Empezar a utilizar Drive

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¿Qué puedes hacer con Drive?

Con Google Drive, puedes guardar todos tus archivos en la nube, como fotos, documentos de Microsoft® Word®, hojas de cálculo de Excel® y mucho más. También puedes hacer cambios en documentos de Word mediante Documentos de Google o convertir estos documentos en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.

Puedes abrir tus archivos desde tu carpeta de Drive del escritorio del ordenador o desde tu navegador. Los archivos que creas con Documentos de Google se abren en tu navegador o en la aplicación móvil. En cambio, los archivos de otro tipo de la carpeta se abrirán en sus aplicaciones habituales en tu ordenador; por ejemplo, como Adobe® Reader® en el caso de los PDF®.

Qué necesitas:

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schedule 10 minutos

¿Estás cambiando a Drive desde otra solución de almacenamiento en la nube?

Puedes obtener más información en estas guías:

¿No tienes claro si debes usar Mi unidad o unidades de equipo?

Si quieres conocer las diferencias entre Mi unidad y las unidades de equipo, consulta la página de preguntas frecuentes de Drive ¿En qué se diferencian Mi unidad y las unidades de equipo?.

Qué puedes hacer con Google Drive
1

Subir y almacenar archivos

En Drive puedes almacenar cualquier archivo: imágenes, dibujos, vídeos y mucho más. Solo tienes que almacenar un archivo en Drive desde un dispositivo y estará disponible automáticamente en todos los dispositivos que tengas. Hay tres formas de subir archivos a Drive.

En esta sección, descubrirás cómo:

1.1

Subir archivos a Drive en la Web

Una forma de almacenar archivos en Drive es subiendo una copia de ellos con un navegador web:

  1. Ve a Drive.
  2. Haz clic en   Nuevo, selecciona Subir archivos o Subir carpeta y, a continuación, elige el archivo o la carpeta que quieras subir.
  3. Haz clic en Abrir.

Si utilizas la última versión de Chrome o Firefox®, puedes arrastrar los archivos directamente de tu ordenador a la página de Drive de tu navegador.

Si ya hay un archivo con el mismo nombre que el que estás subiendo, Google Drive no creará un duplicado, sino que lo añadirá como una versión nueva del archivo. Para ver la versión anterior de ese archivo, puedes gestionar sus versiones.

Cuando veas Subida completada, los archivos se habrán subido correctamente y podrás acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo que tenga instalado Google Drive.

Subir archivos
1.2

Guardar archivos en el ordenador

Nota: Si vas a utilizar Copia de seguridad y sincronización backup en lugar de File Stream de Drive, consulta el artículo Crear copias de seguridad de archivos y sincronizarlos con Google Drive.

Si quieres trabajar en archivos desde tu ordenador, instala File Stream de Drive. Tus archivos están en la nube y puedes acceder a ellos cuando quieras. De este modo, se libera espacio en la unidad de disco duro de tu ordenador, se ahorra ancho de banda de la red e implica esperar menos tiempo a que los archivos se sincronicen. También marcar archivos de Drive para que estén disponibles sin conexión; si lo haces, se sincronizarán con la nube cuando vuelvas a tener conexión.

Después de instalar File Stream de Drive, puedes acceder a Mi unidad desde Mi ordenador (Microsoft® Windows) o Finder (iOS®) como cualquier otra carpeta normal. A continuación, puedes mover tus archivos a Drive, donde se sincronizarán en la nube y liberará espacio de tu ordenador.

Si posteriormente decides desinstalar File Stream de Drive, tus archivos de Google Drive no se verán afectados y podrás seguir accediendo a ellos desde Drive en la Web.

File Stream de Drive solo está disponible si tu administrador de G Suite lo ha activado en tu organización o equipo.

