Empezar a compartir archivos con Drive

Como administrador, puedes usar Google Drive para administrar, organizar y compartir los archivos de tu organización en un único repositorio centralizado. Si no eres administrador, puedes configurar un repositorio en Drive similar para tu equipo. Una vez que hayas configurado el uso compartido de los archivos en Drive, los miembros del equipo podrán encontrar, guardar y compartir documentos de forma eficiente en una estructura de carpetas organizada.

Nota: Si estás configurando el uso compartido de archivos para tu organización, te recomendamos que uses una cuenta de tu confianza como, por ejemplo, tu cuenta de administrador o una cuenta de una función de Google específica para este fin, como empresadrive@solarmora.org. Como esta cuenta será propietaria del sistema de archivos de tu empresa, es posible que quieras aplicar medidas de seguridad adicionales como, por ejemplo, la verificación en dos pasos. En este ejemplo, usamos la cuenta del administrador para una empresa ficticia llamada Solarmora.

Recomendamos esta configuración para organizaciones que tengan como máximo 200 empleados que utilicen permisos básicos para compartir contenido. Si tu organización tiene más de 200 usuarios, es posible que experimenten retrasos en el acceso, especialmente si se comparten muchos documentos (decenas de miles) o si la estructura de carpetas está muy anidada.

Las organizaciones con más de 200 miembros pueden usar esta configuración para almacenar y buscar documentos. Sin embargo, para las organizaciones de gran tamaño, esta configuración funciona mejor si el contenido compartido es estático o tiene poca actividad, si tiene aproximadamente cuatro niveles de subcarpetas o menos y si utiliza permisos básicos para compartir contenido.

Qué necesitas:

Una cuenta de G Suite

20 minutos

Consola de Administración (Opcional) Acceso de administrador para establecer la configuración de uso compartido de archivos de toda tu organización

1

Crear un repositorio central

Para empezar, debes crear las carpetas.

En esta sección, aprenderás a:

1.1

Crear una carpeta de nivel superior

Tener una única carpeta de nivel superior en Drive es como tener una carpeta "Mis documentos" para toda la organización. Esto facilita la administración y el mantenimiento de los documentos.

Para crear una carpeta de nivel superior en tu organización:

  1. Ve a Drive.

  2. Si aún no lo has hecho, inicia sesión con tu dirección de correo electrónico (nombreusuario@tudominio.com) y tu contraseña.

  3. Haz clic en NUEVO y selecciona Carpeta.

  4. Introduce un nombre para la carpeta como, por ejemplo, "Drive de la empresa", y haz clic en Crear. La carpeta nueva aparecerá en Mi unidad.

Crear una carpeta de nivel superior
1.2

Crear subcarpetas para cada departamento

Ahora que ya dispones de un repositorio central para todos los archivos de la organización, es el momento de configurar las carpetas para cada equipo o departamento. En este ejemplo, dentro de la carpeta de nivel superior, creamos una subcarpeta para el departamento de Marketing.

  1. Abre la carpeta de nivel superior.

  2. Haz clic en NUEVO y selecciona Carpeta.

  3. Introduce un nombre para la carpeta como, por ejemplo, "Marketing", y haz clic en Crear.

La subcarpeta aparecerá dentro de la carpeta de nivel superior.

Puedes seguir el mismo procedimiento para crear más subcarpetas para el resto de los departamentos o equipos de la organización, hasta que completes la estructura de carpetas que necesites para toda la organización.

Crear subcarpetas para cada departamento
2

Configurar el acceso

2.1

Cómo funciona Grupos

Con Grupos de Google, puedes compartir archivos fácilmente con todas las personas de un equipo al mismo tiempo y administrar el acceso a los archivos. Si añades a cinco miembros a un grupo (por ejemplo, a solarmora-marketing@solarmora.com), puedes compartir inmediatamente una carpeta de Drive con todos ellos: solo tienes que compartirla con la dirección del grupo.

Si añades a nuevos miembros al grupo, automáticamente tendrán acceso al contenido que previamente hayas compartido con ese grupo.

De igual modo, si eliminas a un miembro de un grupo, esa persona ya no podrá acceder al contenido que compartas con el grupo.

Cómo funciona Grupos
2.2

Crear grupos para departamentos o equipos

Para crear un grupo para un equipo o un departamento:

  1. Ve a groups.google.com.

  2. Para crear grupos en tu organización que no sean públicos, haz clic en Mis grupos > Cambiar vista de organización a tudominio.com.

  3. Haz clic en CREAR GRUPO.

  4. Introduce la información del grupo.

  5. Como tipo de grupo, selecciona Lista de correo electrónico.

  6. Para establecer quién puede unirse al grupo, selecciona Solo usuarios invitados.

  7. Haz clic en CREAR.

Crear grupos para departamentos o equipos

Para añadir a personas a un grupo:

  1. Haz clic en Invitar a personas a unirse al grupo.

  2. Introduce las direcciones de correo electrónico de los miembros del grupo e incluye un mensaje.

  3. Haz clic en Enviar invitaciones.

  4. Haz clic en Hecho.

Puedes crear más grupos de la misma forma. Si necesitas más ayuda para crear grupos, consulta Empezar a utilizar Grupos.

