Crear planes de proyecto dinámicos con Hojas de Cálculo

¿Necesitas un sistema rápido para dividir el trabajo, asignar tareas, realizar un seguimiento de las fechas de entrega y recibir notificaciones acerca del estado de un proyecto? Haz un seguimiento, envía notificaciones y colabora en las tareas de un proyecto con tu equipo desde una hoja de cálculo compartida en Hojas de Cálculo de Google.

Crear planes de proyecto dinámicos con Hojas de Cálculo
1

Configurar el plan de proyecto

Para empezar, crea el plan de proyecto y añade toda la información que quieras recopilar del equipo.

En esta sección, aprenderás a:

1.1

Crear una hoja de cálculo del proyecto

Para crear una hoja de cálculo del proyecto:

  1. En Google Drive, haz clic en NUEVO > Hojas de Cálculo de Google.

  2. Haz clic en Hoja de cálculo sin título y escribe un nuevo título para el plan de proyecto.

  3. Añade encabezados de columna. Por ejemplo, si quieres hacer un seguimiento de las tareas de un proyecto, podrías incluir columnas para el propietario de la tarea, la fecha de entrega, el estado y los comentarios.

  4. Añade contenido a la hoja para realizar un seguimiento del plan de proyecto. Cuando compartas la hoja, otras personas también podrán añadir contenido.

Crear una hoja de cálculo del proyecto
1.2

Insertar descripciones de las tareas

Si el encabezado de una columna o una tarea necesitan algo más de explicación, puedes añadir una nota descriptiva.

  1. Selecciona la columna o las celdas donde quieras añadir la nota.
  2. Selecciona Insertar > Nota.
  3. Introduce la descripción.
  4. Haz clic en cualquier lugar fuera de la nota para cerrarla.
Insertar descripciones de las tareas
1.3

Limitar las opciones

Para limitar las selecciones posibles en una columna, añade las opciones que quieras que se puedan seleccionar. Por ejemplo, podría interesarte restringir las opciones de la columna Estado a No iniciada, En curso o Terminada para ordenar y realizar un seguimiento del progreso de una tarea más fácilmente.

  1. Selecciona la columna donde quieras añadir las opciones.
  2. Haz clic en Datos > Validación.
  3. Junto a Criterios, selecciona Lista de elementos.
  4. Introduce las opciones separadas por comas.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. (Opcional) Para ver las opciones, haz clic en la flecha dentro una celda debajo del encabezado de columna.
Limitar las opciones
1.4

Configurar mecanismos de registro del progreso

Comprueba el progreso de las tareas del proyecto de un solo vistazo mediante reglas de formato condicional. Por ejemplo, añade colores para diferenciar las tareas terminadas de las que aún no se han iniciado o están en curso.

  1. Selecciona la columna a la que quieras aplicar las reglas de formato.

  2. Selecciona Formato > Formato condicional.

  3. Configura las reglas. En este ejemplo, se asigna un color diferente a las tareas que tienen el estado Terminada, No iniciada o En curso:

    a En la pestaña Un color, debajo de Dar formato a celdas si, selecciona El texto contiene.

    b En el cuadro situado debajo de El texto contiene, escribe Terminada.

    c Debajo de Estilo de formato, haz clic en la lista para seleccionar si quieres que se aplique un color al fondo o al texto.

    d (Opcional) Haz clic en Texto o en Color de relleno para asignar un color de texto o de fondo personalizado. Si es necesario, puedes especificar un color para el texto y otro para el fondo.

    e (Opcional) Haz clic en Añadir otra regla y sigue los mismos pasos para añadir reglas adicionales. Por ejemplo, asigna un fondo de color rojo a las tareas con el estado No iniciada y uno de color naranja a las tareas En curso.

    f Haz clic en Ok.

Configurar mecanismos de registro del progreso
1.5

Añadir notificaciones

Mantente al tanto de las novedades en el proyecto y de los cambios de estado mediante notificaciones de correo electrónico. Sabrás quién hace un cambio en el plan de proyecto, cuándo lo ha hecho y qué ha cambiado. También puedes elegir la frecuencia con la que quieres recibir las notificaciones.

