer una copia en Documentos de Google
4.4

Enviar una copia por correo electrónico como archivo adjunto.

Si tienes que colaborar con alguien en un documento de un programa o formato diferente, como Word o PDF, puedes enviarlo por correo electrónico como archivo adjunto. No obstante, en lugar de compartirse, se enviará una copia del archivo original, por lo que no podrás utilizar las herramientas de colaboración de Documentos.

  1. Haz clic en Archivo > Enviar por correo electrónico como archivo adjunto.

  2. Selecciona un formato.

  3. Introduce las direcciones de correo electrónico o Grupos de Google a los que quieres enviar copias.

  4. (Opcional) Introduce un mensaje.

  5. Haz clic en Enviar.

Enviar una copia por correo electrónico como archivo adjunto.

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