Empezar a utilizar Hojas de cálculo

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¿Qué puedes hacer con Hojas de cálculo?

Puedes gestionar listas de tareas, crear planes de proyecto, analizar datos con gráficos y filtros, y mucho más.

Con Hojas de cálculo de Google puedes crear y editar hojas de cálculo directamente en el navegador web, sin ningún tipo de software específico. Además, varias personas pueden trabajar al mismo tiempo en un archivo, es posible ver los cambios que otros hacen al instante y todas las modificaciones se guardan automáticamente.

Qué necesitas:

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schedule 10 minutos

Hojas de cálculo de Google
1

Crear o importar una presentación

Para empezar, necesitarás una hoja de cálculo nueva o que ya tengas.

En esta sección, descubrirás cómo:

1.1

Crear una hoja de cálculo

Elige una de estas opciones:

Crear una hoja de cálculo
1.2

Importar y convertir hojas de cálculo de otros programas a Hojas de cálculo

Si tienes una hoja de cálculo creada en otro programa, puedes importarla y convertirla fácilmente a Hojas de cálculo.

  1. Ve a Drive.
  2. Haz clic en
     
    Nuevo
    > Subir archivos.
  3. Selecciona la hoja de cálculo del otro programa en tu ordenador y añádela a Drive. Entre los tipos de archivo admitidos se encuentran .xls, .xlsx, .xlt, .ods, .csv, .tsv, .txt y .tab.
  4. En Drive, haz clic con el botón derecho en la hoja de cálculo que quieras convertir.
  5. Selecciona Abrir con y elige Hojas de cálculo de Google.

Al convertir la hoja de cálculo de otro programa, se crea una copia del archivo original en el formato de Hojas de cálculo. A continuación, podrás editarla en el navegador como cualquier otra hoja de esta aplicación.

¿Tienes una hoja de cálculo de Excel?

Si ya has guardado hojas de cálculo de Microsoft® Excel® en Drive, también puedes actualizarlas sin convertirlas a Hojas de cálculo.

Importar y convertir hojas de cálculo de otros programas
2

Añadir contenido

Ahora que tienes una hoja de cálculo abierta, puedes empezar a trabajar en ella. Todos los cambios que realices se guardarán automáticamente en Hojas de cálculo.

En esta sección, descubrirás cómo:

2.1

Introducir y editar datos

  1. Cambiar el nombre de la hoja de cálculo: haz clic en Hoja de cálculo sin título e introduce un nuevo nombre.
  2. Introducir texto o datos: haz clic en una celda e introduce el texto que quieras.
  3. Insertar más elementos: haz clic en Insertar y añade gráficos, imágenes, dibujos, funciones, notas, etc.

Nota: Para ver las funciones que hay disponibles, consulta la lista de funciones de Hojas de cálculo de Google.

Introducir y editar datos
2.2

Personalizar hojas de cálculo

En la hoja de cálculo, selecciona las celdas que quieras y, a continuación, utiliza las opciones de la barra de herramientas para cambiar sus formatos.

undo redo  print

Deshacer o rehacer los últimos cambios, o imprimir la hoja de cálculo.

format_paint

Copiar el formato de cualquier texto y aplicarlo a otro texto seleccionado.

Dar formato de moneda o porcentaje a los datos, cambiar el número de decimales y otras opciones.

Arial 10

Cambiar la fuente o el tamaño de fuente.

format_bold format_italic strikethrough_s format_color_text

Poner el texto en negrita o cursiva, tacharlo o cambiarle el color.

format_color_fill

Añadir o cambiar el color de las celdas.

border_all

Añadir o cambiar los bordes de las celdas.

Combinar celdas.

format_align_left vertical_align_bottom text-wrapping text_rotation_angleup

Cambiar la alineación, el ajuste o la rotación del texto.

insert_link add_comment insert_chart_outlined

Insertar enlaces, comentarios o gráficos.

filter_list_alt

Filtrar los datos.

functions

Añadir funciones.

2.3

Trabajar con filas, columnas y celdas

  1. Añadir filas, columnas y celdas: selecciona una celda o un bloque de celdas. A continuación, en la barra de menú, haz clic en Insertar y elige dónde quieres añadir la fila, la columna o las celdas.
  2. Eliminar u ocultar filas y columnas: haz clic con el botón derecho en el número de la fila o la letra de la columna y selecciona Eliminar u Ocultar.
  3. Eliminar una celda o un bloque de celdas: selecciona las celdas que quieras eliminar. Haz clic en Editar > Eliminar celdas y desplazar hacia arriba o en Editar > Eliminar celdas y desplazar hacia la izquierda.
  4. Mover filas y columnas: haz clic en el número de la fila o la letra de la columna para seleccionarla. A continuación, arrástrala a una nueva ubicación.
  5. Inmovilizar columnas y filas de encabezado: puedes fijar algunos datos para que estén siempre visibles aunque te desplaces por el resto de la hoja de cálculo. En la barra de menú, haz clic en Ver > Inmovilizar y elige una opción.
Mover filas y columnas
2.4

Trabajar con varias hojas

Añadir una hoja: en la parte inferior de la hoja de cálculo, haz clic en Añadir hoja add para añadir otra hoja.

