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Haz un seguimiento, envía notificaciones y colabora en las tareas de un proyecto

Organizar un gran proyecto o varios proyectos que impliquen a miembros del equipo repartidos por distintas ubicaciones puede suponer mucho tiempo. Mejora la planificación de tu proyecto asignando tareas fácilmente, realizando un seguimiento de los estados y registrando las fechas de finalización con Hojas de Cálculo. Incluso podrás crear planes de proyecto dinámicos y gráficos Gantt que te ayudarán a visualizar mejor tus proyectos y sus plazos. Los miembros del equipo repartidos por distintas ubicaciones podrán actualizar directamente en tiempo real el estado de su trabajo y no tendrán que examinar las notificaciones de los demás por correo electrónico. Como todos acceden al mismo plan de proyecto y lo actualizan, resulta más fácil distribuir las tareas y administrar las agendas en constante cambio y las actualizaciones del estado.

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Comunícate fácilmente con tu equipo de proyecto utilizando una única dirección

Si trabajas en un proyecto con más gente, por lo general necesitarás compartir la misma información de forma rápida y eficaz con un numeroso grupo de personas. Reduce el tiempo que empleas enviando correo electrónico de forma individual. Para ello, crea una lista de correo para tu equipo de proyecto con Grupos. Una vez que hayas añadido tu equipo al grupo, puedes enviar actualizaciones del estado y compartir recursos con todo el mundo a la vez.

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Administra agendas de proyecto o de equipo

Realizar un seguimiento de los distintos proyectos rápidamente puede ser difícil, especialmente si cambian las fecha de entrega y las descripciones de las tareas. Con Calendar, puedes crear un calendario para realizar un seguimiento de las etapas, fechas de entrega y recordatorios de cada proyecto. O bien, puedes crear un calendario de equipo compartido para que todo el mundo esté al tanto de las reuniones, cursos, vacaciones, etc. ¿Quieres administrar fácilmente un equipo cuyos miembros están repartidos por todo el mundo y se encuentran en distintas zonas horarias? Superpon los calendarios de los miembros de tu equipo para ver cuándo está disponible todo el mundo.

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Crea y administra recursos digitales de forma segura

Cuando organizas un proyecto con tu equipo, debes almacenar los archivos y las carpetas de forma segura en una única ubicación. Con Drive, puedes administrar y guardar de forma segura recursos, como documentos, imágenes y vídeos. Drive permite sincronizar cualquier contenido en la nube para que todas las partes interesadas siempre tengan acceso al contenido más actualizado. Además, sus funciones para compartir y sus controles de acceso hacen que trabajar en equipo en un proyecto sea un proceso sencillo y seguro.

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Encuentra y organiza rápidamente correos electrónicos importantes

¿Trabajas en varios proyectos con diferentes equipos? Organiza tu bandeja de entrada para realizar un seguimiento de los mensajes de todo el mundo. Utiliza estrellas para marcar como importantes determinados correos electrónicos o permitir que Prioritarios de Gmail ordene automáticamente y asigne prioridades a los mensajes, para que puedas centrarte en los mensajes más importantes. A continuación, configura filtros y etiquetas para proyectos específicos para que te resulte más fácil organizar, encontrar y responder a correos electrónicos.

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Crea presentaciones impactantes

Muestra tus ideas con Presentaciones para que tu equipo pueda entenderlas rápidamente. Crea una presentación eficaz para definir un proyecto, distribuir tareas, establecer entregas clave y compartir plazos. Puedes añadir imágenes como, por ejemplo, gráficos para visualizar mejor la agenda de tu proyecto. Si trabajas con un equipo virtual, puedes compartir y mostrar tu proyecto con Hangouts.

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Consolida la información del proyecto de tu equipo en un sitio web

Crea un sitio web de Sites para mantener en una única ubicación la información, actualizaciones, plazos, entregas, tareas, calendarios y documentos de tu proyecto. De este modo, tu equipo tendrá toda la información importante organizada en una única ubicación, a la que cualquier empleado podrá acceder en cualquier momento y desde el dispositivo que prefiera.

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Crea y comparte documentos fácilmente

Cuando administras un proyecto grande o varios proyectos, necesitas crear y compartir documentos con tu equipo fácilmente. Crea documentos para las agendas de reuniones del equipo, la edición del storyboard y los requisitos del producto con Documentos. ¿Necesitas intercambiar ideas para un proyecto con tu equipo? Crea un documento que haga las funciones de hoja en blanco para mostrar las sugerencias de todo el mundo. Edita el documento conjuntamente en tiempo real, chatea dentro de los propios archivos y recibe opiniones específicas mediante comentarios y sugerencias. Tampoco es necesario disponer de varios borradores, ya que utilizas el historial de revisión para ver quién realizó los cambios y cuándo, o para volver a las versiones anteriores en cualquier momento.

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Organiza videollamadas con todos los miembros de tu equipo de proyecto

Si trabajas en un equipo cuyos miembros se encuentran repartidos por distintos lugares, es importante mantenerlos a todos conectados. Con Hangouts, resulta fácil reunirse en cualquier momento con miembros del equipo repartidos por distintas ubicaciones, tanto desde un ordenador como desde un dispositivo móvil. Únete a una videollamada para intercambiar ideas para los proyectos de tu equipo, recibir comentarios sobre una tarea de forma virtual o compartir novedades del proyecto al instante. Ahora todo el mundo estará conectado y podrá ahorrar dinero y tiempo en viajes, pero sin renunciar a ninguna de las ventajas del contacto cara a cara.

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Prepara a los miembros del equipo para las reuniones

¿Quieres preparar a los miembros del equipo para las reuniones de proyecto? Dales la oportunidad de consultar los archivos importantes antes de una reunión. Cuando envíes a tus compañeros de trabajo una invitación a una reunión a través de Calendar, adjunta documentos, hojas de cálculo, presentaciones, agendas, etc., para que todos los miembros del equipo estén preparados para aportar sus propias ideas.