Instalar File Stream de Drive:

  1. En el ordenador, sigue las instrucciones de instalación del Centro de Ayuda de Google Drive. Una vez instalado, verás File Stream de Drive drive_file_stream en la esquina inferior derecha en Windows o en la esquina superior derecha en Mac.
  2. Haz clic en File Stream de Drive drive_file_stream.
  3. Haz clic en Abrir la carpeta de Google Drive folder_mydrive para acceder a tus archivos y carpetas de Google Drive.

Si instalas File Stream de Drive en tu ordenador, se crea una unidad en el explorador de Microsoft® Windows® o un dispositivo en Apple® Mac® Finder® con el nombre Google Drive. Todos tus archivos de Google Drive aparecerán aquí.

Descargar Drive

Mover archivos a una carpeta:

  1. Decide qué archivos quieres guardar en Google Drive.
  2. (Opcional) Organiza los archivos en carpetas tal como quieres que aparezcan en Google Drive.
  3. Haz clic en File Stream de Drive drive_file_stream.
  4. Haz clic en Abrir la carpeta de Google Drive folder_mydrive.
  5. Mueve los archivos y carpetas a una carpeta. A partir de este momento, esos archivos estarán disponibles en la carpeta de Google Drive y se sincronizarán con el resto de los dispositivos donde también tengas Google Drive instalado.

Si tu conexión a Internet se interrumpe o necesitas estar sin conexión en mitad de una sincronización, File Stream de Drive reanudará el proceso en el punto en que se interrumpió cuando vuelvas a estar online.

Pausar la sincronización:

  1. Haz clic en File Stream de Drive drive_file_stream.
  2. Haz clic en Más more_vert > Pausar la sincronización.

Mientras File Stream de Drive está en pausa, no se sincroniza con Google Drive ningún cambio que se haga de forma local ni se descargan las nuevas versiones de los archivos disponibles sin conexión. Haz clic en Seguir con la sincronización para empezar la sincronización de la copia de seguridad.

1.3

Subir archivos desde un teléfono o tablet

También puedes utilizar la aplicación Drive para almacenar archivos en tu dispositivo Android o iOS. Si más tarde decides desinstalar la aplicación, los archivos que tienes en Drive no se verán afectados y podrás seguir accediendo a ellos desde Drive en la Web.

  1. En función de tu dispositivo, elige una de estas opciones:
    • Tablet o teléfono Android: toca Google Play Icono de Google Play Store.
    • Dispositivos iOS: toca App Store App Store.
  2. Busca y descarga la aplicación Google Drive.
  3. Abre la aplicación que contiene el archivo que quieres subir, toca Compartir y, a continuación, Drive.
Subir archivos desde un teléfono o tablet
2

Acceder a archivos

Puedes acceder a tus documentos en Drive estés donde estés desde tu ordenador, teléfono o tablet. Cuando hayas acabado de hacer cambios, Drive los sincroniza automáticamente, por lo que si abres el mismo documento en otro dispositivo, verás todos los cambios que hayas hecho.

En esta sección, aprenderás a:

2.1

Comprobar el estado de sincronización

En la Web

Cuando veas el mensaje Subida realizada, los archivos se habrán subido correctamente y podrás acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo donde esté instalado Drive.

En un ordenador

Al arrastrar los archivos a una carpeta en File Stream de Drive, se suben automáticamente a Drive en la Web (aunque el proceso puede tardar unos minutos en completarse).

Los archivos que presentan el icono autorenew todavía no se han subido a Drive.

Los archivos que presentan el icono done se han subido correctamente y se puede acceder a ellos desde Drive en cualquier navegador o en cualquier dispositivo que tenga Drive instalado.

Comprobar el estado de sincronización
2.2

Acceder a archivos desde cualquier dispositivo

Cuando los archivos se han sincronizado, es posible acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo.

Navegador o dispositivo

Requisitos

Cómo acceder

Navegador o dispositivo

web Navegador web (en cualquier dispositivo)

Requisitos

Instalar cualquier navegador web.

Cómo acceder

Navegador o dispositivo

desktop_windows Ordenador

Requisitos

Instalar File Stream de Drive desde el Centro de Ayuda de Drive.

