¿Qué puedes hacer con las unidades de equipo?

Las unidades de equipo de Google son espacios compartidos donde los equipos pueden guardar sus archivos, acceder y hacer búsquedas en ellos fácilmente desde cualquier lugar donde se encuentren y con cualquier dispositivo.

A diferencia de los archivos de Mi unidad, los de una unidad de equipo pertenecen al equipo y no a un usuario concreto. Incluso si algún miembro deja la unidad, los archivos permanecen en el mismo lugar para que el resto del equipo pueda seguir compartiendo información y trabajando igual que antes.

Nota: Las unidades de equipo están disponibles en las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Business y G Suite para Centros Educativos. Si no puedes usarlas, ponte en contacto con tu administrador.

Qué necesitas:

Cuenta de G Suite

10 minutos

Ninguno
1

Configurar una unidad de equipo

Para empezar, configura una unidad de equipo y añádele miembros.

En esta sección, descubrirás cómo:

1.1

Crear una unidad de equipo

  1. Abre Drive.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Unidades de equipo.
  3. En la parte superior, haz clic en Nueva.
  4. Escribe un nombre.
  5. Haz clic en Crear.

Nota: Si no puedes crear una unidad de equipo, es posible que el administrador haya desactivado la función. Ponte en contacto con tu administrador de G Suite para recibir ayuda.

1.2

Añadir miembros y establecer permisos

A los miembros que se añaden a una unidad se les concede acceso completo, lo que les permite subir, modificar y eliminar archivos, así como invitar a otras personas, pero puedes cambiar sus permisos.

Acceso completo

Permiso para editar

Permiso para comentar

Permiso para ver

Puede ver archivos y carpetas

Acceso completo

Permiso para editar

Permiso para comentar

Permiso para ver

Puede añadir comentarios en los archivos

Acceso completo

Permiso para editar

Permiso para comentar

Permiso para ver


Puede editar archivos

Acceso completo

Permiso para editar

Permiso para comentar


Permiso para ver


Puede crear y subir archivos, así como crear carpetas

Acceso completo

Permiso para editar

Permiso para comentar


Permiso para ver


Puede añadir usuarios a unidades de equipo o quitarlos

Acceso completo

Permiso para editar


Permiso para comentar


Permiso para ver


Puede añadir usuarios a determinados archivos

Acceso completo

Permiso para editar

Permiso para comentar


Permiso para ver


Puede cambiar de lugar archivos y carpetas

Acceso completo

Permiso para editar


Permiso para comentar


Permiso para ver


Puede eliminar archivos y carpetas

Acceso completo

Permiso para editar


Permiso para comentar


Permiso para ver


Puede restaurar archivos de la papelera

Acceso completo

Permiso para editar

Permiso para comentar


Permiso para ver


Añadir miembros y establecer permisos:

Para añadir miembros y establecer permisos, tienes que contar con todos los permisos de acceso.

  1. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en una unidad de equipo.
  2. En la parte superior, debajo del nombre de la unidad, haz clic en +Añadir miembros.
  3. Puedes añadir nombres, direcciones de correo electrónico o grupos de Google.
  4. (Opcional) Para cambiar el permiso de acceso, junto a Total, haz clic en la flecha hacia abajo  que se encuentra y selecciona otro permiso.
  5. (Opcional) Introduce un mensaje.
  6. (Opcional) Si no quieres enviar notificaciones, marca Omitir envío de notificaciones.
  7. Elige una de estas opciones:

    • Haz clic en Enviar para enviar notificaciones.
    • Haz clic en Añadir si no quieres enviar notificaciones.
Ninguno
1.3

Cambiar los permisos de un miembro

Para cambiar los permisos de los miembros, tienes que contar con todos los permisos de acceso.

Para cambiar los permisos de un miembro, sigue estos pasos:

  1. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en una unidad de equipo.
  2. En la parte superior, haz clic en la flecha hacia abajo  que se encuentra junto al nombre de la unidad de equipo y, a continuación, en Administrar miembros.
  3. Haz clic en la flecha hacia abajo  que se encuentra junto al nombre de un miembro y selecciona otro permiso.
  4. Haz clic en Listo.
1.4

Eliminar miembros

Para eliminar miembros, tienes que contar con todos los permisos de acceso.

