Crear planes de proyecto dinámicos con Hojas de cálculo

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Crear planes de proyecto dinámicos con Hojas de cálculo

¿Necesitas un sistema rápido para dividir el trabajo, asignar tareas, realizar un seguimiento de las fechas de entrega y recibir notificaciones acerca del estado de un proyecto? Controla, actualiza y colabora en las tareas de un proyecto con tu equipo desde una hoja de cálculo compartida en Hojas de cálculo de Google.

Crear planes de proyecto dinámicos con Hojas de cálculo
1

Configurar el plan de proyecto

Para empezar, crea el plan de proyecto y añade toda la información que quieras recopilar del equipo.

En esta sección, descubrirás cómo:

1.1

Crear una hoja de cálculo de un proyecto

  1. En Google Drive, haz clic en Nuevo > Hojas de Cálculo de Google > Hoja de cálculo en blanco.
  2. Haz clic en Hoja de cálculo sin título e introduce el título del plan de proyecto.
  3. Añade encabezados de columna. Por ejemplo, si quieres llevar un control de las tareas del proyecto, podrías incluir columnas de responsable de la tarea, fecha de entrega, estado y comentarios.
  4. Añade contenido a la hoja de cálculo para llevar un control del plan de proyecto. Cuando compartas la hoja, otras personas también podrán añadir contenido.

Crear una hoja de cálculo de un proyecto
1.2

Insertar descripciones de las tareas

Si el encabezado de una columna o una tarea necesitan algo más de explicación, puedes añadir una nota descriptiva.

  1. Selecciona la columna o las celdas a las que quieras añadir una nota.
  2. Selecciona Insertar > Notas.
  3. Escribe el contenido de la nota.
  4. Haz clic en cualquier lugar fuera de la nota para cerrarla.

Insertar descripciones de las tareas
1.3

Crear listas en una celda

Deja que los usuarios elijan entre distintas opciones de una lista. Por ejemplo, para hacer un seguimiento del progreso de un plan de proyecto, puedes crear una columna llamada "Estado" que contenga opciones como "No iniciado", "En curso" o "Completado".

Crear listas en una celda:

  1. Selecciona la columna donde quieras añadir opciones.
  2. Haz clic en Datos > Validación de datos.
  3. Junto a Criterios, selecciona Lista de elementos.
  4. Introduce las opciones separadas por comas.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. (Opcional) Para ver las opciones, haz clic en la flecha de una celda situada debajo del encabezado de la columna.

Limitar las opciones
1.4

Configurar mecanismos de registro del progreso

Consulta en qué estado se encuentran las tareas de proyectos de un solo vistazo con reglas de formato condicional. Por ejemplo, configura reglas para que las tareas terminadas se muestren de un color que te permita diferenciarlas rápidamente de las que aún no se han iniciado o están en curso.

Configurar mecanismos para registrar el progreso:

    1. Abre Hojas de cálculo y selecciona la columna a la que quieras aplicar reglas de formato.
    2. Selecciona Formato > Formato condicional.
    3. Configura reglas. En este ejemplo, se asigna un color diferente a las tareas que tienen el estado Terminada, No iniciada o En curso:

a En la pestaña Un color, en Dar formato a celdas si, selecciona El texto contiene.

b En el cuadro situado debajo de El texto contiene, escribe Terminada.

c En Estilo de formato, haz clic en la lista para seleccionar si quieres aplicar color a la celda o al texto.

d Para personalizar el color del texto o de fondo, haz clic en Color del texto format_color_text o Color de relleno format_color_fill. Si es necesario, puedes dar un color al texto y otro al fondo.

e Si quieres añadir más reglas, haz clic en Añadir otra regla y sigue los mismos pasos. Por ejemplo, asigna un fondo de color rojo a las tareas con el estado No iniciada y uno de color naranja a las tareas que tengan el estado En curso.

f Haz clic en Listo.

Configurar mecanismos de registro del progreso
1.5

Añadir notificaciones

Mantente al tanto de las novedades y cambios de estado de proyectos en los que participes mediante notificaciones de correo electrónico. De este modo, sabrás quién hace un cambio en los planes de proyectos, cuándo lo ha hecho y qué ha cambiado. También puedes elegir la frecuencia con la que quieres recibir las notificaciones.

