¿Qué puedes hacer con Drive?

Con Google Drive, puedes subir y almacenar todos tus archivos online. Luego puedes compartirlos con tu equipo y acceder a ellos desde cualquier ordenador, smartphone o tablet.

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Quizás también te interese consultar una de estas guías:

¿Qué puedes hacer con Google Drive?
1

Subir y almacenar

En Drive puedes almacenar cualquier archivo: imágenes, dibujos, vídeos y mucho más. Para que un archivo esté automáticamente disponible en todos los dispositivos que utilices, solo tienes que subirlo desde uno de ellos. Hay tres formas de subir archivos a Drive.

En esta sección, aprenderás a:

1.1

Subir archivos a Drive en la Web

Una forma de almacenar archivos en Drive es subir una copia con el navegador web:

  1. Ve a Drive.

  2. Haz clic en NUEVO, selecciona Subir archivos o Subir carpeta y, a continuación, elige el archivo o la carpeta que quieres subir.

  3. Haz clic en Abrir.

Subir archivos

O bien, si utilizas la última versión de Chrome o de Firefox®, puedes arrastrar los archivos directamente desde tu ordenador a la página de Drive en el navegador.

Si subes un archivo cuyo nombre coincide con otro que ya hay, Drive lo añadirá como una versión nueva, en lugar de crear un duplicado. Haz clic en Administrar versiones para ver la versión anterior de ese archivo.

Cuando veas el mensaje Subida realizada, los archivos se habrán subido correctamente y podrás acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo donde esté instalado Drive.

Arrastrar y soltar
1.2

Almacenar archivos con un cliente de sincronización de escritorio

Si prefieres abrir y trabajar con los archivos desde el escritorio y también almacenarlos en Drive, instala Google Drive para Mac/PC. Este cliente de sincronización de escritorio resulta muy útil para almacenar una gran colección de archivos que de otro modo tardarían mucho en subirse.

(Si posteriormente decides desinstalar el cliente, los archivos que tienes en Drive no se verán afectados y podrás seguir accediendo a ellos desde Drive en la Web).

Google Drive para Mac/PC solo estará disponible si tu administrador lo ha activado para tu organización o equipo.

Para utilizar el cliente, instala Drive en tu ordenador; se creará una carpeta en el escritorio llamada Google Drive. Esta carpeta funciona como cualquier otra carpeta en tu ordenador, con la única excepción de que todo lo que coloques en ella se sincroniza automáticamente en la Web y en el resto de dispositivos donde tengas instalado Drive.

Instalar Drive

Instala Drive en tu ordenador:

  1. Ve a la página de descarga de Drive.

  2. Haz clic en Descargar Drive y selecciona Mac y PC.

  3. Haz clic en Aceptar e instalar.

  4. Sigue las instrucciones para instalar Drive.

Descargar

Mueve archivos a la carpeta de escritorio de Drive

Ahora que has instalado Drive en el ordenador, puedes almacenar archivos directamente desde el escritorio.

  1. Decide qué archivos quieres almacenar en Drive.

  2. Organiza los archivos en carpetas tal como quieres que aparezcan en Drive.

  3. Mueve archivos y carpetas a la carpeta de Drive en tu ordenador. A partir de ese momento, esos archivos estarán disponibles en la carpeta de Drive y se sincronizarán con el resto de dispositivos donde también tengas Drive instalado.

Si tu conexión a Internet se interrumpe o necesitas estar sin conexión en mitad de una sincronización, Google Drive para Mac/PC reanudará el proceso en el punto en que se interrumpió cuando vuelvas a estar online.

Mover archivos
1.3

Subir archivos desde un teléfono o tablet

También puedes utilizar la aplicación Drive para almacenar archivos en tu dispositivo Android o iOS. (Si posteriormente decides desinstalar la aplicación, los archivos que tienes en Drive no se verán afectados y podrás seguir accediendo a ellos desde Drive en la Web.)

  1. En función de tu dispositivo, elige una de estas opciones:

    • Teléfono o tablet Android: toca .

    • Dispositivos iOS: toca .

  2. Busca e instala la aplicación Google Drive.

  3. Abre la aplicación que contiene el archivo que quieres subir, toca Compartir y, a continuación, Drive.

Subir archivos desde un teléfono o tablet
2

Sincronizar y acceder

Antes de Drive, si querías acceder a archivos desde otros ordenadores o dispositivos, lo habitual era hacer copias independientes. Además, al actualizar una copia, era preciso actualizar manualmente todas las demás versiones. Drive simplifica el trabajo al sincronizar automáticamente la última versión de un archivo en la Web y en todos los dispositivos.