Para eliminar miembros, sigue estos pasos:

  1. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en una unidad de equipo.
  2. En la parte superior, haz clic en la flecha hacia abajo  que se encuentra junto al nombre de la unidad de equipo y, a continuación, en Administrar miembros.
  3. Haz clic en la flecha hacia abajo  que se encuentra junto al nombre de un miembro y selecciona Quitar miembro.
  4. Haz clic en Listo.

Nota: Es posible que los miembros que hayas eliminado de una unidad de equipo puedan acceder a los archivos compartidos mediante otros métodos como, por ejemplo, con un enlace de tu organización o si se han compartido en un grupo.

2

Añadir archivos y carpetas

Ahora ya puedes añadir archivos a tu unidad de equipo.

En esta sección, descubrirás cómo:

2.1

Crear carpetas

  1. Para crear una carpeta, sigue estos pasos:

    1. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en una unidad de equipo o en una carpeta.

    2. Haz clic en Nuevo > Nueva carpeta.

    3. Introduce el nombre de la carpeta.

    4. Haz clic en Crear.

    Nota: Si quieres cambiar de ubicación alguna carpeta, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

  2. Para subir una carpeta desde el ordenador, sigue estos pasos:

    1. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en una carpeta de la unidad de equipo.

    2. Arrastra una carpeta de tu ordenador a la unidad de equipo o haz clic en Nuevo > Subir carpeta. Ve a la carpeta y ábrela.

2.2

Añadir y abrir archivos

Para añadir archivos a una unidad de equipo, tienes que contar como mínimo con permiso para editar. Todos los archivos que subas serán propiedad del equipo y no se eliminarán de la unidad aunque lo abandones.

Para añadir y abrir archivos, sigue estos pasos:

  1. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en una carpeta de la unidad de equipo.
  2. Arrastra un archivo que tengas en el ordenador para subirlo directamente o haz clic en Nuevo y selecciona una de estas opciones:

    • Para crear un archivo, selecciona el tipo de archivo que quieras crear como, por ejemplo, un Documento de Google.
    • Para subir un archivo, selecciona Subir archivos, busca el archivo y ábrelo.
  3. Haz doble clic en un archivo para abrirlo.

3

Organizar archivos

Una vez que hayas añadido los archivos, puedes destacar los archivos importantes, cambiarlos de sitio y eliminarlos.

En esta sección, descubrirás cómo:

3.1

Destacar archivos importantes

Marca archivos o carpetas importantes para encontrarlos rápidamente más adelante. Simplemente haz clic con el botón derecho en un archivo o una carpeta y selecciona Destacar.

Para ver todos los archivos y carpetas que has destacado, en la barra lateral de la izquierda, haz clic en Destacados.

3.2

Mover archivos

Puedes añadir cualquier archivo a una unidad de equipo, ya sea desde un ordenador o dispositivo móvil o desde otra ubicación de Drive.

Para cambiar archivos de una unidad de equipo a otra o de Mi unidad a una unidad de equipo, arrástralos hasta la carpeta de destino.

Notas:

  • Para cambiar archivos de una unidad de equipo a otra, tienes que contar con todos los permisos de acceso en la unidad de equipo de origen y tener como mínimo permiso para editar en la de destino.
  • Si el propietario de un archivo es otra persona, debes pedirle que lo haga.
  • Para cambiar de lugar carpetas, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.
3.3

Eliminar o restaurar archivos

Para eliminar un archivo, sigue estos pasos:

Tienes que tener todos los permisos de acceso para eliminar un archivo.

Haz clic en el archivo que quieras eliminar y, a continuación, en Papelera , en la parte superior derecha.

Con esta acción, eliminas el archivo para todos los miembros de la unidad.

Puedes restaurar un archivo si alguien lo elimina por error.

Para restaurar un archivo, sigue estos pasos:

Debes tener como mínimo permiso para editar para restaurar un archivo.

