¿Qué es Grupos?

Con Grupos de Google, los grupos de personas, como equipos de proyecto, departamentos o compañeros de clase, puedan comunicarse y colaborar fácilmente. Podrás enviar correo electrónico a todas las personas del grupo mediante una sola dirección, invitar al grupo a eventos o compartir documentos con todos sus miembros. Asimismo, tienes la posibilidad de crear un foro online en el que debatir sobre alguna tecnología generalizada o responder a preguntas relacionadas con algún producto.

Nota: En esta guía se describe Google Groups for Business, que incluye características adicionales para las cuentas de G Suite. Si no encuentras las características descritas a continuación, ponte en contacto con el administrador.

Qué necesitas:

Una cuenta de G Suite

10 minutos

Qué es Grupos de Google
1

Buscar un grupo y unirse a él

Para unirte a un grupo que ya exista, simplemente localízalo con el cuadro de búsqueda y solicita que te admitan.

Nota: Un grupo abierto permite unirse de inmediato. Un grupo restringido requiere la aprobación de un administrador para que puedas unirte a él. Un grupo privado requiere que hagas clic en un enlace para solicitar al propietario que te acepte como miembro.

En esta sección, aprenderás a:

1.1

Buscar grupos

Antes de buscar grupos, asegúrate de que estás en la vista de organización en lugar de en la vista pública.

  1. Ve a Grupos y haz clic en Mis grupos.

  2. Haz clic en Cambiar vista de organización a "tudominio.com".

Esto significa que los grupos que verás y a los que podrás unirte no serán públicos, sino que estarán dentro de tu oganización

Para buscar un grupo, en la parte superior de cualquier página de Grupos, escribe una palabra o una frase en el cuadro de búsqueda. Para ayudarte a buscar más rápidamente, Grupos sugiere términos de búsqueda a medida que vas escribiendo. Haz clic en una de las sugerencias para abrirla, o bien haz clic en para ver una lista de resultados.

Buscar grupos
1.2

Unirse a un nuevo grupo

Puedes suscribirte a cualquier grupo de tu directorio de Grupos de Google que acepte a nuevos miembros. Aunque podrás suscribirte directamente a algunos grupos, es posible que en otros debas enviar una solicitud.

  1. En el directorio de Grupos, haz clic en el grupo para abrir su página correspondiente.
  2. En la página del grupo, haz clic en Unirme al grupo o en Solicitar incorporación al grupo.
  3. Elige cómo quieres leer los mensajes que se envíen al grupo, si quieres enlazar o no a tu perfil de Google y mostrar tu foto en las entradas, y el nombre público que quieres que los demás miembros vean. A continuación, haz clic en Unirme al grupo o en Solicitar incorporación al grupo.
Unirse a un nuevo grupo
2

Publicar temas y respuestas

Un grupo puede contener uno o varios temas. Un tema es similar a una conversación; contiene una o varias entradas (o mensajes) sobre un asunto concreto.

En esta sección, aprenderás a:

2.1

Buscar un tema

Para ver la página Temas de un grupo, abre la página del grupo en el directorio de Grupos.

Si el grupo tiene tantos temas que resulta complicado encontrar los que te interesan, puedes organizar y localizar rápidamente los temas mediante búsquedas, filtros y etiquetas.

Buscar un tema

Para buscar un tema específico:

  1. En la parte superior de la ventana de Grupos, escribe el tema en cuestión en el cuadro de búsqueda.

  2. Para ayudarte a buscar más rápidamente, Grupos sugiere términos de búsqueda a medida que vas escribiendo. Haz clic en una de las sugerencias para abrirla, o bien haz clic en para ver una lista de resultados.

Filtrar temas

  1. En la página Temas, haz clic en Filtros para ver las opciones disponibles.

    Nota: Si no ves Filtros, significa que no tienes permiso para usar filtros en ese grupo específico.

  2. Marca las casillas correspondientes a los filtros que quieras aplicar a la lista de temas.
  3. Haz clic en Aplicar los filtros seleccionados para mostrar una lista de los temas que coinciden con los filtros que has utilizado.
  4. (Opcional) Para volver a la lista completa de temas, haz clic en Filtros > Borrar todos los filtros (mostrar todos los temas).

Usar etiquetas

Algunos grupos utilizan etiquetas para clasificar los temas en categorías y poder localizarlos. Si en tu grupo se usan etiquetas, verás la opción Etiquetas en la página Temas del grupo. También podrás introducir etiquetas cuando publiques un nuevo tema o edites alguno de los temas actuales.

Buscar un tema
2.2

Destacar temas importantes

Puedes destacar temas que sean importantes para ti para así encontrarlos con más facilidad. Simplemente haz clic en la estrella situada junto al tema en la página Temas.

Haz clic en Destacados en la barra lateral para mostrar una lista de todos los temas que has destacado.

Destacar temas importantes
2.3

Responder a un tema

En función del tipo de grupo y de tus permisos y configuración personal, podrás leer y responder a las entradas bien en el foro, bien por correo electrónico. Si tu grupo se ha configurado como bandeja de entrada colaborativa o como foro de preguntas y respuestas, probablemente leas y respondas a las entradas a través del foro online del grupo.