Cómo acceder

Haz clic en File Stream de Drive drive_file_stream y, a continuación, en Abrir Google Drive folder_mydrive.

Navegador o dispositivo

smartphone Dispositivo móvil

Requisitos

Instalar la aplicación Drive desde Play Store (Android) o App Store (iOS®).

Cómo acceder

Abre la aplicación Drive en tu dispositivo.

2.3

Acceder a archivos sin conexión

Quedarte sin conexión o no poder acceder a Internet durante un largo vuelo no significa que no puedas trabajar en Drive.

Configura el acceso sin conexión y así, la próxima vez que no dispongas de acceso a Internet, podrás ver documentos, cambiar las carpetas de ubicación o editar los archivos que tienes almacenados en Drive.

Importante: Si quieres evitar que otras personas puedan ver tus archivos, configura el acceso sin conexión en dispositivos que solo tú utilices.

En la Web

Solo con el navegador Chrome

Configurar el acceso sin conexión a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google:

  1. En Drive, haz clic en el icono de la rueda dentada settings > Configuración.
  2. En la sección Sin conexión, marca la casilla para sincronizar archivos de Google.
  3. Haz clic en Listo.

Para configurar el acceso sin conexión en dispositivos móviles, echa un vistazo al consejo Accede a archivos almacenados en Drive sin conexión a Internet.

Acceder a archivos sin conexión

En un ordenador

Para configurar el acceso sin conexión a archivos PDF, de Microsoft® Office® y de otros tipos en tu ordenador, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en File Stream de Drive drive_file_stream.
  2. Haz clic en Abrir Google Drive folder_mydrive.
  3. Haz clic con el botón derecho en la carpeta o en el archivo a los que quieras acceder sin conexión.
  4. Haz clic en File Stream de Drive > Disponible sin conexión.
3.1

Obtener una vista previa y descargar archivos almacenados en la Web

Para echar un vistazo rápido a un archivo de Google Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo y selecciona Vista previa.

En esta vista, puedes realizar las acciones siguientes

  • Desplazarte hacia abajo o hacia arriba en tu archivo.
  • Hacer clic en la flecha hacia la izquierda  arrow_back_ios para ver el archivo anterior o en la flecha hacia la derecha arrow_forward_ios para ver el archivo siguiente.
  • Abrir tu archivo para editarlo.
  • Imprimir el archivo.
  • Hacer clic en Descargar file_download para que se descargue el archivo.
  • Hacer clic en Más more_vert para compartir, mover y cambiar de nombre un archivo, entre otras acciones.

Si quieres guardar un archivo y poder abrirlo posteriormente, descárgalo de una de estas formas:

  • En la pantalla de vista previa, haz clic en Descargar file_download.
  • En Google Drive, selecciona un archivo y haz clic primero en Más more_vert y después en Descargar file_download.
Obtener una vista previa y descargar archivos almacenados
3.2

Abrir archivos

En la Web

En Drive, haz doble clic en el archivo que quieres abrir.

En un ordenador

  1. Haz clic en File Stream de Drive drive_file_stream.
  2. Haz clic en Abrir Google Drive folder_mydrive.
  3. Haz doble clic en el archivo que quieres abrir.
    • Los archivos que se hayan creado con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios se abren en tu navegador.
    • El resto de los archivos se abrirán en las aplicaciones habituales en tu ordenador.
3.3

Actualizar archivos de Drive

En la Web

Para restaurar una versión anterior de un archivo que no se haya creado en Documentos, Hojas de cálculo ni Presentaciones, sigue estos pasos:

  1. Haz clic con el botón derecho y selecciona Gestionar versiones.
  2. Haz clic en Subir nueva versión y selecciona un archivo en tu equipo.
  3. Cuando la nueva versión se haya terminado de subir, haz clic en Cerrar.
Actualizar archivos de Drive

En un ordenador

Para actualizar un archivo, ábrelo en File Stream de Drive drive_file_stream en el ordenador y haz los cambios que quieras. Se actualizarán automáticamente en Drive en la Web.

