Prácticas recomendadas sobre las unidades compartidas

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¿Qué son las unidades compartidas?

Las unidades compartidas son espacios donde los equipos pueden guardar sus archivos, buscarlos y acceder a ellos fácilmente desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

A diferencia de los archivos de Mi unidad, los de una unidad compartida pertenecen al equipo y no a un usuario concreto. De esta forma, incluso si alguien deja el equipo, los archivos permanecerán en el mismo lugar para que tanto tú como el resto de miembros podáis seguir accediendo a la información y trabajando igual que antes.

Aprovecha al máximo las unidades compartidas con estos consejos y prácticas recomendadas.

Importante: Las unidades compartidas solo están disponibles en las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Business y G Suite para Centros Educativos. Si no ves unidades compartidas en Google Drive, es posible que no estén disponibles en tu organización. Si necesitas más información, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

1

Cuándo utilizar unidades compartidas

1.1

Diferencias entre Mi unidad y las unidades compartidas

Estas son algunas diferencias importantes entre Mi unidad y las unidades compartidas:

Mi unidad

Unidades compartidas

¿Quién puede añadir archivos?

Mi unidad

El propietario de Mi unidad.

Unidades compartidas

Cualquier miembro con acceso de Colaborador o de niveles superiores.

¿Qué tipos de archivos puedo añadir?

Mi unidad

Cualquier tipo de archivo.

Unidades compartidas

Cualquier tipo de archivo, excepto archivos de Google Maps.

¿A quién pertenecen los archivos y las carpetas?

Mi unidad

A la persona que los ha creado.

Unidades compartidas

Al equipo.

¿Puedo mover archivos y carpetas?

Mi unidad

Sí, puedes mover archivos y carpetas a distintas ubicaciones dentro de Mi unidad.

Unidades compartidas

  • Si tienes permiso de acceso de Colaborador o superior, podrás mover archivos de Mi unidad a una unidad compartida.
  • Si tienes permiso de acceso de Gestor de contenido o superior, podrás mover archivos y carpetas dentro de una unidad compartida.
  • Si tu permiso de acceso es de Administrador, podrás sacar archivos de una unidad compartida o pasarlos de una a otra.
  • Si quieres mover carpetas de Mi unidad a una unidad compartida, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

Para ver más información sobre cómo añadir archivos a una unidad compartida, consulta la página Empezar a utilizar unidades compartidas.

¿Puedo sincronizar archivos con mi ordenador?

Mi unidad

Sí, mediante File Stream de Drive o la función Copia de seguridad y sincronización.

Unidades compartidas

Depende de qué solución de sincronización utilices:

  • File Stream de Drive: sí
  • Copia de seguridad y sincronización: no

¿Cómo funciona el uso compartido?

Mi unidad

Puede que los usuarios no vean los mismos archivos en una carpeta, dependiendo del tipo de acceso que tengan a cada archivo.

Unidades compartidas

Todos los miembros de la unidad compartida pueden ver todos los archivos.

¿Cuánto tiempo permanecen en la papelera los archivos que elimino?

Mi unidad

Los archivos y las carpetas se conservan en la papelera hasta que el usuario seleccione Eliminar definitivamente.

Unidades compartidas

  • Cada unidad compartida tiene su propia papelera.
  • Los miembros con acceso de Gestor de contenido o superior pueden mover archivos a la papelera.
  • Los archivos y las carpetas de la papelera se eliminan definitivamente a los 30 días.
  • Los miembros con acceso de Administrador pueden eliminarlos definitivamente antes de que acabe ese plazo.

¿Puedo restaurar archivos?

Mi unidad

Sí, si el archivo en cuestión te pertenece.

Unidades compartidas

Sí, si tienes como mínimo acceso de Colaborador.

1.2

Cuándo utilizar unidades compartidas

Puede ser recomendable usar una unidad compartida si se da alguna de estas situaciones:

  • Estás trabajando en un proyecto o evento concretos con un grupo de personas y todos necesitáis acceder a los mismos archivos.
  • Compartes la mayoría de tus archivos con el mismo grupo de personas.
  • Tus archivos tratan sobre un mismo tema.
  • El contenido que quieres almacenar no es de carácter personal y sí de interés para un grupo o equipo concretos.
1.3

Usos habituales de las unidades compartidas

Estos son algunos de los usos más habituales de las unidades compartidas:

  • Proyectos: para casos en los que distintas personas van a colaborar en un mismo proyecto.
  • Eventos: para casos en los que distintas personas van a trabajar durante un periodo de tiempo definido en un evento o en la entrega de un producto o servicio concretos.
  • Plantillas: para compartir archivos que se pueden copiar y reutilizar.
  • Archivos de toda la organización: para compartir archivos a los que todos los usuarios necesitan acceder, como archivos de recursos de formación.
  • Archivos confidenciales: para almacenar archivos estrictamente confidenciales a los que se quiere añadir un nivel extra de seguridad para limitar el acceso.
2

Mover archivos a unidades compartidas

Para migrar tus archivos desde Mi unidad a una unidad compartida, en vez de hacer copias, muévelos directamente. De esa forma, los enlaces se mantendrán sin cambios y los colaboradores seguirán teniendo acceso a los archivos.

Temas tratados en esta sección:

2.1

Mover archivos a una unidad compartida

En primer lugar, ten en cuenta lo siguiente:

  • Puedes mover varios archivos a la vez.
  • No se pueden mover carpetas de Mi unidad a una unidad compartida, pero es posible crear carpetas en una unidad compartida.
  • Las personas con las que hayas compartido directamente un archivo seguirán teniendo acceso a él, a menos que en tu unidad compartida no se permita compartir contenido con usuarios que no sean miembros.
  • Las personas que tuvieran acceso a un archivo de una carpeta compartida no podrán seguir accediendo a él una vez que lo muevas. Si quieres que sigan teniendo acceso al archivo, actualiza los permisos después de moverlo a una unidad compartida.

Si quieres mover archivos de Mi unidad a una unidad compartida, o de una unidad compartida a otra, arrástralos hasta la unidad de destino. Para mover carpetas, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

Mover archivos de Mi unidad a unidades compartidas:

Puedes añadir cualquier archivo que te pertenezca a una unidad compartida, tanto desde otra ubicación de Drive como desde tu ordenador o dispositivo móvil.

Si no eres el propietario de un archivo de Mi unidad, pero al menos tienes acceso para editar el archivo, es posible que puedas moverlo a una unidad compartida si:

  • Tu administrador de G Suite ha habilitado esta opción.
  • El propietario del archivo es miembro de la unidad compartida a la que quieres mover el archivo.

Si no se dan estas condiciones, deberás solicitar al propietario del archivo que lo mueva a la unidad compartida.

Mover archivos de una unidad compartida a otra:

Para mover archivos de una unidad compartida a otra, necesitas tener acceso de Administrador en la unidad compartida de origen y al menos acceso de Colaborador en la de destino.

3

Gestionar archivos de unidades compartidas

Descubre algunos consejos sobre cómo estructurar una unidad compartida y cómo añadir y buscar archivos.

Temas tratados en esta sección:

3.1

Configurar una unidad compartida

Crea unidades compartidas en función de los permisos de acceso

El nivel de acceso que concedas a un miembro de una unidad compartida será también el que tenga en todas las carpetas de dicha unidad. Puedes cambiar los niveles de acceso de archivos concretos, pero no los de las carpetas.

Ejemplo: Supongamos que todos los miembros de un equipo de ventas necesitan tener acceso a los mismos recursos. Crea una unidad compartida que sirva de repositorio central donde puedan guardar los materiales importantes que necesitan en su trabajo.

Define convenciones de nombres

Para evitar conflictos con los nombres de unidades compartidas, define convenciones de nombres que se acepten en toda la organización.

Ejemplos:

  • Si tu empresa tiene puntos de venta en diferentes regiones, puedes crear una unidad compartida para cada región y añadir al nombre de la unidad compartida un prefijo en el que se indique la región o una abreviatura de la región.
  • Añade a los nombres de los proyectos un prefijo que indique su estado, como [Archivado], si el proyecto ya no está activo, o [En curso], si se trata de un proyecto activo.
  • Para distinguir qué unidades están compartidas de forma externa y cuáles internamente, añade los prefijos [Externo] o [Interno].

Crea carpetas para temas relacionados

Clasifica el contenido en carpetas. A continuación, anida las carpetas con temas relacionados.

Ejemplos:

  • Crea una unidad compartida para el proyecto X y, a continuación, crea carpetas para cada tema.
  • Crea una unidad compartida para tu departamento de Marketing y, a continuación, crea carpetas para cada proyecto.

Dedica cada unidad compartida a un proyecto o departamento concretos

Si una unidad compartida incluye muchos miembros, podría abarcar demasiados proyectos o departamentos, lo que podría dificultar la gestión del contenido. Dedica cada unidad compartida a un proyecto o departamento concretos y, luego, crea carpetas para cada tema o proyecto.