  1. Busca tu grupo y muestra su página de Temas.

    Los temas donde hay entradas no leídas aparecen en negrita sobre un fondo de color blanco.

  2. Haz clic en el tema que quieras leer. La primera entrada del tema se muestra en la parte superior, seguida de las respuestas.

  3. Haz clic en PUBLICAR RESPUESTA debajo de cualquier entrada en el tema, o bien haz clic en el campo Responder de la entrada original.

    La entrada a la que respondas determinará qué cantidad de la conversación anterior se citará en tu respuesta.

  4. Escribe la respuesta en el espacio disponible.

  5. Haz clic en Publicar para enviar el mensaje al grupo.

Responder a un tema
2.4

Empezar un nuevo tema

Puedes empezar un tema completamente nuevo (por correo electrónico o a través de un foro) para que los demás respondan.

Por correo electrónico

Simplemente escribe al grupo. El asunto de tu correo electrónico será el asunto del tema.

Desde un foro

  1. En la parte superior izquierda de la página Temas del grupo, haz clic en TEMA NUEVO o en NUEVA PREGUNTA (según el tipo de grupo del que se trate).

  2. Rellena los campos Asunto o Título de la pregunta, dependiendo de lo que se te solicite. De acuerdo al tipo de grupo y a los permisos que dispongas en él, podrías ver una opción para seleccionar el tipo de entrada, incluidas las siguientes:

    • Debate (): crea un tema de debate general. Si has hecho clic en TEMA NUEVO y no ves ninguna otra opción, estarás empezando un debate.

    • Pregunta (): crea una nueva pregunta en un foro de preguntas y respuestas. Si has hecho clic en NUEVA PREGUNTA y no ves ninguna otra opción, tu tema será una pregunta.

    • Anuncio (): crea un tema que contiene información importante. Aunque todos los miembros del grupo pueden leer anuncios, lo normal es que solo los propietarios o los administradores del grupo puedan crearlos.

  3. Escribe la primera entrada del tema y haz clic en POST. El tema aparecerá en la lista de temas del grupo.

Empezar un nuevo tema
2.5

Resolver un tema

En algunos tipos de grupos, para resolver un tema, puedes seleccionar Mejor respuesta (para las preguntas en un foro de preguntas y respuestas) o marcar el tema como Finalizado (en debates en bandejas de entrada colaborativas). Simplemente abre el tema y haz clic en Marcar como finalizado o en Marcar como la mejor respuesta en la entrada apropiada.

Resolver un tema
2.6

Eliminar una entrada en un tema

Para eliminar una entrada que has creado, muéstrala. A continuación, haz clic en junto a y selecciona Eliminar publicación. Las personas que estén consultando el tema verán un mensaje acerca de la eliminación de la entrada, pero no de quién procedía.

Eliminar una entrada en un tema
3

Crear un grupo

Crear un grupo es muy fácil. Una vez que sepas el tipo de grupo que quieres crear, simplemente proporciona alguna información básica y estarás listo para empezar.

En esta sección, aprenderás a:

3.1

Elegir el tipo de grupo

Hay varios tipos diferentes de grupos que se pueden crear, en función del propósito que se quiera que tengan. Los tipos de grupos más comunes son las listas de correo electrónico, los foros web, los foros de preguntas y respuestas, y las bandejas de entrada colaborativas.

Tipo de grupo

Descripción

Ejemplos de uso

Tipo de grupo

Lista de correo electrónico

Descripción

Este tipo de grupos son listas de distribución. Se crea una nueva dirección de correo electrónico para que cualquiera de la organización pueda enviar mensajes a todos los miembros del grupo a la vez.

Ejemplos de uso

Para equipos que comparten información de forma regular a través del correo electrónico.

Tipo de grupo

Foro web

Descripción

Crea un grupo de Google sobre un tema concreto al que podrá unirse cualquier persona de tu organización.

Ejemplos de uso

Comunidades online para personas de la organización que tienen intereses, conocimientos o puestos de trabajo similares.

Tipo de grupo

Foro de preguntas y respuestas

Descripción

Los expertos en el producto y los clientes con amplios conocimientos pueden ayudar a responder a preguntas habituales sobre un producto y marcar las mejores respuestas en la Web. Las respuestas se archivan para formar una base de conocimiento para otros clientes.

Ejemplos de uso

Un foro online donde los clientes pueden preguntar y responder a cuestiones sobre productos o servicios.

Tipo de grupo

Bandeja de entrada colaborativa

Descripción

Los miembros de un grupo pueden recibir solicitudes por correo electrónico y responder a ellas utilizando una dirección común como, por ejemplo, asistencia@tu_empresa.com. Se asignan mensajes entrantes a determinados miembros del grupo, se realiza un seguimiento de su estado, se clasifican las entradas para que sean más fáciles de encontrar más adelante, etc.