Eliminar o copiar una hoja: abre una hoja de cálculo. A continuación, en la pestaña correspondiente a la hoja, situada en la parte inferior de la hoja de cálculo, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y selecciona Eliminar o Duplicar.

Varias hojas
3

Compartir y colaborar

Comparte una hoja de cálculo con los miembros de tu equipo o con personas ajenas a tu empresa. Todo el mundo podrá hacer cambios al mismo tiempo y tú podrás ver las modificaciones a medida que se realicen. También puedes compartir documentos con usuarios que no utilicen G Suite.

En esta sección, aprenderás a:

3.1

Compartir hojas de cálculo

Compartir archivos o carpetas con determinadas personas:

Solo puedes compartir archivos de tu propiedad o en los que tengas permiso para editar.

  1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta que quieres compartir y selecciona Compartir person_add.
  2. En Personas, escribe la dirección de correo electrónico de las personas o grupos con los que quieras compartir el archivo.

    Nota: Si no puedes añadir usuarios ajenos a tu empresa, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

  3. Haz clic en Editar edit y elige un nivel de acceso:
      • Puede editar: los colaboradores pueden añadir, editar y comentar contenido.
      • Puede comentar (solo en algunos archivos): los colaboradores pueden comentar el contenido, pero no editarlo.
      • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni comentarlo.

    Todas las personas con las que hayas compartido el contenido recibirán un correo electrónico con un enlace al archivo o carpeta oportunos.

  4. (Opcional) Añade una nota al correo electrónico. Si no quieres que se envíe ningún correo, desmarca la casilla Notificar a las personas.
  5. Haz clic en Enviar.

Compartir enlaces a archivos o carpetas:

Puedes enviar un enlace a un archivo o una carpeta a otros usuarios para que aquellos que lo tengan puedan abrirlos. Al compartir un enlace, se te mostrará como propietario del archivo.

Solo puedes compartir archivos de tu propiedad o en los que tengas permiso para editar.

  1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta que quieres compartir y selecciona Compartir person_add.
  2. En la parte superior derecha, haz clic en Obtener enlace para compartir.
  3. Haz clic en Cualquier usuario de [tu organización] con el enlace puede ver y selecciona un nivel de acceso.
    • Puede editar: los colaboradores pueden añadir, editar y comentar contenido.
    • Puede comentar (solo en algunos archivos): los colaboradores pueden comentar el contenido, pero no editarlo.
    • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni comentarlo.
  4. Haz clic en Copiar enlace.
  5. Haz clic en Listo.
  6. Pega el enlace en un correo electrónico o donde quieras compartirlo.

Compartir con el equipo
3.2

Dejar de compartir hojas de cálculo

Dejar de compartir archivos o carpetas de tu propiedad:

  1. En Drive, selecciona una carpeta o archivo que esté compartido.
  2. Haz clic en Compartir person_add.
  3. En la parte inferior, haz clic en Avanzado.
  4. Haz clic en la opción Eliminar close situada junto a la persona con la que quieras dejar de compartir el archivo o la carpeta.
  5. Haz clic en Guardar cambios.

Eliminar enlaces a archivos o carpetas de tu propiedad:

Si eliminas un enlace a un archivo o una carpeta de tu propiedad, solo podréis verlos tú y las personas con las que estén compartidos.

  1. En Drive, selecciona un archivo o una carpeta compartidos mediante enlace.
  2. Haz clic en Compartir person_add.
  3. Haz clic en Cualquier usuario de [tu organización] con el enlace > NO: solo pueden acceder usuarios específicos.
  4. Haz clic en Listo.

3.3

Añadir comentarios y respuestas

  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que te gustaría comentar.
  2. Haz clic en Comentar comment > Añadir comentario add_comment.
  3. Escribe el comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir una tarea o comentario a una persona específica, introduce un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir a tantas personas como quieras. Cada una de ellas recibirá un correo electrónico con el comentario o tarea y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una determinada persona, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o Asignar.