Una vez que hayas almacenado los archivos en Drive, podrás acceder a ellos desde cualquier ordenador, smartphone o tablet. Cuando cambies un archivo almacenado en una ubicación, Drive hará el mismo cambio en todas las demás ubicaciones donde se encuentre, no tendrás que hacerlo manualmente.

En esta sección, aprenderás a:

2.1

Comprobar el estado de sincronización

En la Web: cuando veas el mensaje Subida realizada, los archivos se habrán subido correctamente y podrás acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo donde esté instalado Drive.

En tu ordenador: al arrastrar archivos a tu carpeta de Drive, estos se sincronizan automáticamente con Drive en la Web (aunque el proceso puede tardar unos minutos en completarse).

Los archivos que presentan el icono todavía no se han sincronizado en Drive.

Los archivos que presentan el icono se han sincronizado correctamente y se puede acceder a ellos desde Drive en cualquier navegador o desde cualquier dispositivo donde esté instalada esta aplicación.

Comprobar el estado de sincronización
2.2

Acceder a los archivos desde cualquier dispositivo

Cuando los archivos se han sincronizado, es posible acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo.

Navegador o dispositivo

Ubicación de acceso

Navegador o dispositivo

Navegador Web (en un ordenador o un dispositivo móvil)

Ubicación de acceso

drive.google.com

Navegador o dispositivo

Ordenador

Ubicación de acceso

Carpeta de Google Drive

Navegador o dispositivo

Dispositivos móviles

Ubicación de acceso

Aplicación Drive

2.3

Acceder a los archivos sin conexión

* Solo navegador Chrome

Quedarte sin conexión o realizar un largo vuelo sin poder acceder a Internet no debería impedirte que trabajaras con Drive.

Configura el acceso sin conexión de manera que la próxima vez que no dispongas de acceso a Internet puedas ver documentos de Google, cambiar las carpetas de ubicación y editar los archivos que tienes almacenados en tu carpeta de Drive.

  1. En Drive, haz clic en y selecciona Configuración.

  2. En la sección Sin conexión, marca la casilla.

  3. Haz clic en Hecho.

Nota: Para asegurarte de que otras personas no puedan ver tus archivos, configura el acceso sin conexión en ordenadores que te pertenezcan exclusivamente a ti.

Acceder a los archivos sin conexión
3.1

Obtener una vista previa y descargar archivos almacenados

En la Web:

Para echar un vistazo rápido a un archivo de Drive en la Web, haz clic con el botón derecho en él y selecciona Vista previa.

En la superposición puedes:

  • Desplazarte por el documento.

  • Hacer clic en o en para obtener una vista previa del documento anterior o siguiente en Drive.

  • Hacer clic en Ver todo para seleccionar y obtener una vista previa de otro documento en Drive.

  • Compartir el documento con otras personas.

  • Imprimir el documento.

  • Abrir el documento para editarlo.

  • Hacer clic en para descargar el documento.

  • Hacer clic en para salir de la vista previa.

¿Quieres guardar un archivo en tu ordenador o dispositivo móvil para acceder a él más adelante? Haz clic en para descargarlo desde la pantalla de vista previa, o bien selecciónalo en Drive, haz clic en y elige Descargar.

Obtener una vista previa y descargar archivos almacenados

Google Drive en la Web

3.2

Abrir archivos

En la Web:

Haz doble clic en el archivo que quieres abrir.

En tu ordenador:

Abre los archivos directamente desde la carpeta de Drive en tu ordenador.

a Los archivos de tu carpeta de Drive que se hayan creado con editores de Documentos de Google se abrirán en el navegador.

b Otros archivos de la carpeta de Drive se abrirán en sus aplicaciones habituales en tu ordenador.

Abrir archivos desde tu ordenador

Google Drive en tu ordenador

3.3

Actualizar archivos de Drive

En la Web:

Para gestionar versiones de los archivos que no se hayan creado en alguno de los editores de Documentos de Google:

  1. Haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Administrar versiones.

  2. Haz clic en Subir nueva versión y selecciona un archivo en tu equipo.

  3. Cuando la nueva versión se haya terminado de subir, haz clic en Cerrar.

Ahora podrás guardar todos los borradores en un mismo archivo.

