1
Crea modelos financieros para evaluar los proyectos

Para averiguar si tu propuesta de proyecto es rentable, crea modelos financieros en Hojas de cálculo. Calcula la tasa interna de rentabilidad (TIR), el retorno de la inversión (ROI) y el valor actual neto (VAN). Examina el impacto de distintos casos posibles ajustando las entradas de datos clave en tu modelo. Comprueba cuándo se acercan los costes a los límites del presupuesto utilizando colores de formatos condicionales. A continuación, comparte la hoja de cálculo con los miembros de tu equipo para que puedan incluir sus comentarios.

2
Crea propuestas de presupuesto y trabaja en ellas con otras personas

Crea un borrador de propuesta de presupuesto para un proyecto Documentos; los miembros de tu equipo podrán incluir fácilmente sus comentarios. Las personas con las que compartas el borrador podrán añadir comentarios y sugerir cambios. Después, podrás responder a los comentarios y obtener las aprobaciones necesarias. En el historial de revisiones podrás ver quién realizó cada cambio y volver a una versión anterior en el momento que quieras.

3
Pon en común ideas sobre presupuestos y estrategias en tiempo real

Una vez que confirmes el presupuesto de tu proyecto, puedes presentarlo a los miembros de tu equipo en una conversación de Hangouts. En ella, comparte un enlace a las hojas de cálculo del presupuesto que tienes en Hojas de cálculo para que todo el mundo pueda modificarlas y utilizarlas para intercambiar ideas. Después, durante la llamada, podréis elaborar estrategias y anotar las ideas que surjan para que el equipo esté perfectamente coordinado.

4
Comparte y gestiona el acceso a los archivos en equipos interdisciplinares

Los equipos de finanzas trabajan a menudo en colaboración con departamentos dedicados a otras funciones como, por ejemplo, los de marketing y ventas. Mantener informado a todo el mundo puede ser bastante difícil, tanto si se trata de una comunicación interna con los miembros de un departamento como si tienes que comunicarte con varios departamentos. Con Grupos podrás comunicarte fácilmente con todo el mundo al instante. Para controlar cómo se comparte la información confidencial, puedes añadir solo a personas concretas a un grupo. Una vez que hayas añadido las cuentas de correo electrónico a un grupo, puedes enviarles un correo electrónico.

5
Aloja todas las métricas clave y visualizaciones de datos en tiempo real en un único sitio web

Cuando trabajan de forma interdisciplinar, los miembros de un equipo a menudo necesitan consultar métricas clave sobre cuestiones como presupuestos, retorno de inversión y balances finales. Puedes crear un sitio web interno en Google Sites para alojar estos datos y enlaces a documentos relevantes. Después, podrás usar permisos y Grupos para controlar el acceso a la información confidencial.

6
Organiza y analiza la información financiera

Hojas de cálculo permite ordenar los datos económicos y extraer información útil fácilmente. Realiza informes financieros y balances de cuentas con la plantilla gratuita del software de contabilidad Xero disponible en Hojas de cálculo. Consolida los datos financieros de diferentes hojas de cálculo en una única hoja con la función IMPORTRANGE. Añade cotizaciones para visualizar las tendencias con la función GOOGLEFINANCE. Después, podrás analizar al instante los datos de tu hoja de cálculo con la función Explorar.

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Realiza encuestas internas

Si tu departamento de finanzas proporciona servicios a otro grupo, podrás evaluar la calidad de los servicios con una encuesta interna. También puedes identificar los proyectos prioritarios enviando a las partes interesadas una encuesta para obtener datos económicos. También puedes simplificar las operaciones utilizando encuestas internas para identificar los procesos o procedimientos redundantes que tengan poco valor. Utiliza Formularios para elaborar y enviar la encuesta. Después, podrás analizar rápidamente las respuestas recopiladas en Hojas de cálculo para comunicar las decisiones del equipo.

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Crea presentaciones de tus propuestas y tus objetivos

Cuando comiences un proyecto, puedes elaborar un borrador de propuesta en Presentaciones; incluso puedes crearla a partir de una plantilla para ganar tiempo. Añade los objetivos clave, las etapas del proyecto, un calendario provisional y las novedades. Comparte la presentación con los miembros de tu equipo para que todo el mundo pueda añadir sus comentarios. Después, podrás presentar la propuesta a los miembros de equipos interdisciplinares de todo el mundo.

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Utiliza videollamadas para hacer presentaciones a los miembros de tu equipo

Si los miembros de tu equipo se encuentran repartidos por distintos lugares del mundo, puedes ahorrar en gastos de viajes presentando tus propuestas, presupuestos, etc. mediante videollamadas de Hangouts. Puedes compartir el archivo que estás presentando y, después, compartir tu pantalla para que todo el mundo vea la misma información. Todos podrán actualizar el archivo o hacer sugerencias en tiempo real durante la llamada.

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Crea un repositorio de documentos interno

Crea un sitio web en Google Sites para guardar de forma centralizada los informes financieros, presentaciones, recursos de funciones y otros materiales. Después, podrás controlar el acceso a esta información configurando permisos para todo el sitio web. Cualquier persona que tenga acceso al sitio web podrá realizar análisis de datos y crear previsiones fácilmente utilizando estos recursos.