Añadir comentarios y respuestas
3.4

Chatear con otros usuarios directamente

También puedes colaborar por chat en tiempo real. Si más de una persona ha abierto tu hoja de cálculo, puedes hacer clic en Mostrar chat chat_show_chat_24dp para abrir un chat de grupo. Podrás recibir comentarios al instante sin tener que salir de la hoja de cálculo.

4

Imprimir y descargar

Si necesitas copias impresas, otros formatos o copias de alguna hoja de cálculo, Hojas de cálculo también puede hacerlo.

En esta sección, descubrirás cómo:

4.1

Imprimir hojas de cálculo

Para imprimir una hoja de cálculo, haz clic en Archivo > Imprimir o en Imprimir print.

Puedes elegir las hojas que quieres imprimir, los elementos que se incluirán y el diseño que tendrá la copia impresa.

Imprimir hojas de cálculo
4.2

Descargar versiones en otros formatos

Para descargar una hoja de cálculo de manera que se pueda abrir en otros programas, haz clic en Archivo > Descargar como y elige uno de estos formatos:

  • Microsoft Excel (.xlsx)
  • Formato OpenDocument (.odt)
  • Documento PDF de Adobe® (.pdf)
  • Valores separados por comas (.csv)
  • Valores separados por tabuladores (. tsv)
  • Página web (.zip)
Descargar versiones en otros formatos
4.3

Hacer una copia en Hojas de cálculo

Copiar una hoja de cálculo resulta útil para crear plantillas. Por ejemplo, si escribes muchos planes de proyecto, puedes hacer copias de un solo plan. Luego puedes actualizar cada copia para un nuevo proyecto sin tener que darle formato de nuevo.

Para hacer una copia de una hoja de cálculo, haz clic en Archivo > Crear una copia. Puedes cambiar el nombre de la copia y la ubicación de Drive donde la guardas y, si quieres, puedes compartirla con los mismos colaboradores.

Hacer una copia en Hojas de cálculo de Google
4.4

Enviar por correo electrónico como archivo adjunto

Si tienes que colaborar con alguien en una hoja de cálculo creada en un programa o formato diferente, como Excel o PDF, puedes enviarla por correo electrónico como archivo adjunto.

  1. Haz clic en Archivo > Enviar por correo electrónico como archivo adjunto.
  2. Selecciona un formato.
  3. Introduce las direcciones de correo electrónico o grupos a los que quieres enviar copias.
  4. (Opcional) Introduce un mensaje.
  5. Haz clic en Enviar.

Nota: En lugar de compartirse el archivo original, se enviará una copia de la hoja de cálculo, por lo que no podrás utilizar las herramientas de colaboración de Hojas de cálculo.

5

Acceder al calendario, las notas y las tareas

Consulta tu agenda, responde a las invitaciones y conserva un registro de las listas de tareas pendientes sin salir de Hojas de cálculo.

Nota: Si no ves los iconos de Calendario, Keep ni Tareas en la parte derecha, es posible que no se hayan habilitado en tu organización. Ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

En esta sección, aprenderás a:

5.1

Abrir Google Calendar y eventos

  • Abrir Calendar: en la parte derecha, haz clic en Calendar  .

    Verás tus eventos diarios y un calendario mensual de tamaño reducido.

  • Para consultar los detalles de un evento, haz clic en el evento para abrirlo y ver la información disponible.
  • Para responder a un evento, abre un evento y, en la parte inferior, junto a ¿Asistirás?, haz clic en una respuesta.

Para sacarle más provecho a Calendar, consulta la página Empezar a utilizar Calendar.

5.2

Abrir notas en Google Keep

  • Abrir Keep: en la parte derecha, haz clic en Keep  .
  • Añadir notas o listas: haz clic en + Añade una nota o Nueva lista format_list_bulleted.
  • Editar notas: haz clic en una nota, escribe un mensaje y haz clic en Listo.

Para sacar más provecho de Keep, consulta Empezar a utilizar Keep.

5.3

Abrir las listas de tareas pendientes en Tareas de Google

  • Abrir Tareas: en la parte derecha, haz clic en Tareas   .

    Se mostrará la lista en la parte superior y las tareas debajo.

  • Añadir una lista: haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Crear lista.
  • Cambiar listas: haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y selecciona una lista.
  • Para añadir una tarea, haz clic en + Añadir una tarea. Para hacerlo desde un correo electrónico, arrástralo hasta una lista de tareas.
  • Editar o eliminar una tarea: coloca el cursor sobre una tarea y haz clic en Editar  . Si quieres eliminarla, ve a la ventana Editar y haz clic en Eliminar delete_outline.

Para sacar más provecho de las tareas, consulta la página Hacer un seguimiento de las tareas.

Pasos siguientes

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