  1. En la hoja de cálculo, selecciona Herramientas > Reglas de notificación.

  2. Selecciona cuándo y con qué frecuencia quieres recibir las notificaciones.

  3. Haz clic en Guardar.

  4. Haz clic en Hecho.

Añadir notificaciones
2

Colaborar con el equipo

2.1

Bloquear el contenido importante

En ocasiones, hay secciones del contenido que no te interesa que el equipo edite. Protege cierto contenido para que no se pueda editar o que solo puedan editarlo personas concretas.

  1. Selecciona las celdas que quieres proteger.

  2. Haz clic en Datos > Hojas e intervalos protegidos.

  3. Haz clic en Establecer permisos.

  4. Elige una de las opciones siguientes:

    • Para restringir la posibilidad de hacer cambios a determinadas personas, selecciona Restringir quién puede editar este intervalo y elige quién puede editar las celdas.
    • Para que se muestre una advertencia para alertar a los usuarios antes de que realicen un cambio, selecciona Mostrar una advertencia al editar este intervalo.
  5. Haz clic en Hecho.

Bloquear el contenido importante
2.2

Crear un grupo de Google para el equipo

Para enviar correos electrónicos al equipo mediante una sola dirección y así simplificar el uso compartido de información, configura una lista de correo electrónico de Grupos de Google.

A medida que añadas nuevos miembros a un grupo, estos podrán acceder automáticamente al contenido que previamente hayas compartido con ese grupo. De la misma manera, si eliminas a un miembro de un grupo, dejará de tener acceso al contenido que hayas compartido con el grupo.

  1. En Grupos, haz clic en CREAR GRUPO.

  2. Introduce un nombre y una dirección de correo electrónico del grupo.

  3. Como tipo de grupo, selecciona Lista de correo electrónico.

  4. Especifica quién puede ver los temas, publicar mensajes y unirse al grupo mediante la asignación de funciones:

    • Miembro: puede publicar en el grupo.
    • Administrador: puede publicar en el grupo, así como aprobar, añadir o eliminar miembros.
    • Propietario: puede añadir a miembros. De forma predeterminada, el creador del grupo tiene la condición de propietario, pero también es posible añadir a otros propietarios.
  5. Haz clic en CREAR.

  6. Haz clic en Invitar a personas a unirse al grupo.

  7. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres invitar a unirse al grupo.

  8. Haz clic en Enviar invitaciones.

Crear un grupo de Google para el equipo
2.3

Compartir la hoja de cálculo con el equipo

A continuación, comparte el plan de proyecto con los miembros del equipo (o con el grupo que has creado para el equipo).

Para compartir un archivo que te pertenece o que puedes editar:

  1. Abre el archivo que quieras compartir.

  2. Haz clic en Compartir.

  3. Introduce direcciones de correo electrónico individuales (o simplemente la dirección de Grupos de Google del equipo del proyecto).

  4. Elige el tipo de acceso que quieres otorgar a otros usuarios:

    • Puede editar: los colaboradores pueden añadir y editar contenido o añadir comentarios. Si quieres que los propios miembros del equipo actualicen el plan de proyecto, elige esta opción.
    • Puede comentar: los colaboradores pueden añadir comentarios, pero no editar contenido.
    • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni añadir comentarios.
  5. (Opcional) Añade una nota que describa el plan de proyecto.

  6. Haz clic en Enviar.

Todas las personas con las que compartas el archivo recibirán un correo electrónico con un enlace a él. Si has otorgado acceso para editar a los miembros del equipo, estos podrán:

  • Añadir y actualizar contenido como, por ejemplo, tareas, propietarios y fechas de entrega
  • Filtrar el contenido para mostrar lo que les interesa
  • Insertar comentarios destinados a personas concretas
  • Actualizar el estado de las tareas
  • Añadir notas descriptivas a las tareas
Compartir la hoja de cálculo con el equipo
2.4

Organizar la información mediante filtros

¿Quieres ver solo las tareas que se te han asignado o que deben entregarse en una fecha específica? Crea una vista de filtro. Guárdala para utilizarla más adelante, o bien envía por correo electrónico a los miembros del equipo un enlace a ella para que puedan centrarse en lo que consideras realmente importante.