En tu ordenador:

Para actualizar un archivo, simplemente ábrelo desde la carpeta de Drive de tu ordenador. Realiza los cambios necesarios y estos se sincronizarán automáticamente en Drive en la Web.

También funciona al revés. Los cambios que hagas en Drive en la Web se sincronizarán en tu ordenador. Los archivos y las carpetas estarán actualizados en todas las ubicaciones.

Actualizar archivos de Drive

Google Drive en la Web

3.4

Eliminar archivos

Cuando eliminas de Drive un archivo del que eres propietario en cualquier dispositivo, se elimina automáticamente de Drive en todos los dispositivos y en la Web.

Nota: Los archivos eliminados se mueven a la Papelera de Drive y siguen contando para el almacenamiento total hasta que se eliminan de forma permanente en la Web.

En la Web:

Selecciona los archivos o las carpetas que quieres eliminar y haz clic en .

Elimina los archivos de forma permanente: para eliminar de forma permanente un archivo desde la Papelera, selecciónalo y haz clic en Eliminar para siempre. Para eliminar para siempre todos los archivos que haya en la Papelera, haz clic en Papelera y selecciona Vaciar papelera.

En tu ordenador:

Simplemente selecciona los archivos o las carpetas que quieres quitar y elimínalos como harías con cualquier otro archivo de tu ordenador.

Eliminar archivos

Google Drive en la Web

3.5

Restaurar archivos eliminados

Si cambias de opinión, podrás restaurar a Drive los archivos que hayas eliminado.

En la Web: en la "Papelera" de Drive, selecciona los archivos que quieres restaurar y haz clic en Restaurar.

En tu ordenador: los archivos que elimines de la carpeta de Drive de tu ordenador se trasladan a la papelera de reciclaje del sistema operativo. Podrás restaurarlos como haces con cualquier otro archivo en tu ordenador.

Nota: Los archivos que se restauran desde la papelera de reciclaje del ordenador se vuelven a sincronizar en Drive como archivos nuevos. En la Web, los archivos restaurados aparecen en la carpeta Mi unidad, y se conserva una copia de ellos en la Papelera.

Restaurar archivos eliminados

Google Drive en la Web

4

Organizar y buscar

Ahora que tienes todos los archivos en Drive, consulta aquí cómo puedes mantenerlos organizados.

En esta sección, aprenderás a:

4.1

Crear carpetas

Cualquier nueva carpeta que crees en la carpeta de Drive en tu ordenador o en Drive en la Web aparecerá automaticamente en tus dispositivos para que tengas todo organizado en todas las ubicaciones.

En la Web:

Haz clic en NUEVO y selecciona Carpeta.

En tu ordenador:

Crea carpetas en la carpeta de Drive de tu ordenador del mismo modo que crearías otras carpetas en el sistema.

Crear carpetas
4.2

Mover archivos a carpetas

Para organizar los archivos de Drive, muévelos a las carpetas que hayas creado.

En la Web:

  1. Selecciona los archivos que quieres mover.
  2. Haz clic en y selecciona Mover a.
  3. Selecciona la carpeta y haz clic en Mover.

También puedes arrastrarlos a Mi unidad, en la parte izquierda.

En tu ordenador:

Selecciona los archivos que quieres mover y arrástralos a una carpeta en Drive igual que moverías cualquier otro archivo de tu ordenador.

Mover archivos a carpetas

Google Drive en la Web

4.3

Destacar archivos y carpetas importantes

En la Web:

Marca archivos o carpetas importantes para encontrarlos rápidamente más adelante. Simplemente haz clic con el botón derecho en un archivo o una carpeta y selecciona Destacar.

Para ver todos los archivos y carpetas que has destacado, en la barra lateral de la izquierda, haz clic en Destacados.

Destacar archivos y carpetas importantes

Google Drive en la Web

4.4

Buscar y ordenar archivos y carpetas

En la Web:

Puede resultar complicado examinar cientos de archivos para encontrar el que necesitas. Por ello, lo más recomendable es utilizar la búsqueda de Drive.

En el cuadro de búsqueda de Drive, escribe una palabra o una frase. Para ayudarte a buscar más rápidamente, Drive sugiere términos de búsqueda a medida que vas escribiendo. Haz clic en una de las sugerencias para abrirla, o bien haz clic en Búsqueda de Gmail para ver una lista de resultados.