Ejemplo: Crea una unidad compartida para el proyecto X y, a continuación, crea una carpeta para cada área temática dentro del proyecto. De este modo, los archivos estarán organizados y los miembros del proyecto X podrán localizar fácilmente lo que buscan.

Identifica de un golpe de vista las diferentes unidades compartidas mediante temas

Para distinguir rápidamente tu unidad compartida de otras, añade una imagen a su banner. Echa un vistazo al consejo sobre cómo cambiar el tema de una unidad compartida.

3.2

Cuándo crear archivos en Mi unidad en vez de en una unidad compartida

Crea archivos en Mi unidad si:

  • Trabajas con archivos personales.
  • Quieres hacer un borrador de un archivo en privado. Una vez que lo hayas terminado, podrás trasladarlo a la unidad compartida para compartirlo y colaborar con otras personas. En ese momento, la propiedad del documento que tenías tú se transferirá al equipo.

Crea archivos en una unidad compartida si:

  • Trabajas con archivos que quieres compartir con un equipo.
  • Quieres colaborar con otras personas en los archivos directamente.
3.3

Buscar archivos en una unidad compartida

Cuando una unidad compartida crece, encontrar el contenido que buscas puede resultar difícil. En ese caso, puedes limitar tu búsqueda a una carpeta concreta.

Hacer búsquedas en una unidad compartida:

  1. Haz clic con el botón derecho en una carpeta y, a continuación, en Buscar en nombre de la carpeta.
  2. En el cuadro de búsqueda, introduce los términos que quieres buscar y pulsa Intro.
4

Compartir archivos

4.1

Definir niveles de acceso en una unidad compartida

Definir niveles de acceso en función de la finalidad de las unidades compartidas

En cualquier tipo de unidad compartida, da acceso de Administrador a las personas responsables de gestionarla para que puedan añadir o quitar miembros, eliminar contenido y realizar otras tareas de gestión.

Al resto de los miembros, si la unidad compartida es:

  • Un espacio activo de colaboración: dales acceso de Gestor de contenido o Colaborador para que puedan modificar el contenido. Los gestores de contenido pueden mover archivos y carpetas dentro de unidades compartidas, así como enviar archivos a la papelera, pero no eliminarlos permanentemente.
  • Un repositorio de contenido final: dales acceso de Comentador o Lector; de este modo, no podrán modificar el contenido.

Controla quién puede eliminar archivos

Para que los usuarios puedan:

  • Mover archivos a la papelera: dales como mínimo el acceso de Gestor de contenido.
  • Eliminar permanentemente archivos de la papelera: dales el acceso de Administrador.
  • Restaurar archivos de la papelera: dales como mínimo el acceso de Colaborador.

Al eliminar un archivo de una unidad compartida, sus miembros ya no lo encontrarán ahí. El archivo se envía a la papelera, de donde se eliminará definitivamente al cabo de 30 días, o antes si un miembro con acceso de Administrador decide eliminarlo.

Considera cómo editan tus colaboradores los archivos que no son de Google

Si tus colaboradores usan File Stream de Drive para acceder a archivos que no son de Google (por ejemplo, Adobe® PDF® o Microsoft® Office®), concédeles acceso de Gestor de contenido.

Nota: Los miembros con acceso de Colaborador aún podrán editar los archivos sin conexión en su ordenador y, a continuación, subir las versiones actualizadas sin File Stream de Drive. Echa un vistazo al consejo Guarda todos tus borradores en un archivo de Drive y cambia a versiones anteriores cuando quieras.

Cambiar los niveles de acceso y los nombres de las unidades compartidas de proyectos completados

Si tu unidad compartida se ha creado para un proyecto concreto, una vez que finalice, podrás:

  • Cambiar el acceso de los usuarios de Administrador, Gestor de contenido o Colaborador a Comentador o Lector.
  • Añadir un estado al nombre de la unidad compartida, como [Archivo].

De esta forma, la unidad compartida se parecerá más a un repositorio que a una carpeta de un proyecto activo.

4.2

Solicitar acceso a una unidad compartida

Para solicitar acceso a una unidad compartida es aconsejable recurrir a la persona que compartió el enlace a dicha unidad. Si tiene acceso de Administrador, podrá añadirte directamente. Además, de este modo la solicitud de acceso no se enviará a todos los miembros de la unidad compartida que tengan acceso de Administrador.