También funciona al revés. Los cambios que hagas en Drive en la Web se sincronizarán en tu ordenador. Los archivos y las carpetas estarán actualizados en todas las ubicaciones.

3.4

Eliminar archivos

Si eliminas en cualquier dispositivo un archivo de Drive que te pertenece, se eliminará automáticamente de Drive en todos los dispositivos y en la Web.

Nota: Tus archivos eliminados se enviarán a la papelera de Drive y seguirán ocupando parte del almacenamiento total hasta que los elimines de forma permanente en la Web.

En la Web

Selecciona los archivos o las carpetas que quieres borrar y haz clic en Eliminar delete.

Eliminar archivos de forma permanente: para eliminar de forma permanente un archivo desde la papelera, selecciona el archivo y haz clic en Eliminar para siempre. Para eliminar para siempre todos los archivos que haya en la Papelera, haz clic en Papelera y selecciona Vaciar papelera.

Eliminar archivos

En un ordenador

Simplemente selecciona los archivos o las carpetas que quieres quitar y elimínalos como harías con cualquier otro archivo de tu ordenador.

3.5

Restaurar archivos eliminados

Si cambias de opinión después de eliminar un archivo o una carpeta, puedes restaurarlo en Drive. Tanto si lo eliminas de Drive en la Web como del ordenador en File Stream de Drive, puedes restaurarlo del mismo modo.

En la Web

Abre Drive y haz clic en Papelera delete. Selecciona los archivos que quieras restaurar y haz clic en Restaurar.

Restaurar archivos eliminados
4

Organizar y buscar

Ahora que tienes todos los archivos en Drive, en esta sección puedes consultar cómo mantenerlos organizados.

En esta sección, descubrirás cómo:

4.1

Crear carpetas

Cualquier carpeta que crees en la carpeta de File Stream de Drive de tu ordenador o en Drive en la Web aparece automáticamente en tus dispositivos, para que tengas todo organizado en todas las ubicaciones.

En la Web

En Drive, haz clic en Nuevo > Carpeta.

En un ordenador

Con File Stream de Drive, crea carpetas en Google Drive (Mi unidad o unidades de equipo) del mismo modo que creas carpetas en tu ordenador.

4.2

Transladar archivos a carpetas

En la Web

Mover un archivo a Mi unidad:

  1. Selecciona el archivo.
  2. Haz clic en Más more_vert > Mover a drive_file_move.
  3. Selecciona la carpeta y haz clic en Mover o en Mover aquí.

También puedes arrastrar archivos y carpetas a la carpeta que quieras en Mi unidad, en la parte izquierda.

Organizar archivos en los resultados de búsqueda y en las vistas Reciente, Destacado y Compartido conmigo:

Nota: Al mover un archivo que se encuentre en Compartido conmigo, solo se moverá tu copia.

  1. Selecciona un archivo y, si no está en Mi unidad, haz clic en Añadir a Mi unidad add_to_drive.
  2. Haz clic en Mover a drive_file_move, selecciona la carpeta a la que quieras mover el archivo y haz clic en Mover o en Mover aquí.

Hacer una copia de un archivo compartido:

  1. En Compartido conmigo, haz clic con el botón derecho del ratón en un archivo y selecciona Hacer una copia.
  2. (Opcional) Para mover el archivo:
    1. En la ventana emergente de la parte inferior, haz clic en Localizar.
    2. Haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo y, a continuación, haz clic en Mover a drive_file_move.

Mover archivos a carpetas

En un ordenador

Selecciona los archivos que quieres mover y arrástralos a una carpeta de Google Drive, del mismo modo que moverías cualquier otro archivo en tu ordenador.

4.3

Destacar archivos y carpetas importantes

En la Web

Marca archivos o carpetas importantes para encontrarlos rápidamente más adelante. Haz clic con el botón derecho en un archivo o carpeta y selecciona Destacar.