Añadir notificaciones:

  1. En una hoja de cálculo, selecciona Herramientas > Reglas de notificación.
  2. Selecciona cuándo quieres recibir las notificaciones y con qué frecuencia.
  3. Haz clic en Guardar.
  4. Haz clic en Listo.

Añadir notificaciones
2

Colaborar con el equipo

2.1

Bloquear contenido importante

En ocasiones, hay secciones del contenido que no te interesa que el equipo edite. Protege cierto contenido para que no se pueda modificar o que solo puedan editarlo personas concretas.

Bloquear contenido importante:

  1. Selecciona las celdas que quieres proteger.
  2. Haz clic en Datos > Hojas e intervalos protegidos.
  3. Haz clic en Establecer permisos.
  4. Elige una opción:
    • Si quieres que solo determinadas personas puedan hacer cambios, selecciona Restringir quién puede editar este intervalo e indica quién puede editar las celdas.
    • Si quieres que se muestre una advertencia para alertar a los usuarios antes de que realicen un cambio, selecciona Mostrar una advertencia al editar este intervalo.
  5. Haz clic en Listo.
Bloquear contenido importante
2.2

Crear un grupo para tu equipo

Para enviar correos electrónicos a todo tu equipo usando una sola dirección y así simplificar cómo se comparte información, crea una lista de correo electrónico de Grupos de Google.

Nota: Cuando compartes contenido con un grupo, todos los miembros reciben el mismo nivel de acceso.

Los miembros que se añadan a un grupo podrán acceder al contenido que hayas compartido anteriormente con él. De la misma manera, los miembros que quites de un grupo dejarán de tener acceso al contenido que hayas compartido.

Crear un grupo de lista de correo electrónico:

  1. En Grupos, haz clic en CREAR GRUPO.
  2. Asigna un nombre y una dirección de correo electrónico al grupo.
  3. Si quieres, puedes añadir una descripción y seleccionar el idioma principal del grupo.
  4. Junto a Tipo de grupo, selecciona Lista de correo electrónico.
  5. Junto a Permisos básicos, elige quién puede ver temas, publicar comentarios en el grupo y unirse a él. Consulta más información en la página Empezar a utilizar Grupos.
  6. Haz clic en CREAR.
  7. Haz clic en Invitar a personas a unirse al grupo.
  8. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres invitar.
  9. Haz clic en Enviar invitaciones.

Crear grupos de Google para tu equipo
2.3

Compartir la hoja de cálculo con el equipo

A continuación, comparte el plan de proyecto con los miembros de tu equipo (o con el grupo que has creado para el equipo).

Compartir un archivo que sea de tu propiedad o que puedas editar:

  1. En Hojas de cálculo, abre el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir.
  3. Introduce direcciones de correo electrónico individuales (o simplemente la dirección de Grupos de Google del equipo del proyecto).
  4. Elige el tipo de acceso que quieres dar a las otras personas:
    • Puede editar: los colaboradores pueden añadir y editar contenido o añadir comentarios. Si quieres que los propios miembros del equipo actualicen el plan de proyecto, elige esta opción.
    • Puede comentar: los colaboradores pueden añadir comentarios, pero no editar contenido.
    • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni añadir comentarios.
  5. (Opcional) Añade una nota en la que se describa el plan de proyecto.
  6. Haz clic en Enviar.

Todas las personas con las que compartas el archivo recibirán un correo electrónico con un enlace a él. Si has concedido permiso para editar a los miembros del equipo, estos podrán:

  • Añadir y actualizar contenido, como tareas, propietarios y fechas de finalización.
  • Filtrar el contenido para mostrar lo que les interesa.
  • Insertar comentarios destinados a personas concretas.
  • Actualizar el estado de las tareas.
  • Añadir notas descriptivas a las tareas.

Compartir la hoja de cálculo con el equipo
2.4

Añadir casillas

  1. En Hojas de cálculo, abre una hoja de cálculo y selecciona las celdas en las que quieras incluir casillas.
  2. Haz clic en Insertar > Casilla.

    Nota: En las fórmulas, las casillas que no están marcadas muestran el valor "FALSO" (exclusión) y las seleccionadas tienen el valor "VERDADERO" (inclusión). Este valor se puede ver en la barra de fórmulas y puedes cambiarlo si quieres.

  3. (Opcional) Para eliminar casillas, selecciona las que quieres retirar y pulsa Eliminar.

2.5

Crear una vista de filtro

¿Quieres ver las tareas que se te han asignado o que deben entregarse en una fecha específica? Crea una vista de filtro.