  1. Opciones de búsqueda avanzadas: en el cuadro de búsqueda, haz clic en para ver las opciones de búsqueda. Elige cualquier opción o combinación de opciones para filtrar aún más los resultados.
  2. Opciones de clasificación:

Haz clic en para ordenar los archivos de cualquiera de estas formas:

  • Última modificación: muestra los elementos modificados recientemente por cualquier persona (no solo por ti). Te ayudará a estar al corriente de los últimos cambios realizados por tus colaboradores.

  • Última modificación mía: muestra los archivos o las carpetas que has cambiado.

  • Últimos abiertos por mí: encuentra los archivos que has abierto recientemente, tanto si los has modificado como si no. Esta es una manera estupenda de volver a los elementos que estabas viendo recientemente, por ejemplo, si cerraste una pestaña del navegador por accidente o no añadiste un marcador a algo que te interesaba.

  • Nombre: muestra los archivos por orden alfabético.

Buscar y ordenar archivos y carpetas

Google Drive en la Web

5

Compartir y colaborar

Si compartes archivos o carpetas de Drive, podrás trabajar en ellos con tus compañeros de equipo o incluso con personas ajenas a tu empresa.

En esta sección, aprenderás a:

5.1

Compartir archivos y establecer niveles de acceso y visibilidad

En la Web:

Para compartir un archivo que te pertenece o que puedes editar:

  1. Selecciona el archivo o la carpeta que quieres compartir.

  2. Haz clic en .

  3. En el cuadro Compartir con otros:

    1. Introduce las direcciones de correo electrónico o los Grupos de Google con los que quieres compartir el archivo.

    2. Elige el tipo de acceso que quieres otorgar:

      • Puede editar: los colaboradores pueden añadir y editar contenido o añadir comentarios.
      • Puede comentar (solo algunos archivos): los colaboradores pueden añadir comentarios, pero no editar contenido.
      • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni añadir comentarios.
    3. Si quieres controlar la visibilidad de tus archivos para que, por ejemplo, sean completamente privados o permitir que cualquier persona en la Web pueda verlos, haz clic en Configuración avanzada > Cambiar y elige una opción. Las opciones disponibles dependerán de la configuración que el administrador haya establecido para tu organización.

  4. Haz clic en Hecho.

Cualquier persona con la que compartas el documento recibirá una notificación por correo electrónico. Una vez que hayas compartido un archivo, puedes obtener el enlace seleccionando el archivo y haciendo clic en Enlace de Drive.

Compartir archivos y establecer niveles de acceso y visibilidad

Google Drive en la Web

5.2

Ver la actividad de Drive

En la Web:

Haz un seguimiento de los cambios que se realizan en los elementos que has creado o subido a Drive, por ejemplo, actividades como:

  • Subir, mover y eliminar.

  • Compartir y dejar de compartir.

  • Cambiar de nombre, editar y comentar.

  • Quién hizo el cambio.

  • A qué personas afectó el cambio.

Para ver toda la actividad de Mi unidad, haz clic en .

Para ver la actividad de un archivo o una carpeta específicos, selecciona el archivo o la carpeta y haz clic en .

Ver la actividad de Drive

Google Drive en la Web

5.3

Colaborar con Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Formularios

En la Web:

Todos los editores de Documentos de Google permiten que varias personas trabajen en el mismo documento en tiempo real. Además, con los comentarios en los archivos, las conversaciones se enmarcan en un contexto y, de esta forma, ya no tienes que perder tiempo enviando y recibiendo correos electrónicos.

Simplemente haz clic en NUEVO y selecciona uno de los tipos de archivos siguientes. Lo único que tendrás que hacer es compartir el archivo con tu equipo para poder colaborar en la elaboración de un borrador o para tratar una cuestión importante.

Colaborar con Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Formularios de Google

Google Drive en la Web

Editor

Descripción

Ejemplos de uso

Editor

docs Documentos de Google

Descripción

Documentos de texto

Ejemplos de uso

Propuestas, informes, notas de reuniones compartidas

Editor

sheets Hojas de cálculo de Google

Descripción

Hojas de Cálculo

Ejemplos de uso

Planes de proyecto, hojas de presupuesto

Editor

slides Presentaciones de Google

Descripción

Presentaciones

Ejemplos de uso

Propuestas de lanzamiento, módulos de formación y presentaciones de equipo

Editor

forms Formularios de Google

Descripción

Encuestas

Ejemplos de uso

Encuestas de satisfacción de los clientes, encuestas de grupo

Editor

drawings Dibujos de Google

Descripción

Formas, gráficos y diagramas

Ejemplos de uso

Diagramas de flujo, gráficos organizativos, esquemas de sitios web, mapas mentales

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