Ninguno
2.3

Compartir el repositorio con tu organización

Para compartir la carpeta de nivel superior con toda tu organización con permisos de solo lectura:

  1. Ve a Drive. En Mi unidad, selecciona la carpeta de nivel superior.
  2. Haz clic en Compartir en Drive.

  3. Haz clic en Configuración avanzada.

  4. Debajo de Quién tiene acceso, haz clic en Cambiar.

  5. Activa la opción Cualquier usuario de tu organización puede encontrar y acceder.

  6. En Acceso, selecciona Puede ver.

  7. Haz clic en Guardar y, a continuación, en OK.

Compartir el repositorio con tu organización
2.4

Compartir subcarpetas con los grupos

Ahora que ya has creado la estructura y los grupos, puedes especificar quién tiene acceso a cada una de las subcarpetas. Por ejemplo, quizá quieras que el grupo Marketing administre la carpeta "Marketing" y su contenido.

Para compartir una subcarpeta con un grupo específico:

  1. Selecciona la subcarpeta.

  2. Haz clic en Compartir en Drive.

  3. Haz clic en Configuración avanzada.

  4. Debajo de Invitar a personas, introduce la dirección de correo electrónico del grupo al que quieres conceder acceso y selecciona Puede editar.

  5. (Opcional) Para restringir el acceso a los permisos de uso compartido:

    • Selecciona Evitar que los editores cambien el acceso y añadan a nuevos usuarios.
    • Haz clic en Guardar cambios.
  6. Haz clic en Enviar y, a continuación, en Listo.

Compartir subcarpetas con los grupos
2.5

Cómo funciona el acceso a los archivos compartidos

En nuestro ejemplo, los miembros del grupo Solarmora Marketing pueden realizar cambios en la carpeta "Marketing" y en sus subcarpetas; por ejemplo, pueden editar y añadir archivos. Sin embargo, no pueden realizar cambios en las carpetas de nivel superior como, por ejemplo, en "Drive de la empresa".

Si una persona con acceso de edición elimina un archivo de la carpeta compartida "Marketing", la persona que originalmente añadió el archivo y los propietarios de las carpetas de nivel superior, como "Drive de la empresa", aún podrán encontrar el archivo realizando una búsqueda. Sin embargo, el archivo se elimina de la carpeta de Drive del resto de usuarios.

Como administrador, puedes editar y quitar archivos y carpetas de todas las subcarpetas de "Drive de la empresa". Obtén más información sobre la configuración para compartir.

3

Incorporar a tu organización

Ahora que el contenido para compartir y los grupos están listos, es el momento de establecer la configuración para todos los miembros de la organización. Puedes enviarles un correo electrónico con instrucciones para empezar. A continuación, te mostramos una plantilla que puedes adaptar según te convenga.

En esta sección, aprenderás a:

3.1

Correo electrónico de notificación de ejemplo

Aquí tienes un correo electrónico de ejemplo que puedes adaptar para tu organización:

Te damos la bienvenida a Google Drive. La carpeta Nombre de la carpeta de nivel superior se ha configurado como un sistema para compartir archivos en tu organización. En esta carpeta, puedes encontrar, almacenar y compartir documentos de forma rápida y eficiente en un único repositorio organizado, que se ubica en Drive.

Qué hacer

  1. Abre Drive.
  2. Inicia sesión con tu dirección de correo electrónico completa (nombreusuario@tudominio.com) y tu contraseña.
  3. Haz clic en Compartido conmigo.
  4. Haz doble clic en Nombre de la carpeta de nivel superior.
  5. Haz clic en la flecha junto a Nombre de la carpeta de nivel superior y selecciona Añadir a Mi unidad.

Ahora, deberías ver la carpeta Nombre de la carpeta de nivel superior en Mi unidad. Para encontrar la carpeta de tu equipo, haz doble clic en Nombre de la carpeta de nivel superior, localiza tu departamento y desplázate por las subcarpetas. Como miembro de Nombre del equipo (nombregrupo@tudominio.com), deberías poder añadir y editar archivos en las carpetas de tu equipo. Si quieres acceder rápidamente a esa carpeta, puedes añadirla a Mi unidad del mismo modo que añadiste Nombre de la carpeta de nivel superior.

Correo electrónico de notificación de ejemplo

Funcionamiento

Una vez que hayas añadido Nombre de la carpeta de nivel superior y otras carpetas del equipo a Drive, podrás editar y añadir archivos y carpetas a la carpeta de tu equipo. La próxima vez que crees o guardes un archivo en una carpeta del equipo, todos los demás miembros del equipo tendrán acceso inmediato a este.

Los archivos que crees en Mi unidad (fuera de Nombre de la carpeta de nivel superior) serán privados a menos que los compartas de forma explícita con otras personas o los muevas a una carpeta del equipo compartida. Para obtener más información sobre cómo usar Drive, visita el Centro de Aprendizaje de G Suite.

Ahora ya estás listo para empezar a crear y a guardar archivos con tu equipo en Drive. No dudes en ponerte en contacto conmigo si tienes alguna pregunta.

Gracias,

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