4.3

Compartir archivos con usuarios que no son miembros

Puedes compartir archivos con usuarios que no son miembros.

Nota: Tu administrador de G Suite o los gestores de una unidad compartida pueden desactivar esta opción en distintas unidades compartidas.

Cuando compartes un archivo con un usuario que no es miembro, aparecerá en su carpeta Compartido conmigo de Drive. Podrá acceder a él en esa carpeta o en la carpeta Recientes, pero no podrá añadirlo a Mi unidad ni a otra unidad compartida.

Crea unidades compartidas independientes para grupos de personas que no son miembros

Si vas a compartir muchos archivos con un mismo grupo de personas que no sean miembros, crea una unidad compartida independiente y añade a esas personas como miembros.

Ejemplo: ¿Trabajas en un proyecto con una agencia externa? Crea una unidad compartida para los miembros del equipo interno y otra diferente para los colaboradores internos y externos. De este modo, evitarás que los miembros externos tengan acceso al contenido que es exclusivamente de uso interno.

4.4

Restringir las opciones para compartir

Limita las opciones para compartir de forma externa o con usuarios que no son miembros

Cuando una unidad compartida contiene archivos con información sensible, los miembros con acceso de Administrador pueden limitar las opciones para compartirlos con usuarios que no son miembros de dicha unidad o no pertenecen a la organización. Pueden especificar:

  • Si los archivos se pueden compartir con usuarios ajenos al dominio.
  • Si los archivos se pueden compartir con usuarios que no son miembros de la unidad compartida.
  • Si los usuarios con permiso para comentar o leer pueden descargar, copiar o imprimir los archivos.

Proteger todos los archivos de una unidad compartida:

Se necesita tener acceso de Administrador

  1. A la izquierda, haz clic en la unidad compartida que contenga los archivos que quieres proteger.
  2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Configuración de la unidad compartida.
  3. Haz clic en Editar para definir cualquiera de estos permisos:
    • Compartir archivos con personas ajenas a tu organización.
    • Compartir archivos con personas de tu organización que no sean miembros de la unidad compartida.
    • Permitir que personas con acceso para comentar y leer puedan descargar, copiar o imprimir archivos
  4. Después de seleccionar una de las opciones, haz clic en Aplicar.
  5. Haz clic en Listo.

No incluyas una organización completa en una unidad compartida

No debes compartir una unidad con toda una organización a menos que el contenido que quieres ofrecer sea muy específico.

Ejemplos:

  • Sí puedes crear una unidad compartida que contenga las políticas de la oficina y añadir a todos los empleados de una empresa con sede en España.
  • No debes crear una unidad compartida con todos los empleados de una empresa internacional y, luego, añadir una carpeta que se llame "Políticas de la oficina de España", ya que esto dificultaría la organización de la unidad compartida y la búsqueda de contenidos.

Gestiona los miembros con Grupos de Google

Crea un grupo en Grupos de Google para añadir a personas a una unidad compartida. A continuación, podrás enviar notificaciones semanales y otros anuncios por correo electrónico al grupo. Consulta la sección Añadir miembros y configurar niveles de acceso.

Ten en cuenta los límites al compartir

Una unidad compartida puede tener muchos miembros, que pueden ser usuarios individuales o grupos:

  • Puedes añadir hasta 600 direcciones de correo electrónico de usuarios o grupos.
  • Un grupo puede incluir 50.000 miembros como máximo.

Nota: Tanto un grupo como un usuario individual se cuentan como un miembro. Si se añade a alguien como usuario y también como miembro de un grupo, se contará solo como un miembro.

4.5

Llevar un control de los cambios en una unidad compartida

Para conocer las últimas novedades que ha habido en una unidad compartida, consulta el flujo de actividad, donde podrás ver:

  • Quién ha pasado a ser miembro y quién ha dejado de serlo
  • Archivos nuevos o eliminados
  • Cambios en la configuración de la unidad compartida
  • Quién ha cambiado archivos y cuándo

Ver la actividad reciente de una unidad compartida:

  1. Abre Google Drive y, en la parte izquierda, selecciona una unidad compartida.
  2. En la parte superior derecha, haz clic en Ver detalles info.
  3. Haz clic en Actividad.

Pasos siguientes

Probar ahora

Ve a Drive y haz clic en Unidades compartidas para empezar.

Nota: Si no ves Unidades compartidas, es posible que no estén activadas. En ese caso, puedes ponerte en contacto con tu administrador de G Suite.

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