1

Ocúpate del calendario y el correo electrónico de tu jefe

Ya seas el asistente de alguien o simplemente estés sustituyendo a tu jefe una semana, podrás redactar y responder a los mensajes de Gmail, o programar y coordinar eventos de Calendar en nombre de otra persona.

2

Organiza eventos para el equipo, planes de viaje, etc.

¿Tienes que organizar planes de viaje o eventos para tus compañeros? Crea y envía una encuesta mediante Formularios para recopilar información sobre vuelos y hoteles, o encontrar una fecha para un evento que le venga bien a todos. A continuación, crea una lista de distribución de Grupos para compartir notificaciones importantes con personas que viajen o asistan a un evento juntas.

3

Organiza de forma automática la bandeja de entrada con filtros

Crea filtros para eliminar, destacar o reenviar de forma automática tu correo, y aplicar etiquetas a mensajes entrantes importantes. Por ejemplo, puede que la bandeja de entrada de tu jefe esté llena de mensajes irrelevantes, como correos para aceptar o rechazar invitaciones a eventos. Configura un filtro para que Gmail los archive de forma automática. De este modo, la bandeja de entrada de tu jefe estará despejada y se podrá centrar en los mensajes más importantes.

4

Deshaz fácilmente el envío de mensajes

¿Has escrito incorrectamente una palabra en tu mensaje de correo electrónico? ¿Se te ha olvidado añadir a un destinatario? ¿O has cambiado de idea y prefieres no enviar el mensaje? Recupera un correo electrónico 30 segundos después de enviarlo con la función Deshacer el envío de Gmail.

5

Realiza un seguimiento de varias zonas horarias

Si trabajas con personas de otras partes del mundo, debes saber cuándo están disponibles. También debes asegurarte de que tus jefes y compañeros de trabajo no se pierden reuniones o eventos importantes por la diferencia horaria cuando viajan. Añade husos horarios a tu cuenta de Calendar para ver rápidamente la hora de otros países.

6

Gana tiempo utilizando respuestas escritas de antemano

¿Escribes con frecuencia el mismo mensaje? ¿Te gustaría encontrar una forma fácil de reproducir información importante, como indicaciones para la oficina o sobre cómo instalar y acceder a una videollamada, etc.? Utiliza las respuestas estándar de Gmail para guardar una respuesta. Ahora, cuando envíes correos electrónicos a los nuevos clientes en nombre de tu jefe, podrás utilizar la misma respuesta estándar, por lo que no tendrás que repetir la información cada vez.

7

Administra fácilmente varias firmas

¿Necesitas utilizar distintas firmas para los correos electrónicos enviados a direcciones de la empresa o externas? Con las respuestas estándar de Gmail, puedes crear distintas firmas para administrarlas fácilmente. La próxima vez que redactes un correo electrónico, solo tendrás que elegir la respuesta estándar con la firma que quieras utilizar.

8

Realiza un seguimiento de las tareas importantes en tu lista de tareas pendientes

Mantente organizado y asigna una prioridad a tus trabajos en una lista de tareas de Gmail o Calendar. Puedes convertir fácilmente correos electrónicos en tareas y crear fechas de entrega que se mostrarán de forma automática en tu calendario.

9

Mantente en contacto con Hangouts

¿Está tu jefe fuera de la oficina y necesitas ponerte en contacto con él urgentemente? Con Hangouts podrás chatear al instante y programar videollamadas improvisadas desde cualquier dispositivo y lugar.

10

Haz búsquedas de Gmail habituales con un clic

¿Haces la misma búsqueda para encontrar mensajes de Gmail concretos como, por ejemplo, correos electrónicos sobre un evento que va a tener lugar próximamente, o todos los mensajes de tu jefe? Con el experimento Enlaces rápidos de Gmail, puedes guardar la búsqueda y volver a hacerla rápidamente con tan solo un clic de ratón.