Para ver todos los archivos y carpetas que has destacado, en la barra lateral de la izquierda, haz clic en Destacado.

Destacar archivos y carpetas importantes
4.4

Buscar y ordenar archivos y carpetas

En la Web

Ir desplazándote por cientos de archivos hasta dar con el que buscas puede ser bastante pesado, por lo que te recomendamos que uses la búsqueda de Google Drive en estos casos.

Buscar archivos o carpetas en Google Drive:

  1. En el cuadro de búsqueda de Drive, introduce una palabra o una frase.
    Para ayudarte a buscar más rápidamente, Google Drive te sugiere términos de búsqueda a medida que vas escribiendo.
  2. Haz clic en una sugerencia para abrirla o haz clic en Buscar search para ver una lista de resultados.

Utilizar opciones de búsqueda avanzadas:

  1. En la parte derecha del cuadro de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down.
    Elige cualquier opción o combinación de opciones para acotar aún más los resultados.
    • Tipo: busca por tipo de archivo.
    • Propietario: busca por propietario de archivo.
    • Ubicación: busca en ubicaciones determinadas, incluidas las carpetas Papelera o Destacados. Solo puedes buscar en carpetas que estén en Mi unidad o en unidades de equipo. Si quieres buscar en una carpeta que se haya compartido contigo, primero debes añadirla a Mi unidad.
    • Fecha de modificación: muestra los elementos modificados recientemente por cualquier persona (no solo por ti).
    • Nombre del elemento: busca términos en los nombres de archivos.
    • Contiene las palabras: busca archivos que contienen determinadas palabras.
    • Compartidos con: busca personas que tengan acceso a determinados archivos.
    • Seguimiento: busca archivos de tu propiedad con sugerencias, o archivos con tareas que se te hayan asignado.
  2. Haz clic en BUSCAR.

Buscar y ordenar archivos y carpetas
5

Compartir y colaborar

Si compartes archivos o carpetas de Drive, podrás trabajar en ellos con tus compañeros de equipo o incluso con personas ajenas a tu empresa.

En esta sección, descubrirás cómo:

5.1

Compartir archivos y establecer niveles de acceso y visibilidad

En la Web

Compartir archivos o carpetas con determinadas personas:

Solo puedes compartir archivos de tu propiedad o en los que tengas permiso para editar.

  1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta que quieres compartir y selecciona Compartir person_add.
  2. En Personas, escribe la dirección de correo electrónico de las personas o grupos con los que quieras compartir el archivo.

    Nota: Si no puedes añadir usuarios ajenos a tu empresa, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

  3. Haz clic en Editar edit y elige un nivel de acceso:
      • Puede editar: los colaboradores pueden añadir, editar y comentar contenido.
      • Puede comentar (solo en algunos archivos): los colaboradores pueden comentar el contenido, pero no editarlo.
      • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni comentarlo.

    Todas las personas con las que hayas compartido el contenido recibirán un correo electrónico con un enlace al archivo o carpeta oportunos.

  4. (Opcional) Añade una nota al correo electrónico. Si no quieres que se envíe ningún correo, desmarca la casilla Notificar a las personas.
  5. Haz clic en Enviar.

Compartir enlaces a archivos o carpetas:

Puedes enviar un enlace a un archivo o una carpeta a otros usuarios para que aquellos que lo tengan puedan abrirlos. Al compartir un enlace, se te mostrará como propietario del archivo.

Solo puedes compartir archivos de tu propiedad o en los que tengas permiso para editar.

  1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta que quieres compartir y selecciona Compartir person_add.
  2. En la parte superior derecha, haz clic en Obtener enlace para compartir.
  3. Haz clic en Cualquier usuario de [tu organización] con el enlace puede ver y selecciona un nivel de acceso.
    • Puede editar: los colaboradores pueden añadir, editar y comentar contenido.
    • Puede comentar (solo en algunos archivos): los colaboradores pueden comentar el contenido, pero no editarlo.
    • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni comentarlo.
  4. Haz clic en Copiar enlace.
  5. Haz clic en Listo.
  6. Pega el enlace en un correo electrónico o donde quieras compartirlo.