  1. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en una unidad de equipo.
  2. En la parte superior, haz clic en la flecha hacia abajo  que se encuentra junto al nombre de la unidad de equipo y, a continuación, en Ver la papelera.
  3. Haz clic en un archivo y, a continuación, en Restaurar .
3.4

Buscar archivos

Para buscar un archivo en una unidad de equipo concreta, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en la flecha hacia abajo  del cuadro de búsqueda.
  2. Junto a Ubicación, haz clic en Cualquiera.
  3. Haz doble clic en Unidades de equipo y selecciona la unidad que quieras.
  4. Haz clic en Seleccionar.
  5. (Opcional) Añade otros criterios de búsqueda, como el tipo de archivo o la fecha de la última modificación.
  6. Haz clic en Buscar.
4

Compartir y colaborar

Los archivos que coloques en una unidad de equipo se comparten automáticamente con todos sus miembros y, además, puedes compartirlos con personas de tu organización que no formen parte de dicha unidad de equipo.

En esta sección, descubrirás cómo:

4.1

Compartir archivos

Al igual que en Drive, puedes compartir archivos con personas de tu organización que no sean miembros de la unidad de equipo de varias maneras, aunque para hacerlo debes tener, como mínimo, permiso para editar los archivos.

Nota: Es posible que tu organización no permita compartir archivos con personas ajenas a la empresa. Para obtener más información, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

Para compartir archivos con grupos o con usuarios concretos, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en el archivo que quieres compartir.
  2. Haz clic en Compartir .
  3. Puedes añadir nombres, direcciones de correo electrónico o grupos de Google.
  4. (Opcional) Para cambiar los permisos (de manera predeterminada editar), haz clic en la flecha hacia abajo  y selecciona otro.
  5. (Opcional) Añade un mensaje.
  6. Haz clic en Enviar.

Los usuarios que solo tienen permiso para ver o comentar no pueden descargar, imprimir ni copiar los archivos compartidos.

Ninguno

Para enviar un enlace por correo electrónico, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en el archivo que quieres compartir.
  2. Haz clic en Compartir .
  3. Haz clic en Quién tiene acceso a.
  4. Junto a Enlace no activo, haz clic en la flecha hacia abajo  que se encuentra.
  5. Haz clic en la opción Copiar, que se encuentra junto a la URL, para copiar el enlace en el portapapeles.
  6. Haz clic en Listo.
  7. Pega el enlace en un correo electrónico.
Ninguno

Para compartir un enlace, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en el archivo que quieres compartir.
  2. Haz clic en Compartir .
  3. Haz clic en Quién tiene acceso a.
  4. Junto a Enlace no activo, haz clic en la flecha hacia abajo  que se encuentra.
  5. Activa Compartir mediante enlace.
  6. Haz clic en la flecha hacia abajo  y selecciona un permiso.
  7. (Opcional) Para compartir los archivos con personas ajenas a tu organización, marca Permitir el acceso externo.
  8. (Opcional) Para permitir que un documento pueda buscarse en Drive, marca Se puede encontrar en los resultados de búsqueda.
  9. Haz clic en Listo.

Cualquier usuario que disponga del enlace puede acceder al archivo.

Nota: Es posible que algunas opciones no se muestren si tu administrador de G Suite las ha desactivado.

Ninguno
4.2

Dejar de compartir archivos

Para dejar de compartir archivos con tu organización, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en un archivo para dejar de compartirlo.
  2. Haz clic en Compartir .
  3. Haz clic en Quién tiene acceso a.
  4. Desactiva Compartir mediante enlace.
  5. Haz clic en Listo.
Ninguno

Para dejar de compartir archivos con usuarios concretos, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en un archivo para dejar de compartirlo.
  2. Haz clic en Compartir .
  3. Haz clic en Quién tiene acceso a.
  4. Haz clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a la persona con la que quieres dejar de compartir archivos y, a continuación, en Eliminar.

Nota: El usuario podrá acceder a los archivos que has dejado de compartir si forma parte de un grupo o de una organización con acceso a ellos.

Ninguno

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