11

Envía archivos adjuntos sobre los eventos para que todo el mundo esté preparado para las reuniones

Envía archivos importantes a tu jefe y a los miembros del equipo para que puedan prepararse antes de las reuniones. Cuando envías una invitación de Calendar, puedes adjuntar documentos, hojas de cálculo, presentaciones, agendas, etc., por lo que todo el mundo del equipo estará preparado para dar sus propias ideas. Adjunta una agenda, notas o diapositivas para que tu jefe y el resto del equipo estén al día antes de reunirse. Ahora todos los asistentes tendrán la posibilidad de consultar los archivos relevantes antes de la reunión para que puedan preparársela.

12

Mantén a todo el mundo informado con notificaciones enviadas al equipo

¿Te gustaría comunicar una notificación importante de tu jefe al equipo o mantener a todo el mundo informado de las actividades de tu empresa? Crea una lista de distribución de Grupos para tu equipo. A continuación, utiliza la dirección de correo electrónico del grupo en Gmail o Calendar para notificar a los compañeros de trabajo los cambios de la agenda u otra información importante.

13

Realiza un seguimiento de las solicitudes de servicios para las instalaciones con Sites

¿Buscas una forma eficaz de coordinar las solicitudes de servicios para las instalaciones? Utiliza Formularios para que los miembros del equipo puedan rellenar solicitudes de servicios como, por ejemplo, relativos a catering o a mantenimiento. A continuación, configura un sitio web de Sites e inserta el formulario para que los empleados puedan acceder a este recurso desde cualquier ubicación o dispositivo para realizar solicitudes de servicios para las instalaciones. Cuando alguien envíe un formulario, la respuesta se incluirá en Hojas de cálculo. También puedes configurar notificaciones por correo electrónico para las nuevas respuestas. De este modo, el equipo encargado de cualquier cuestión relativa a las instalaciones podrá ocuparse de las solicitudes con la mayor brevedad.

14

Envía una agenda diaria a la bandeja de entrada de tu jefe

Ayuda a tu jefe a mantenerse organizado enviándole una agenda diaria que pueda revisar a primera hora de la mañana y, gracias a la cual, tendrá controlados los próximos eventos y reuniones.

15

Accede a tus archivos en cualquier dispositivo y momento

¿Necesitas acceder a un archivo importante en lugar de tu jefe, pero estás fuera de la oficina y no tienes acceso al correo electrónico? Una vez que hayas almacenado un archivo en Drive, podrás acceder a él, así como compartirlo y editarlo en cualquier dispositivo y momento.

16

Realiza un seguimiento de las actualizaciones de archivos y carpetas en Drive

¿Quieres ver los cambios y las actualizaciones de tus documentos? Guarda los archivos y las carpetas de trabajo en Drive y compártelos al instante con tu jefe y compañeros de trabajo. Cada vez que alguien añada un comentario o una aprobación, Drive mostrará qué archivos se han modificado, para que todo el mundo disponga de la información más actualizada.

17

Colabora fácilmente en documentos con tus compañeros de trabajo

¿Necesitas recibir comentarios de tu jefe o equipo sobre un documento importante? ¿Quieres chatear sobre la marcha con las personas que están revisando un archivo en lugar de tener que intercambiar un montón de correos electrónicos? Crea y comparte un documento con todo el mundo y comunícate en tiempo real con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Dibujos.

18

Coordina las agendas y la disponibilidad con los calendarios del equipo

En los equipos de gran tamaño, no es una tarea fácil programar fechas que les vengan bien a todos. Con Calendar, puedes superponer los calendarios de los miembros de tu equipo para ver cuándo está disponible todo el mundo. Incluso puedes crear distintos calendarios del equipo para realizar un seguimiento de las reuniones, formación, vacaciones, etc. Ahora que sabes la disponibilidad de los demás, resulta muy fácil programar eventos o reuniones del equipo.

19

Crea combinaciones de teclas

¿Quieres ganar tiempo y trabajar más rápido? Echa un vistazo a las combinaciones de teclas de Gmail y completa más tareas con menos clics.

20

Encuentra los cambios realizados en los documentos con mayor rapidez

Si estás colaborando en un documento con tu jefe y compañeros, puede resultar difícil identificar quién realizó determinados cambios y cuándo. Utiliza el historial de revisión en Documentos para consultar todas las actualizaciones de tu documento. Si prefieres una versión anterior, puedes volver a versiones más antiguas en cualquier momento.