Dejar de compartir archivos o carpetas de tu propiedad:

  1. En Drive, selecciona una carpeta o archivo que esté compartido.
  2. Haz clic en Compartir person_add.
  3. En la parte inferior, haz clic en Avanzado.
  4. Haz clic en la opción Eliminar close situada junto a la persona con la que quieras dejar de compartir el archivo o la carpeta.
  5. Haz clic en Guardar cambios.

Eliminar enlaces a archivos o carpetas de tu propiedad:

Si eliminas un enlace a un archivo o una carpeta de tu propiedad, solo podréis verlos tú y las personas con las que estén compartidos.

  1. En Drive, selecciona un archivo o una carpeta compartidos mediante enlace.
  2. Haz clic en Compartir person_add.
  3. Haz clic en Cualquier usuario de [tu organización] con el enlace > NO: solo pueden acceder usuarios específicos.
  4. Haz clic en Listo.

Compartir archivos y definir niveles de acceso y visibilidad
5.2

Ver la actividad de Drive y detalles de los archivos

En la Web

Puedes llevar un control de los cambios que se hacen en los elementos que has creado o subido a Drive, así como ver información específica de tus archivos o carpetas. Para ver la actividad realizada en un archivo o una carpeta concretos, selecciónalos y haz clic en Información info.

Ver actividad de Drive en la pestaña Actividad:

Puedes ver los cambios hechos en elementos de Drive, como los siguientes:

  • Quién ha subido, copiado, movido o eliminado un elemento.
  • Quién ha compartido o ha dejado de compartir un elemento.
  • Quién ha comentado, editado o cambiado el nombre de un elemento.
  • A qué personas ha afectado un cambio.

Ver actividad de Drive en la pestaña Detalles:

  1. En Drive, en la parte superior del panel Actividad, haz clic en Detalles para ver información y cambios como, por ejemplo, los siguientes:
    • Tipo de archivo y propietario.
    • Tamaño de las carpetas y número de elementos.
    • La persona que modificó, creó o abrió un elemento por última vez.
  2. Para añadir una descripción a un elemento, haz clic en Editar create.

Ver la actividad de Drive
5.3

Colaborar con editores de Documentos de Google

En la Web

En Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Google Sites, puedes colaborar con otros usuarios en el mismo documento en tiempo real. Además, con los comentarios en los archivos, las conversaciones se producen en el contexto pertinente y de esta forma ya no hay que perder tiempo enviando y recibiendo correos electrónicos.

Basta con hacer clic en Nuevo y seleccionar uno de los tipos de archivo que se indican a continuación. Lo único que tendrás que hacer es compartir el archivo con tu equipo para poder colaborar en la elaboración de un borrador o para tratar una cuestión importante.

Colaborar con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google

Editor

Descripción

Ejemplos de uso

Editor

docs Documentos de Google

Descripción

Documentos de texto

Ejemplos de uso

Propuestas, informes, notas de reuniones compartidas

Editor

sheets Hojas de cálculo de Google

Descripción

Hojas de Cálculo

Ejemplos de uso

Planes de proyecto, hojas de presupuesto

Editor

slides Presentaciones de Google

Descripción

Presentaciones

Ejemplos de uso

Propuestas empresariales, módulos de formación y presentaciones de equipo

Editor

forms Formularios de Google

Descripción

Encuestas

Ejemplos de uso

Encuestas de satisfacción de los clientes, encuestas de grupo

Editor

drawings Dibujos de Google

Descripción

Formas, gráficos y diagramas

Ejemplos de uso

Diagramas de flujo, gráficos organizativos, esquemas de sitios web, mapas mentales

Editor

sites Google Sites

Descripción

Sitios web

Ejemplos de uso

Sitios web de equipos, de proyectos, de currículos

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