  1. Selecciona Datos > Vistas de filtro > Crear una nueva vista de filtro.
  2. En la parte superior, haz clic junto a Nombre e introduce un nombre para la vista de filtro.
  3. Haz clic en las flechas situadas en los encabezados de columna y selecciona las opciones que quieras para ordenar y filtrar los datos.
  4. (Opcional) Para enviar por correo electrónico un enlace a la vista de filtro, copia la URL y pégala en un mensaje.
  5. En la parte superior derecha, haz clic en X para cerrar la vista de filtro, que se guardará automáticamente.
Organizar la información mediante filtros
2.5

Añadir comentarios y sugerencias específicas

Si quieres recibir comentarios sobre una tarea específica, tienes alguna duda o necesitas asignar una tarea, añade comentarios en la hoja de cálculo.

  1. Selecciona la celda donde quieras añadir un comentario.

  2. Haz clic en Insertar comentario de Documentos.

  3. (Opcional) Para dirigir tu comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Recibirá un correo electrónico con el comentario, junto con un enlace al archivo.

  4. Escribe el comentario en el cuadro.

  5. Haz clic en Comentar.

Añadir comentarios y sugerencias específicas
3

Ampliar las posibilidades con G Suite

G Suite resulta mucho más eficaz cuando los productos se utilizan juntos como paquete. A continuación, te indicamos algunas formas clave de trabajar con más rapidez y colaborar con mayor eficacia en el plan de proyecto.

En esta sección, aprenderás a:

3.1

Adjuntar el plan de proyecto a las reuniones del equipo

Asegúrate de que todo el mundo tiene la copia más reciente del plan de proyecto antes de una reunión: adjunta el plan de proyecto a una invitación de Google Calendar. Todos los miembros del equipo, tanto si se encuentran en las instalaciones como en otras ubicaciones, podrán acceder a él y actualizarlo en tiempo real. Incluso puedes dedicar los primeros minutos de la reunión a recibir información sobre el estado de las tareas de cada miembro y luego actualizar el plan de proyecto según los datos recibidos.

Para adjuntar un plan de proyecto a una invitación de Calendar:

  1. En Calendar, haz doble clic en el evento.

  2. Haz clic en Añadir archivo adjunto.

  3. Elige la hoja de cálculo del plan de proyecto y haz clic en Seleccionar.

  4. Haz clic en GUARDAR.

Adjuntar el plan de proyecto a las reuniones del equipo
3.2

Presentar planes de proyecto a través de videollamadas

Presenta el plan de proyecto durante las reuniones del equipo para que todos los miembros, incluidos los que se encuentren en otras ubicaciones, estén al tanto de todo.

Para presentar el plan de proyecto:

  1. En Drive, abre el plan de proyecto.

  2. En la conversación, haz clic en Compartir pantalla de Hangouts.

  3. Elige la ventana que quieras compartir que muestre el plan de proyecto.

Ahora, los demás podrán seguir la hoja de cálculo mientras realizas la presentación y actualizas el contenido. Haz clic en Compartir pantalla de Hangouts en cualquier momento para dejar de compartir la pantalla.

Presentar planes de proyecto a través de videollamadas
3.3

Insertar planes de proyecto en el sitio web del equipo

Comparte una copia maestra del plan de proyecto en el sitio web del equipo. Las actualizaciones que se hagan en la hoja de cálculo aparecerán automáticamente en el sitio web.

Para insertar el plan de proyecto en el sitio web del equipo:

  1. En Google Sites, abre la página del sitio web donde quieras insertar la hoja de cálculo.

  2. En la parte superior de la página, haz clic en Editar de Sites.

  3. Haz clic en Insertar > Drive y selecciona Hoja de cálculo.

  4. Elige tu plan de proyecto y haz clic en Seleccionar.

  5. Haz clic en GUARDAR.

  6. En la parte superior de la página, haz clic en Guardar.

Insertar los planes de proyecto en el sitio web del equipo
3.4

Acceder y editar desde cualquier lugar donde te encuentres

Aunque no te encuentres en tu mesa de trabajo, podrás seguir viendo y editando el plan de proyecto en tu teléfono o tablet. Solo tienes que descargar la aplicación Hojas de Cálculo. Los cambios que realices se sincronizarán automáticamente con la Web y con el resto de dispositivos, por lo que siempre dispondrás de datos actualizados dondequiera que te encuentres.

En dispositivos Android:

  1. Toca el icono de Google Play.
  2. Busca e instala la aplicación Hojas de Cálculo de Google.

En dispositivos iOS:

  1. Toca el icono de App Store.
  2. Busca e instala la aplicación Hojas de Cálculo de Google.
Acceder y editar desde cualquier lugar donde te encuentres

Pasos siguientes

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