  1. En la parte superior, haz clic en Datos > Vistas de filtro > Crear una nueva vista de filtro.
  2. En la esquina superior izquierda, haz clic junto a Nombre y asigna un nombre a la vista de filtro.
  3. Haz clic en las flechas situadas en los encabezados de columna y selecciona las opciones que quieras para ordenar y filtrar los datos.
  4. (Opcional) Para enviar por correo electrónico un enlace a la vista de filtro, copia la URL y pégala en un mensaje.
  5. En la parte superior derecha, haz clic en Cerrar close para que se cierre la vista de filtro, que se guardará automáticamente.

Organizar la información mediante filtros
2.6

Añadir comentarios y respuestas

  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que te gustaría comentar.
  2. Haz clic en Comentar comment > Añadir comentario add_comment.
  3. Escribe el comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir una tarea o comentario a una persona específica, introduce un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir a tantas personas como quieras. Cada una de ellas recibirá un correo electrónico con el comentario o tarea y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una determinada persona, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o Asignar.

Añadir comentarios y sugerencias específicas
3

Ampliar las posibilidades con G Suite

G Suite resulta mucho más eficaz cuando los productos se utilizan juntos como paquete. A continuación, te indicamos algunas claves para trabajar con más rapidez y colaborar con mayor eficacia en un plan de proyecto.

En esta sección, descubrirás cómo:

3.1

Adjuntar el plan de proyecto a las reuniones del equipo

Asegúrate de que todo el mundo tiene la copia más reciente del plan de proyecto antes de una reunión: adjúntalo a una invitación de Google Calendar. Todos los miembros del equipo, tanto si se encuentran en las instalaciones como en otras ubicaciones, podrán acceder a él y actualizarlo en tiempo real. Incluso puedes dedicar los primeros minutos de la reunión a recibir información sobre el estado de las tareas de cada miembro y luego actualizar el plan de proyecto según los datos recibidos.

Adjuntar el plan de proyecto a una invitación de Calendar:

  1. En Calendar, abre un evento.
  2. En el campo Descripción del evento, haz clic en Adjuntar archivo attach_file.
  3. Elige la hoja de cálculo del plan de proyecto y haz clic en Seleccionar.
  4. Haz clic en Guardar.

3.2

Presentar planes de proyecto mediante videollamadas

Presenta el plan de proyecto durante las reuniones del equipo para que todos los miembros, incluso los que se encuentren en otras ubicaciones, estén al tanto de todo.

Presentar el plan de proyecto:

  1. En Drive, abre el plan de proyecto.
  2. En Hangouts Meet, haz clic en Presentar ahora y elige lo que quieres compartir:
    • Toda la pantalla
    • Una ventana
  3. Selecciona Compartir.
  4. Para detener la presentación, haz clic en Dejar de compartir o bien, en la esquina inferior, haz clic en Estás presentando > Cancelar la presentación.
Presentar planes de proyecto mediante videollamadas
3.3

Insertar planes de proyecto en el sitio web del equipo

Comparte una copia maestra del plan de proyecto en el sitio web del equipo. Las actualizaciones que se hagan en la hoja de cálculo aparecerán automáticamente en el sitio web.

Insertar el plan de proyecto en el sitio web del equipo:

  1. En Google Sites, abre la página del sitio web donde quieras insertar la hoja de cálculo.
  2. En la parte superior de la página, haz clic en Insertar > Hojas de cálculo.
  3. Elige tu plan de proyecto y haz clic en Insertar.
Insertar los planes de proyecto en el sitio web del equipo
3.4

Acceder y editar desde cualquier lugar donde te encuentres

Aunque no te encuentres en tu mesa de trabajo, podrás seguir viendo y editando el plan de proyecto en tu teléfono o tablet. Solo tienes que descargar la aplicación Hojas de cálculo. Los cambios que realices se sincronizarán automáticamente con la Web y con el resto de dispositivos, por lo que siempre dispondrás de datos actualizados dondequiera que te encuentres.

En dispositivos Android:

  1. Toca el icono de Google Play.
  2. Busca e instala la aplicación Hojas de cálculo de Google.

En dispositivos iOS:

  1. Toca el icono de App Store.
  2. Busca e instala la aplicación Hojas de cálculo de Google.
Acceder y editar desde cualquier lugar donde te encuentres

Pasos siguientes

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