Ejemplos de uso

Para equipos que utilizan el correo electrónico para procesar partes de asistencia, consultas sobre ventas u otras solicitudes de compañeros de trabajo o clientes.

3.2

Crear el grupo y establecer permisos básicos

Nota para las cuentas de G Suite: Para buscar o crear foros web dentro de tu organización que no sean públicos, ve a Grupos y haz clic en Mis Grupos > Cambiar vista de organización a "tudominio.com" antes de realizar cualquiera de las tareas siguientes.

En primer lugar, decide qué tipo de grupo quieres crear.

  1. En la ventana principal de Grupos, haz clic en CREAR GRUPO.

  2. Rellena la información necesaria en la página, como el nombre y la dirección de correo electrónico del grupo y el tipo de grupo.

  3. En Permisos básicos, asigna funciones para especificar quién puede ver temas, publicar mensajes y unirse al grupo:

    • Miembro: puede publicar en el grupo.

    • Administrador: puede publicar en el grupo, así como aprobar, añadir y eliminar miembros.

    • Propietario: puede crear el grupo y añadir miembros. De forma predeterminada, el creador del grupo tiene la condición de propietario, pero también es posible añadir a otros propietarios.

4.Haz clic en CREAR.

Crear el grupo y establecer permisos básicos
3.3

Invitar a miembros

Después de crear el grupo, puedes invitar a personas para que se unan a él o añadirlas tú mismo directamente.

Nota: Para poder unirse, los miembros deben tener una cuenta de G Suite.

  1. En la página Temas, haz clic en Administrar.

  2. Debajo de Miembros, haz clic en Invitar a miembros para invitar a personas a unirse, o bien haz clic en Añadir miembros directamente para añadirlos tú mismo.

  3. Introduce las direcciones de correo electrónico que correspondan.

  4. Redacta un mensaje de invitación.

  5. Haz clic en Enviar invitaciones para invitar a nuevos miembros o en Añadir para hacerlo tú directamente.

Invitar a miembros
4

Colaborar con el equipo

Como se puede utilizar una sola dirección de correo electrónico para comunicarse con todos los miembros a la vez, ahora resulta muy fácil enviar correos electrónicos e invitaciones del calendario, así como compartir documentos con todo el equipo. Aquí se describen algunas de las formas más destacadas de utilizar Grupos junto con otros productos de G Suite para colaborar con mayor eficacia:

En esta sección, aprenderás a:

4.1

Enviar correo electrónico a un grupo

En Gmail, en el campo Para de la ventana de REDACTAR, en lugar de añadir la dirección de correo electrónico de cada uno de los miembros del equipo a los mensajes, simplemente introduce la dirección del grupo como destinatario.

Enviar correo electrónico a un grupo
4.2

Invitar a un grupo a un evento de calendario

En la página de detalles del evento en Calendar, en el cuadro Invitados, introduce la dirección del grupo. Los miembros individuales del grupo se mostrarán debajo del cuadro Invitados.

Invitar a un grupo a un evento de calendario
4.3

Compartir Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Formularios

Para compartir un archivo de Google con un grupo, por ejemplo, una presentación, una hoja de cálculo o un documento online, abre el archivo en cuestión y haz clic en Compartir. A continuación, introduce la dirección de correo electrónico del grupo.

Las personas que añadas al grupo más adelante también podrán acceder al documento. De igual modo, si eliminas a un miembro de un grupo, esa persona ya no podrá acceder al contenido que compartas con el grupo.

Compartir Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Formularios
5

Administrar grupos

Es posible que pertenezcas a una gran cantidad de grupos y que tengas acceso a un número todavía mayor. Por suerte, mantenerse organizado y administrar los grupos resulta muy fácil.

En esta sección, aprenderás a:

5.1

Marcar grupos como favoritos

Si perteneces a un número elevado de grupos, puedes utilizar Favoritos para acceder a los que usas con más frecuencia. Para añadir un grupo a Favoritos, simplemente haz clic en el icono de estrella del grupo.

Nota: Si haces clic en Destacados en el área de navegación de la izquierda, verás entradas y temas destacados (pero no grupos). Los grupos destacados se encuentran dentro de Favoritos.

Marcar grupos como favoritos
5.2

Ver y editar la configuración de pertenencia a un grupo

Todos los grupos a los que perteneces se enumeran en tu página Mis grupos. Si eres el administrador o el propietario de un grupo, se indicará junto al nombre del grupo en cuestión.

¿Recibes demasiado correo electrónico de un grupo específico? Si quieres, en lugar de recibir cada mensaje por separado, puedes obtener una vez al día un resumen de los mensajes que se envían a un grupo. O tal vez prefieras leer los mensajes en el archivo de debates del grupo (la página del foro) en vez de recibirlos por correo electrónico.

Cambiar las preferencias del correo electrónico o incluso cancelar por completo la suscripción a un grupo es un proceso muy sencillo.

  1. Ve a la página Mis grupos.

  2. Selecciona una opción de suscripción de correo electrónico.

  3. Haz clic en Salir de este grupo para cancelar tu suscripción.

Ver y editar la configuración de pertenencia a un grupo

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